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Dalla Firma Grafometrica alla digitalizzazione dei processi

  • Pubblicato 2 anni fa
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Di Christian Mondini

Senior Researcher Osservatorio Mobile Enterprise,

Il Diritto italiano non ostacola la digitalizzazione dei processi e la dematerializzazione dei documenti e nel nostro ordinamento vige il principio generale della libertà delle forme, secondo cui, salvo specifiche eccezioni, la validità dei documenti non è subordinata a una forma specifica.

Il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) rimane fedele a questo principio e detta i criteri essenziali cui il processo di dematerializzazione deve ispirarsi. Fondamentali sono, da un lato, la formalizzazione della procedura, volta a definire le modalità operative e le diverse fasi del processo (dalla elaborazione del documento alla sua archiviazione) e, dall'altro, la consapevolezza - in relazione alle diverse fasi - sulla obbligatorietà o meno della firma e sulla sua funzione. Non tutti i documenti, infatti, necessitano obbligatoriamente della firma e la stessa firma, quando è richiesta, può svolgere diverse funzioni: da strumento idoneo ad agevolare la prova dell'effettuazione di una determinata operazione fino a condizione di validità del documento stesso.

Queste considerazioni assumono, se possibile, un valore ancora maggiore nel "mondo digitale", dal momento che nell'Ordinamento italiano esistono molti tipi di Firme Elettroniche (Firma Elettronica, Firma Elettronica Avanzata, Firma Elettronica Qualificata e Firma Digitale), caratterizzate da una molteplicità di fattori, fra i quali: il metodo utilizzato, la finalità e le proprietà della firma.

In questo scenario, è interessante capire se (e quando) la Firma Grafometrica, ovvero la firma autografa raccolta tramite un dispositivo elettronico, si qualifica come Firma Elettronica Avanzata: questa qualificazione sotto il profilo Giuridico è fondamentale, perché solo in questo caso potrà avere la stessa efficacia probatoria e lo stesso valore giuridico della sottoscrizione autografa, risultando quindi idonea, per esempio, alla stipula di contratti di servizio.

La "Firma Elettronica Avanzata" (FEA) è definita come "un insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati". Quindi, per essere di fronte a una Firma Elettronica Avanzata è necessaria la presenza di un processo completo che deve partire dall'identificazione univoca del firmatario, fino ad arrivare alla garanzia dell'integrità del documento e alla sua conservazione a norma.

Per meglio comprendere questi concetti è possibile usare un esempio concreto, mettendo a confronto due situazioni reali. Nella prima supponiamo di firmare su un dispositivo Tablet alla consegna di un pacco da parte di un corriere e di non sapere come verrà archiviato il documento stesso; inoltre in questo caso il corriere non chiede alcun documento di identità. Nella seconda situazione, al contrario, supponiamo di firmare un documento su dispositivo Tablet in banca, con un'opportuna identificazione del firmatario e presumibilmente con l'adozione di misure di sicurezza e di conservazione digitale dei documenti. In entrambi i contesti abbiamo l'apposizione di una Firma Grafometrica tramite l'utilizzo di dispositivi Tablet; la differenza risiede nel processo all'interno del quale questa stessa firma si inserisce.

La Firma Elettronica Avanzata costituisce certamente una grandissima opportunità, e quella più diffusa oggi in Italia è sicuramente la Firma Grafometrica basata su dispositivi Tablet. Tuttavia è necessaria una certa cautela, perché il solo utilizzo dello strumento non fornisce alcuna garanzia: l'attenzione deve ricadere necessariamente sul processo complessivo e - in particolare - sui requisiti del processo di acquisizione della firma.

La Firma Grafometrica su Tablet costituisce in ogni caso una grande innovazione, perché potrà consentire la digitalizzazione "ab origine" di tutti i documenti e un conseguente aumento nell'efficienza dei processi aziendali. Allo stesso tempo sarà ben recepita dai potenziali firmatari, che già adesso sentono questo tipo di firma molto simile alla sottoscrizione autografa tradizionale e come un gesto comune e consueto, annullando ogni tipo di barriera all'utilizzo.