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La strategia vincente per raggiungere il successo

  • Pubblicato 2 anni fa
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Tutti i reparti di un'organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni, rivestono un ruolo fondamentale nel raggiungimento del successo aziendale. I dirigenti devono sempre più collaborare con i diversi reparti aziendali, cercando di raccogliere dati pertinenti per facilitare il processo decisionale in merito all'allocazione delle risorse, al budget e agli investimenti.

Molte organizzazioni sono ancora solite mantenere copie di documenti in formato cartaceo, rallentando così il processo decisionale. Nell'attuale scenario competitivo però, la rapidità del processo decisionale è un aspetto fondamentale per le aziende che vogliono raggiungere un vantaggio visibile sulla concorrenza. I ritardi invece, possono causare seri problemi, rallentando la produttività e indebolendo la motivazione dei dipendenti.

Da cosa sono causati questi ritardi? Uno dei principali problemi è la cattiva gestione dei dati. In molti casi infatti, in cui occorre accedere rapidamente alle informazioni, i dipendenti potrebbero perdere tempo nel tentativo di reperirle. Ad esempio, una copia cartacea di una fattura inviata al reparto finanziario potrebbe fare riferimento ad un ordine elettronico, (salvato come e-record nel sistema di contabilità) ed includere un contratto cartaceo firmato di competenza del reparto legale. Ci troviamo così di fronte a tre documenti correlati, tutti in formati diversi e salvati in posti diversi. Se si verificasse un problema con l'ordine o con il cliente, risolverlo potrebbe richiedere alcuni giorni, in quanto i dipendenti sarebbero costretti a ricercare i documenti in luoghi diversi.

In una situazione ideale invece, i dipendenti non dovrebbero passare ore a cercare le informazioni, ma potrebbero concentrarsi sul loro utilizzo.

Per i responsabili dei reparti, l'aspetto cruciale per prendere decisioni rapide, accurate e strategiche consiste nel raccogliere e organizzare tutte le informazioni correlate in documenti elettronici di facile reperimento. L'acquisizione dei documenti è una soluzione che favorisce la collaborazione tra i reparti aziendali, eseguendone la scansione e il loro salvataggio in un unico archivio centrale, che viene costantemente aggiornato. L'acquisizione dei documenti consente anche l'indicizzazione basata su concetti di business, dando agli utenti la possibilità di effettuare ricerche e di trovare i documenti secondo criteri diversi.  Anche le tecnologie quali il riconoscimento dei caratteri e l'impiego di metadati sono fondamentali per la corretta classificazione delle risorse, poiché velocizzano i tempi di ricerca e di identificazione.

Tutto questo favorisce la produttività dei dipendenti e garantisce che il recupero dei documenti sia soltanto una fase del processo di raccolta dei dati, anziché costituire un processo in sé e per sé.

Con l'aumentare della dipendenza dai dati, cresce anche l'importanza della loro accuratezza e di un'efficiente gestione delle informazioni in tutti i reparti aziendali. Un sistema efficace nell'acquisizione e nella gestione dei documenti non solo è in grado di migliorare il flusso di lavoro, ma anche i processi decisionali. Una soluzione di questo tipo non dovrebbe quindi essere vista semplicemente come uno strumento volto a migliorare l'efficienza, ma come una vera e propria decisione strategica.