Accelerate, St. James’ Hospital improves health information management using Canon document solutions

St. James' Hospital: migliorare la produttività e l'esperienza del paziente

La sfida

Il St James’ Hospital, uno dei più grandi ospedali universitari d'Europa, conta oltre 3.500 dipendenti e 110 consulenti suddivisi in 11 direzioni cliniche e 10 reparti. Inoltre, dispone del più affollato Pronto Soccorso di Dublino che, solo nel 2010, ha visitato 45.230 pazienti.

Nel 1998, il St James' è stato tra i primi ad adottare la Gestione elettronica dei documenti (EDM, Electronic Document Management). Su consiglio di Canon ha introdotto, nei reparti di Pronto soccorso e Assistenza Sociale, un sistema di archiviazione e recupero per organizzare e ottimizzare la gestione dell'enorme quantità di documenti cartacei che veniva generata.

Prima, la gestione documentale era un processo lungo e dispendioso, come spiega Marie Sinnott, Manager IT: "Ai pazienti veniva consegnata una scheda fisica con tutte le loro informazioni. Questa veniva poi data al dottore e quindi restituita nuovamente. Infine, le schede venivano archiviate dentro alcuni armadietti. Ciò aumentava la possibilità di errori, come la perdita di un documento, con conseguenti tempi più lunghi per attese, consultazioni e trattamenti".

Nel 2004 il St James' ha iniziato ad ampliare il suo portafoglio EDM, introducendo due moduli SAP e ERP per l'elaborazione dei processi transazionali e la gestione aziendale. Tuttavia, come ricorda Pat Bailey, tecnico del sistema SAP presso l'ospedale: "Ci siamo resi conto che mentre i moduli SAP erano adeguati per le funzioni Finanza e HR, erano necessari dei miglioramenti per l'archiviazione, l'indicizzazione e il recupero dei documenti".

Accelerate, St. James’ Hospital improves patient experience using Canon document management solutions

La soluzione di Canon

Dopo un'attenta ricerca di mercato, l'ospedale ha scelto la soluzione di gestione documentale Canon: "Ci è sembrata la scelta più naturale, considerate le ottime prestazioni in altre aree dell'ospedale". Tuttavia, Bailey aveva una preoccupazione tecnica: "Per quanto la soluzione sembrasse buona, poteva integrarsi con i moduli SAP? La risposta è stata sì, indubbiamente".

"Per il processo di recupero erano necessari da 5 minuti a un'ora. Adesso bastano solo pochi secondi."

Vantaggi

All'interno del Pronto soccorso, i vantaggi sono stati immediati: "Con la nuova soluzione Canon, la scheda del paziente viene compilata e scansionata una sola volta. Il dottore può quindi individuarla e accedervi digitalmente con un solo clic. Per il processo di recupero erano necessari da 5 minuti a un'ora, in base al luogo di archiviazione della documentazione. Adesso bastano pochi secondi".

Tuttavia, Sinnott si è presto resa conto che questa tecnologia poteva fare molto di più della semplice archiviazione, di rapide ricerche e di recupero file: "Le capacità di archiviazione sono infinite e, cosa più importante, la soluzione è versatile. Abbiamo capito che potevamo usarla anche nel nostro reparto di fotografia clinica. Di fatto, era evidente che avesse il potenziale per semplificare le operazioni di qualsiasi reparto".

Le altre funzioni che hanno successivamente beneficiato della soluzione sono state Finanza e HR: "Siamo riusciti ad archiviare documenti importanti e riservati in un'unica postazione e a garantire l'accesso solo alle persone autorizzate. Si tratta di un sistema di archiviazione digitale semplice, efficace e sicuro, che consente al personale dei reparti HR e Finance di risparmiare tempo. Quando c'è un problema, invece di impiegare fino a un'ora a cercare negli schedari, il personale autorizzato può utilizzare l'esclusivo sistema di tag, per identificarlo e risolverlo in meno di un minuto".

"Il risultato è un servizio più mirato e professionale."

Accelerate, St. James’ Hospital boosts productivity using document management software from Canon

Anche la funzione dedicata alla Fotografia Clinica ha beneficiato delle soluzioni Canon. Le immagini digitali (acquisite con fotocamera Canon EOS 1Ds Mark III) sono, come spiega Sinnott, "direttamente salvate nella cartella del paziente e archiviate in modo sicuro per evitare perdite o accessi non autorizzati. La registrazione delle immagini permette ai consulenti di monitorare in modo più efficiente i problemi che più ricorrenti, come ad esempio le malattie della pelle".

Bailey riporta il feedback positivo del personale ospedaliero: "I reparti che hanno già implementato la soluzione stanno cercando dei modi per massimizzarne il potenziale. Quelli che ancora non lo hanno fatto intendono adottarla al più presto". Sinnott conclude: "I risultati hanno dimostrato che si tratta di un passaggio semplice e valido per qualsiasi reparto".

Scopri di più

Contattaci

Per scoprire come possiamo aiutarti a ottimizzare i processi

Scopri di più