BUSINESS BYTES

La Digitalizzazione dei Workflow

  • Pubblicato 2 anni fa
  • 2 min per lettura

Di Daniele Marazzi

Senior Advisor - Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione School of Management Politecnico di Milano,

Per anni la digitalizzazione dei processi è stata associata all'eliminazione della carta e del data entry (eseguito dal personale di back office): questo ha portato sì a una riduzione dei costi interni, ma  - non avendo riprogettato organicamente i processi - molti benefici sono rimasti solamente "sulla carta".

Digitalizzare i processi è qualcosa di ben diverso sia dalla semplice automazione di attività isolate sia dalla mera dematerializzazione di documenti cartacei. Si tratta di un cammino in più tappe: rinunciare alla carta per archiviare le informazioni; strutturare le informazioni in basi di dati; gestire le informazioni non più attraverso il supporto statico dei documenti, bensì con flussi digitali di dati strutturati. Raggiungere ciascuna di queste tappe comporta l'introduzione di elementi d'innovazione diffusa: di carattere organizzativo, di riprogettazione dei processi e - soprattutto - di stampo "culturale". Cambiamenti sicuramente non banali, ma con ripercussioni positive in termini di maggiore efficienza, efficacia e competitività.

È una vera e propria "Digital Transformation", che si basa su paradigmi organizzativi innovativi radicalmente diversi, per le imprese così come per la Pubblica Amministrazione, e su soluzioni tecnologiche per la gestione documentale e i workflow approvativi. Trasformazione che apre a una gestione ottimale delle informazioni, liberate dalla cristallizzazione in documenti statici, rivitalizzando la capacità di estrarre o recuperare valore dai dati da parte delle organizzazioni. La tracciatura dei flussi abilita il ridisegno delle procedure, favorendo un approccio "per processi", "cross-silos" e di supporto alla produttività individuale. Workflow Digitali integrati con soluzioni di Gestione Elettronica Documentale consentono di semplificare, snellire e velocizzare gli iter approvativi nel rispetto dei più stringenti requisiti di "ricostruibilità" dei processi (anche in ottica di audit interni più snelli e, al contempo, più aderenti alla reale operatività dell'organizzazione), aprendo alla piena Digitalizzazione dei processi interni di supporto alla relazione con i partner di business.

E i benefici sono particolarmente interessanti, anche focalizzando l'attenzione e limitando l'analisi al solo incremento di produttività ottenibile "aggredendo" per esempio le procedure per l'autorizzazione al pagamento delle fatture passive. Gli impatti stimati - in particolare dall'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano - variano da qualche migliaio di Euro fino a diverse centinaia di migliaia di Euro l'anno per organizzazioni con flussi informativi e documentali molto significativi, caratterizzate da iter approvativi complessi. L'adozione dei Workflow Digitali comporta anche un maggiore controllo nei tempi di autorizzazione al pagamento. La maggior rapidità di attraversamento conseguibile grazie a Workflow Digitali mette l'organizzazione nelle condizioni di poter rispettare termini di pagamento più stringenti. Tema caldo, in particolare, con riferimento al comparto agroalimentare (soggetto all'ormai celebre "articolo 62") e alla Pubblica Amministrazione (interessata dal DL. 192), che vedono imporre, rispettivamente, termini di 30 e 60 giorni per il pagamento delle fatture di acquisto.

Guardando alla PA, è solo dall'adozione di soluzioni che innovano procedure e modalità di gestione interna -  quali appunto i Workflow Digitali, in grado tra le altre cose di garantire anche la certezza della corretta protocollazione - che si può realmente "mettere a terra" il potenziale della Fatturazione Elettronica, estremamente attuale in questo periodo, consentendo di avere fatture autorizzate al pagamento - perché opportunamente protocollate, vistate e riconciliate - con anticipo sul termine fissato dalla norma.

Infine, il mercato dell'offerta di questi prodotti, ormai, propone soluzioni anche estremamente user friendly e caratterizzate da user experience di elevata qualità, tali da generare un circolo virtuoso che porta "per evoluzione naturale" a un'adozione pervasiva ed estesa dell'utilizzo all'interno dell'organizzazione che le introduce.