Stare bene in ufficio - le cause e le soluzioni al fenomeno della "Furia da ufficio"

Lo stress, inutile negarlo, è un aspetto normale della vita lavorativa moderna. Può essere un periodo particolarmente carico o una scadenza imminente, difficilmente riusciamo a sottrarcene.

La dose di stress degli impiegati è direttamente proporzionale all'aumentare delle richieste in ufficio e il risultato in cifre si traduce con 40 milioni di lavoratori (pari al 28% del totale) in Europa che in misura più o meno grave soffre a causa dello stress. Questo costa, in cure e assistenza medica, agli stati membri dell'EU fino a 20  miliardi di Euro.
E' provato che in misure sostenibili lo stress aumenta la produttività ma bisogna stare attenti a non valicare questi limiti.

Lo stress da lavoro colpisce tutti i settori e ogni tipologia di azienda. Gli impiegati coinvolti manifestano sintomi quali frequente stanchezza, ansietà, insonnia, incapacità di prendere decisioni e mancanza di concentrazione. Lo stress a questi livelli incide fortemente su produttività e creatività.

E lo stress in ufficio ha anche delle implicazioni economiche dal momento che minaccia la produttività dei lavoratori. Le aziende non possono non tenerne conto. I datori di lavori che vogliono correggere le gravi perdite dovute all'assenteismo dei propri dipendenti devono cercare di capire quali sono le radici profonde che minano l'efficacia dei propri dipendenti.

La "furia da ufficio" colpisce l'Europa

Alti livelli di stress possono portare a quella che viene spesso denominata "furia da ufficio". Una ricerca commissionata da Canon ha svelato che solo il 5% dei lavoratori europei ha ammesso di non avere mai perso la pazienza in ufficio. Secondo questa inchiesta l'83% dei lavoratori sostiene di avere assisitito in ufficio a uno scoppio d'ira mentre il 63% ammette di esserne stato direttamente coinvolto.

La ricerca fornisce dei dettagli interessanti sulle diverse reazioni allo stress nei vari paesi europei.
I più calmi risultano essere gli impiegati dei paesi nordici. Tra questi di fatti solo il 68% ammette di avere assistito ad una scena di ira in ufficio. Sorprende poco che questa speciale classifica è guidata proprio dall'Italia dove questa percentuale sale al 94%.

Una delle cause principali di stress ad alto livello sembrano proprio essere i meeting lunghi e inconclusivi. Semplicemente riducendo il numero e la lunghezza di tali incontri potrebbe ridurre drasticamente la percentuale di stress. Altre cause importanti sono state individuate con le cattive maniere, la mancanza di supporto dal proprio responsabile o dai colleghi e l'incapacità di gestire meglio l'atmosfera in ufficio.

Le conseguenze più note dello stress sono l'ira e la violenza. In uffcio le prime vittime sono senza ombra di dubbio gli articoli di cancelleria. Un attegiamento molto comune di reazione all'ira è lo scagliarsi contro penne e pinzatrici distruggendole o magari semplicemente scagliandole al suolo.  Ma c'è un 12% che non si limita alla cancelleria, sembra infatti che in preda all'ira un buon numero di impiegati si scaglia contro le stampanti causando agli IT manager non pochi problemi.

Se i datori di lavoro riescono a capire le cause che generano stress possono contribuire in modo decisivo a un'atmosfera più serena e libera da stress.

La salvezza viene dall'Hi-tech

La tecnologia ha dato un contributo notevole nell'eliminazione di svariate cause di stress. Grazie al suo potere innovativo ha reso diverso compiti più semplici e veloce facilitando la vita di moltissimi impiegati. La disponibilità di reti virtuali private perfettamente sicure e della banda larga sta concendendo a un numero sempre più ampio di impiegati la scelta di potere lavorare da casa cosi come da ufficio. Gli strumenti tecnologici più avanzati sono sempre più alla portata di tutti e qualsiasi dato può essere facilmente sincronizzato con le mail e l'agenda dell'ufficio. Queste innovazioni consentono a molte persone di potersi gestire meglio ed usare il tempo a disposizione in modo più efficiente.

Spesso anche le operazioni più semplici possono essere una notevole fonte di stress. E' stato calcolato che per il 20% dei lavoratori europei è fonte di stress la ricerca di documenti dalla rete aziendale. Il 24% degli impiegati europei (1 su 4 ) ritiene che un accesso più veloce ai documenti faciliterebbe la vita in ufficio. Il contributo che Canon può dare alla riduzione delle cause di stress in ufficio è davvero notevole se solo si pensa a tutte le soluzioni che propone per la gestione dei documenti, la stampa e l'imaging.  Ad esempio il nuovo software Canon iW360 semplifica per gli utenti la ricerca, la gestione e la creazione di documenti, anche se si sta lavorando con una serie di applicazioni o di tipologie diverse di documenti. Canon aiuta in questo modo a ridurre lo stress e a promovuere l'efficienza in ufficio.

Le aziende moderne dipendono completamente dagli strumenti informatici che adottano. Sistemi poco efficienti possono essere cause di grande frustrazione e stress in ufficio. I problemi legati alle stampanti e all'IT sono causa di stress rispettivamente per il 30% e il 28% degli impiegati europei. Gli IT manager dovrebbero scegliere solo fornitori affidabili e allo stesso tempo dovrebbero assicurarsi che i proprio dipendenti siano adeguatamente istruiti sull'uso dei nuovi mezzi.

Il Ch'i svela i segreti per un ufficio libero da stress

Il 60% dei lavoratori europei sostiene che anche il layout dell'ufficio contribuisce al livello di stress. Per il 19% degli intervistati il peso del contributo sarebbe addirittura notevole. La percentuale più sorprendente è stata registrata in Spagna. In questo paese infatti secondo il 79% degli impiegati il layout dell'ufficio è importante per gestire il livello di stress.

La dottoressa Simona Mainini, esperta di Feng Shui, commentando questa ricerca dice:" Lo stress è la conseguenza più evidente di uno stile di vita poco bilanciato. Non si è necessariamente più produttivi se restiamo in ufficio un numero prolungato di ore o se abbiamo delle scadenze sempre più pressanti. Riuscire a creare un ambiente di lavoro più bilanciato apporta sicuramente benefici anche al business.

Per tante aziende lo stress non rappresenta ancora qualcosa di cui preoccuparsi seriamente. Del resto non è un argomento facile da gestire. Risulta sempre piuttosto complesso per gli uffici delle Risorse Umane implementare politiche di riduzione dello stress. La riduzione dello stress e la creazione di un ambiente più armonioso può partire tuttavia da semplici e poco costose operazioni. Le regole del Feng Shui, ad esempio,  possono contribuire notevolmente a ridurre gli accumuli di stress. Secondo queste anche in azienda si dovrebbe equilibrare il 'yin' (calma e pace) con il 'yang' (forza e attività). Il mondo attuale va sempre più veloce ed ha sempre meno spazio per la calma e la pace interiore. Lo stress comincia ad attecchire quando i ritmi non hanno la possibilità di svolgersi naturalmente per via di richieste o scadenza pressanti.

La luce naturale, l'aria fresca, molto verde e pareti colorate di blu, un ambiente spazioso e ben organizzato sono solo alcuni aspetti alla base della creazione di uno spazio vicino alle regole del Feng Shui, e quindi libero da stress.

Favorire il benessere in ufficio
Lucy Beresford, psicologa del lavoro, commenta così queste ricerche:"L'ufficio è senza ombra di dubbio uno di quei posti in cui esprimiamo le emozioni ad un alto livello. Per ridurre lo stress i lavoratori dovrebbero essere capaci di avere più controllo sulla loro vita lavorativa e l'ambiente nel quale operano. Gli scoppi d'ira in ufficio sono sempre più frequenti ma una serie di iniziative, ad esempio incontri di lavoro più brevi ed efficienti e maggiore cortesia tra colleghi, possono sensibilmente ridurre i livelli di stress aiutando a preservare meglio anche l'attrezzatura in ufficio."

Sono ancora poche le aziende che sono consapevoli di quanto un ambiente sereno e privo di stress influisca positivamente anche sull'andamento economico. Semplificare la vita in ufficio e rendere meglio richiede poco in fin dei conti. Il buon senso e l'adozione di risorse tecniche adeguate possono limitare l'insorgere di insofferenze che minacciano il rendimento dei lavoratori.

Lo stress è un minaccia tanto per il lavoratore quanto per l'azienda. Anche le aziende che guardando esclusivamente al profitto non devono trascurare questo aspetto fondamentale.