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Evoluzione della governance: integrare i flussi di stampa con la strategia di gestione dei contenuti aziendali

  • Pubblicato 1 anno fa
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Di Laura Zanotti

Giornalista Digital4,

Condividere le informazioni oggi significa saper combinare il mondo off line con quello on line attraverso una gestione più evoluta dei contenuti, in cui carta e digitale si confermano il binomio vincente della collaboration.

Secondo una recente indagine condotta dalla società di ricerca Quocirca, la metà delle aziende conferma come la stampa sia fondamentale per qualsiasi attività di business. Nella condivisione e nello scambio delle informazioni, infatti, la stampa costituisce spesso il punto di partenza o di arrivo di un processo: che si tratti di un progetto, di un contratto, di un ordine, di un curriculum vitae, di un'offerta commerciale, di una diagnosi o di una relazione. Malgrado la dematerializzazione e la digitalizzazione siano ormai parte integrante dell'operatività aziendale, l'output di stampa è un momento chiave in cui si formalizzano dati e informazioni. Se è vero che oggi la produttività aziendale non dipende più dal dispositivo quanto piuttosto dalla capacità delle organizzazioni di supportare gli utenti offrendo nuove modalità di accesso, di condivisione e di scambio dei contenuti, è anche vero che la gestione dei contenuti stessi necessita di nuovi paradigmi nella governance.

Le aziende si stanno trovando dunque di fronte a due istanze: se è vero che la stampa dei documenti è ancora necessaria e lo è in modalità multicanale e multi-dispositivo, è vero anche che la digitalizzazione rappresenta l'innesco di un percorso di innovazione ed evoluzione organizzativa che consente di elaborare e rendere accessibili grandi quantità di contenuti in maniera più intelligente.

Il documento non è più ritenuto infatti un semplice foglio di carta statico, ma diventa un contenitore di informazioni dinamico dal quale estrapolare i contenuti idonei e i dati più importanti secondo nuove modalità di ricerca e di accesso.

Si tratta a tutti gli effetti di una nuova cultura digitale, in cui la gestione dei flussi di stampa dei documenti si va ad ampliare ed integrare con la gestione di tutti i contenuti aziendali.

Per sottolineare tale cambiamento il mercato ha associato al termine Managed Print Service (MPS) quello di Managed Content Services (MCS), definito da Gartner come l'abilitatore di una nuova governance all'insegna della semplificazione e dell'ottimizzazione delle comunicazioni e della condivisione dei contenuti all'interno delle organizzazioni.

L'obiettivo è semplice: implementare una strategia capace di governare in modo più efficiente la comunicazione aziendale che ha nella stampa ancora un asset importante, favorendo al contempo la collaborazione e lo scambio di informazioni (contenuti) per aumentare l'operatività secondo le nuove esigenze più funzionali degli utenti e del business.

In questo contesto, la stampante multifunzione si potrà trasformare in un Hub di Informazioni, facilitando così la condivisione e l'integrazione dei contenuti aziendali che diventeranno un touch point chiave per la governance aziendale.

Un'efficiente ed efficace gestione dei contenuti impone però il miglioramento dei processi gestionali, che arrivano da percorsi off line e on line e che vanno prima di tutto capiti, analizzati e gestiti per ottimizzare la qualità dei servizi. Catturare, archiviare, conservare e distribuire i contenuti sono quattro capitoli che comprendono numerosi sotto processi gestiti da soluzioni tecnologiche che devono essere massimamente integrate per garantire la continuità operativa.

Se da un lato dunque dipendenti e collaboratori richiedono maggiore elasticità e flessibilità nell'accesso ai sistemi e alle informazioni, è vero anche che per i responsabili della gestione non è facile risolvere la questione, a partire da una grande varietà di dispositivi e di sistemi operativi che devono essere messi in sicurezza per garantire l'efficienza e la qualità del servizio.

Gartner pone infatti l'accetto sul concetto di digital workplace, ovvero lo spazio digitale aziendale, in cui tutte le applicazioni ed i processi chiave vengono gestiti attraverso nuovi modelli di collaboration e di smart working; tra questi anche la gestione dei dispositivi fissi e di quelli mobile che permettono l'accesso e la condivisione dei contenuti all'interno dell'azienda.

La digital workplace rappresenta quindi una nuova sfida per le aziende, che devono essere in grado di integrare e bilanciare la gestione dei flussi di stampa dei documenti con la gestione dei contenuti aziendali in base alle proprie esigenze di business.

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Fonte: Canon Italia