Guida essenziale alla stampa a colori in ufficio

Un numero crescente di aziende sta scegliendo la stampa a colori tuttavia molti sono i quesiti ancora in sospeso che riguardano sopratutto i costi e la possibilità di controllo di ciò che viene stampato in ufficio. Paul Rowntree, Marketing Manager di Canon europe, discute sulla situazione attuale della stampa a colori in ufficio.

Il colore ha sostituito il bianco e nero. E' ufficiale. Secondo IDC entro il 2009 verranno inviate in tutta Europa non meno di mezzo milione di stampanti.
Diverse sono le ragioni di questo passaggio al colore. Sicuramente una è l'abbassamento dei prezzi che  consente alle aziende di fare acquisti che non si limitano alle singole unità ma coinvolgono tutto il parco stampanti delle loro aziende.  Altra ragione valida è la diffusione sul mercato di stampanti multifunzione (MFP) sempre più tecnologicamente avanzate che permettono di ridurre quei costi di stampa che venivano altrimeni eseguiti altrove.

Un'altra valida ragione del passaggio al colore riguarda proprio il contributo in termini di profitto che ciò può avere sui propri clienti. In un periodo di particolare situazione economica la cura dei dettagli può davvero fare la differenza quando si vanno a presentare dei documenti ai propri clienti.
Un report o un'offerta commerciale ben stampati danno senza dubbio un valore aggiunto quando si cerca di vincere una gara o mantenere i rapporti con clienti già acquisiti. Le statistiche parlano chiaro. Un marchio a colori è ricordato dal 70% degli intervistati. L'80% ha concordato che leggge più volentieri un documento a colori e la stessa percentuale è valida quando si parla della possibilità di individuare errori.

Sebbene il futuro della stampa in uffico sembrerebbe sempre più colorato è essenziale sottolineare che non si tratta semplicemente di comprare un MFP e permettere, dopo la sua istallazione, che i dipendenti stampino sempre e in qualsiasi situazione a colori. Questo farebbe lievitare veriginosamente i costi ed è una delle ragioni per cui tante aziende sono ancora riluttanti nel passaggio al colore.
Essenzialmente non è l'MFP da solo che impatta sui costi ma il modo in cui viene usato e controllato. Molti MFP presentano soluzioni flessibili in quanto stampano a colori solo quando viene richiesto. In questo modo si evita che tanti documenti per cui il colore non è necessario, tipo le email, possono essere stampate come di consueto in monocromo evitando sprechi inutili.
Le aziende che vogliono passare al colore hanno di fatto molteplici soluzioni per fare in modo che non ci siano sprechi inutili. Assieme all'acquisto di stampanti colore è possibile ottenere delle soluzioni per cui l'azienda acquirente ha pieno controllo dell'output di stampa. Ad esempio si può limitare l'uso del colore a un numero ristretto di utenti oppure limitarlo a un arco temporale della giornata lavorativa, oppure a un numero massimo di stampe al giorno. Le soluzioni a riguardo sono davvero tante.

Strategia?
Il controllo è senza ombra di dubbio essenziale se si vogliono evitare inutili sprechi ma occorre fare un passo indietro in quanto prodotti e soluzioni non hanno alcun senso se non c'è una strategia alla base.  Le aziende dovrebbero innanzitutto fare una analisi interna per stabilire di quali prodotti ci sia bisogno e per quali aree. La scelta dell'MFP più idoneo dovrebbe scaturire poprio da queste analisi.
Una strategia completa può essere d'aiuto per avere una visione olistica delle necessità di stampa e per fare in modo che l'investimento abbia un proficuo ritorno.

Ad ogni ufficio la sua stampa
L'analisi e la valutazione di come e cosa si stampa in ufficio ha un ruolo chiave per definire in modo ottimale l'acquisto. Nelle grandi aziende le esigenze di stampa variano da ufficio a ufficio. E' importante sapere riconoscere questi aspetti nel momento in cui si decide di implementare nuovi sistemi di stampa a colore.
Allo stato attuale in azienda sono sempre più i dipartimenti che fanno un uso estensivo della stampa colore. Secondo un'inchiesta di IDC risulta che il 95% degli uffici Marketing e PR usano la stampa colore con estremi benefici. Seguono gli uffici vendite con il 75% e Finance con il 45%. Questa inchiesta rivela inoltre che il 40% degli intervistati crede che il colore si usi dappertutto in azienda.
Per metterla su un piano più leggero può essere interessante nell'analisi delle diverse esigenze di stampa in azienda un paragone con il comportamento degli animali. In tal senso può venirci in aiuto uno studio della psciologa Donna Dawson secondo il quale alcuni uffici presentano delle caratteristiche paragonabili al comportamento di certi animali. Questo studio può essere d' aiuto nella definizione della stampante e della soluzione adeguata per ogni ufficio. Ad esempio gli uffici vendite pur essendo molto abili nell'uso delle stampe colore presentano comunque una tendenza a preferirli anche laddove si potrebbe stampare in bianco nero. Il loro modo di fare è paragonabile a Cheetah, la scimmia di Tarzan, nel senso che sono sempre molto attenti ai risultati ma talvolta poco consapevoli dell'ambiente circostante che nel nostro caso potrebbe significare poco attenti a non usare il colore laddove non vi sia la necessità. In questi uffici quindi l'ideale sarebbe l'uso di una soluzione adeguata.
Secondo l'indagine di IDC gli uffici che meglio usano la stampa colore sono il finance e il marketing. Il finance usa le stampe colore con moderazione ma in modo del tutto efficace consapevoli dei costi. Questo sarebbe un atteggiamento ""panda"" ossia conservativo, attento e consapevole dell'ambiente circostante.
Secondo l'indagine della Dawson il marketing, l'uffico che meglio usa la risorsa stampa colore, avrebbe una caratteristica ""scimpanzè"". Questi animali com'è noto sono tra i più evoluti nella ricerca del cibo e nell'uso di risorse proprio come gli uffici marketing che si dimostrano evoluti nell'uso della stampa colore.

Le aziende devono cercare di capire le necessità dei diversi utenti e quindi adattare la loro strategia. I risultati sono molto semplici. Un'inchiesta di IDC ha dimostrato che con una strategia efficiente un'azienda può arrivare a risparmiare il 70% dei costi di stampa.
Lo studio dei comportamenti animali paragonati alle varie tipologie di impiegati, oltre ad essere curioso e divertente, può essere utilizzato per trarne degli utili indizi per una corretta gestione del parco stampanti. Anche se l'ufficio non è propriamente una giungla è sempre bene potersi districare tra le varie possibilità a beneficio di ognuno.

Una valida strategia per l'uso della stampa colore in ufficio si può trasformare in un ottimo investimento economico ma anche in una migliore qualità per l'immagine della nostra azienda.  Il colore può essere altamente efficace in termini di costo e dal momento che rappresenta il futuro della stampa in ufficio è forse giunto il momento in cui vale la pena investire.

Uso del colore: un paio di suggerimenti
• Cerca di istallare hardware e software che siano appropriati alle esigenze di un determinato ufficio. Alcuni uffici non hanno bisogno di stampe a colori. E' uno spreco che si può evitare. Ci sono uffici invece in cui l'uso del colore è altamente strategico.
• Vale la pena di investire sulla formazione all'uso delle macchine per i propri dipendenti. Può essere un ottimo strumento èer la raggiunta di obiettivi in modo efficace e con il massimo risultato.
• Anche l'aspetto vuole la sua parte. Il colore va usato bene altrimenti meglio evitare. Evitare l'arbitrarietà in favore della coerenza.
• Non sprechiamo il colore. Che senso ha creare un documento in bianco e nero se poi si è costretti a fare delle copie in bianco e nero? Se vale la pena creare un documento a colori varrà anche la pena riprodurlo a colori.