Le stampanti laser ottimizzano l'efficienza documentale aziendale

Anil Jagpal, Marketing Manager Europeo della divisione Laser Business Imaging Group di Canon Europa

Nel panorama della gestione documentale aziendale, se si escludono le grandi organizzazioni che contano elevati volumi di stampa, troviamo un numero consistente di piccole realtà i cui volumi di stampa sono proporzionati alle dimensioni aziendali. Una ricerca che ha coinvolto lo small business ha rilevato che in questi ambienti il 75% dei documenti stampati è molto breve, composto mediamente di tre pagine. Nonostante ciò le attività di produzione, condivisione e spedizione dei documenti sono legate a un uso considerevole di carta. Il motivo è dato dal fatto che nella maggior parte dei casi gli operatori hanno un ruolo di interfaccia diretta con il cliente: questo aspetto rende ancora più rilevanti l’efficienza e la produttività dei dispositivi impiegati. È quindi di fondamentale importanza che i documenti legati alle attività quotidiane vengano stampati in modo rapido e professionale.

Se analizziamo l’operatività tipica di una società immobiliare, possiamo rilevare che la maggior parte dello scambio di informazioni tra gli addetti alle vendite e i clienti avviene attraverso documenti stampati, che includono la brochure con le offerte di vendita e locazione, i contratti, le piantine, le mappe catastali, i documenti legali relativi agli immobili, i contratti ecc. Quando l’operatore immobiliare riceve un cliente, deve poter contare su un processo di stampa dei suddetti documenti che sia rapido e preciso.

Oltre alla produttività anche l’affidabilità è un altro elemento chiave che deve contraddistinguere le risorse IT delle piccole aziende. Questo aspetto è stato l’argomento di studio di un’indagine denominata Sage Business Index, che ha rilevato che il 75% delle piccole aziende perde in media due ore a settimana a causa di problemi legati all’IT. In casi di emergenza 1,3 milioni di utenti, per ripristinare il corretto funzionamento delle macchine, si rivolge telefonicamente a conoscenti esperti piuttosto che servirsi dell’intervento del servizio di supporto IT, mentre il 24% consulta Internet. Ciò dimostra quanto sia importante che la stampa sia parte integrante di un’efficiente implementazione dell’infrastruttura IT, in modo da non provocare all’azienda questo tipo di problemi.

I vantaggi delle stampanti laser

Per le piccole aziende che stampano con frequenza regolare, le stampanti laser Canon della gamma i-Sensys risultano essere la soluzione ideale in quanto consentono di portare negli ambienti small office numerose caratteristiche, tipiche della tecnologia di cui sono dotati i dispositivi di stampa multifunzione di produzione della serie imageRUNNER; ciò significa che gli utenti possono trarre vantaggio dalla stessa affidabilità e dalle medesime performance delle soluzioni destinate a volumi di stampa più alti.

Un fattore determinante per l’incremento della produttività è il tempo richiesto dal dispositivo per il riscaldamento e per l’uscita della prima stampa, aspetto che spesso non viene valutato. Scegliendo un dispositivo laser i-Sensys gli utenti possono beneficiare dei vantaggi della tecnologia Quick First-Print di Canon, che consente alla stampante di entrare in funzione immediatamente, azzerando i tempi di riscaldamento. Quick First-Print, oltre ad incrementare in maniera evidente la produttività del dispositivo, riduce anche il consumo energetico di tre quarti rispetto a quello delle stampanti convenzionali, traducendosi non solo in un risparmio di tempo, ma anche in una forte riduzione dei costi aziendali. Altro punto di forza delle stampanti laser i-Sensys è la cartuccia All-Inclusive, che si sostituisce rapidamente e semplicemente in un solo gesto. La cartuccia All-inclusive richiede inoltre manutenzione inferiore garantendo una qualità di stampa costante a fronte di un minor tempo di gestione.

Un altro aspetto da considerare è che molte piccole aziende hanno a disposizione limitate risorse IT o si appoggiano a società esterne, per questo motivo avere a disposizione una stampante che richiede un minore supporto tecnico per l’installazione e per la gestione risulta un vantaggio non trascurabile. Le stampanti laser della gamma i-Sensys non necessitano di grandi interventi di assistenza, per questo è importante che questi dispositivi abbiano un driver particolarmente semplice da utilizzare e da gestire, dotato di un’interfaccia utente intuitiva così da consentire agli operatori di effettuare un training minimo. Inoltre, in caso l’azienda cresca e necessiti di ampliare il numero di stampanti, le funzionalità di rete e di sicurezza devono essere user-friendly.

Considerando questi aspetti in fase di acquisto della stampante si può prevenire la perdita di tempo per problemi legati all’IT, riducendo le richieste di assistenza.

Infine, un obiettivo sempre più diffuso nelle aziende è ridurre i costi migliorando l’efficienza energetica. Oltre al ridotto consumo, ci sono altre opzioni che possono essere impostate per ottimizzare i processi, come ad esempio la stampa fronte-retro come standard per il risparmio della carta e la riduzione degli sprechi.

Sul sito web di Energy Star, si trovano tabelle comparative che mettono a confronto i consumi energetici delle soluzioni di stampa offerte dai diversi produttori, e che possono essere di supporto all’acquisto della stampante più adatta.

La scelta giusta
Investire un po’ di attenzione nella scelta della stampante più adatta, permette alle aziende di non dover dedicare troppo tempo alla gestione del dispositivo installato ottimizzando le attività che quotidianamente si svolgono in ufficio. Le stampanti laser sono note per le loro performance e per l’affidabilità, e stanno conquistando quote di mercato con una crescita anno per anno del 35% (report IDC). Adottando queste soluzioni le piccole aziende possono essere certe di potersi concentrare sul lavoro di routine senza dover dedicare tempo a risolvere problematiche IT.

È possibile scaricare foto dei prodotti di cui si parla nell’articolo a questo link:
http://gallery.me.com/comunimmagine - 100127&bgcolor=black&view=grid

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