Funzionalità di Therefore™

Flusso di lavoro

Quando un foglio di carta viaggia all'interno di un ufficio, chi è che ne decide il percorso, la durata della procedura e le attività da eseguire? Spesso è difficile sapere dove si trova il documento originale e l'impatto che può avere quando viene trattenuto da qualche parte, durante il processo. Therefore™ Integrated Workflow aiuta a controllare tutte queste variabili, consentendo l'ottimizzazione dei processi aziendali.

Questa funzionalità non solo consente un notevole risparmio di tempo e di denaro, ma contribuisce anche a innalzare il livello di sicurezza e di trasparenza del processo. Therefore™ Business Edition comprende la funzionalità del flusso di lavoro e un'utilità di progettazione del flusso di lavoro visiva con funzionalità di trascinamento, che semplifica la configurazione e la modifica.

Conservazione

Uno dei principali fattori del cambiamento della gestione dei documenti è il rispetto delle leggi e la necessità per le aziende di adottare criteri stabili di conservazione dei documenti. Una distruzione non corretta dei documenti può implicare infatti sanzioni penali sia in casi civili che penali. D'altro canto, le disposizioni legislative in materia di protezione dei dati prevedono la distruzione di alcune informazioni personali dopo il loro utilizzo. Therefore™ consente l'eliminazione permanente dei documenti dopo un determinato periodo e consente la cancellazione dal server delle versioni precedenti di un documento.

Sicurezza

Controllo dell'accesso

L'accesso al sistema e ai documenti Therefore™ è totalmente controllato mediante tre diversi livelli di protezione.

1. L'accesso principale alla soluzione avviene attraverso il sistema Active Directory di Microsoft® Windows. Il sistema effettua un controllo sull'accesso degli utenti ai propri documenti e alle aree di archiviazione senza la necessità di utilizzare un nome utente e una password secondari. Ciò facilita anche la gestione delle attività IT, dato che i diritti possono essere assegnati sia a un singolo utente che a un gruppo di utenti.

2. Le funzionalità di sicurezza di Therefore™ consentono all'amministratore di rimuovere alcune opzioni da determinati gruppi di utenti. Questa funzione viene generalmente utilizzata per bloccare l'annotazione o la stampa dei documenti da parte di utenti non autorizzati.

3. Il server Rights è un'opzione integrata che permette l'utilizzo di una tabella esterna. Lo scopo principale di questa funzionalità è quello di attivare livelli di accesso variabili all'interno di uno stesso gruppo. Il sistema utilizza innanzitutto la tabella di Active Directory e successivamente consente all'amministratore di fornire accesso a uno specifico file o documento, a cui non sarebbe normalmente possibile accedere.

Firme digitali

Il contenuto e l'origine di un documento possono essere garantiti esclusivamente mediante un sistema di archiviazione protetto da contraffazione. La firma digitale, contenuta in ogni documento presente sul server Therefore™, garantisce l'autenticità di tutte le informazioni. Durante il recupero di ciascun documento, il server Therefore™ verifica la firma per assicurare che l'utente stia ricevendo informazioni valide.

Memorizzazione di e-mail

Con Therefore™, tutte le copie cartacee, i documenti elettronici e le e-mail relativi a un particolare lavoro o progetto possono essere salvati e memorizzati in un formato ben organizzato. In questo modo, tutta la corrispondenza e-mail è resa disponibile per l'accesso e la visualizzazione, congiuntamente ai documenti e alle comunicazioni associate per qualsiasi argomento. Questa funzionalità è particolarmente utile dal momento che un documento salvato spesso fornisce soltanto la metà delle informazioni necessarie. L'altra metà è fornita da tutta la corrispondenza in background.

Gli utenti finali non noteranno alcuna differenza rispetto all'interfaccia utente di Outlook®, ma lo spazio disponibile non si esaurirà mai.