BUSINESS BYTES

Fatturazione elettronica e ciclo ordine - pagamento: perché digitale conviene

  • Pubblicato 1 anno fa
  • 3 min per lettura

Di Laura Zanotti

Giornalista Digital4,

Digitalizzare il ciclo ordine pagamento significa incrementare il livello di automazione dei documenti in fase di ricevimento e acquisizione, consentendo una riduzione dei costi, maggior produttività e controllo. È così che si potenzia la qualità della relazione e del business. Le normative favoriscono il cambiamento, ma le aziende faticano a cambiare abitudini consolidate.

Viviamo in un'era digitale che ci sta abituando a una velocità dell'informazione che non ha precedenti. Che si tratti di realtà B2B (Business to Business) o B2C (Business to Consumer), oggi tutte le aziende hanno necessità di accedere e condividere informazioni da qualsiasi dispositivo in maniera dinamica e interattiva.

Al di là della gestione del ciclo ordine - pagamento e degli eventuali documenti di trasporto associati, infatti, ogni organizzazione ha tantissime pratiche da gestire e da risolvere con una certa periodicità: parliamo di bilanci, registri IVA, libri e scritture contabili, distinte bancarie, bollette, cartelle, fascicoli, atti notarili e altro ancora. Secondo gli ultimi dati degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano in Italia le pagine gestite per la Conservazione Sostitutiva di Registri Iva, Libro giornale e Libro unico del Lavoro sono 5 MLD ogni anno. Per questo motivo le aziende stanno scegliendo di gestir i processi scegliendo di convertire una parte dei documenti attraverso una digitalizzazione più evoluta.

Dematerializzare un documento non significa solo convertire i documenti cartacei in documenti elettronici allineati a determinate specifiche legislative. Quello che le aziende non hanno ancora capito è in che modo strutturare il processo. Un conto è generare un PDF di un documento per archiviarlo. Un altro è convertire e gestire i documenti attraverso soluzioni software più avanzate, che consentono di informatizzare e mettere a sistema i dati.

In questo modo, infatti, in ogni momento è possibile non solo cercare e consultare le informazioni ma, a seconda dei privilegi di accesso e dei ruoli, è possibile intervenire per fare aggiornamenti e modifiche, garantendo sempre la qualità e la conformità del dato. Il tutto, potendo condividere i documenti con fornitori, partner, distributori e clienti, evitando inutili attese, smarrimenti, ridondanze, potenziando così la qualità della relazione e del business.

Digitalizzare il ciclo ordine - pagamento, integrando la firma elettronica e principi di archiviazione associati alle nuove modalità As A Service e Pay Per Use, in house o in cloud, è l'anima tecnologica della collaboration e dell'ottimizzazione dei processi tra le filiere. Ordine, consegna, fattura e incasso in questo modo rientrano in un unico processo digitale che garantisce massima trasparenza informativa, facilità di gestione e rapidità a ogni livello della relazione di business.

infografica1

La dematerializzazione in Italia non è ancora stata percepita in tutto il suo valore operativo ed economico. Come spiegano le ultime ricerche condotte dall'Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano, per quanto l'obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA sia stato un propulsore al cambiamento, la maggior parte delle imprese si è limitata a trovare una soluzione per soddisfare la legge: la vera e propria trasformazione digitale dei processi procede ancora lentamente. Su un volume pari a 1,3 miliardi di fatture scambiate nel 2015, solo il 6% è stato gestito in formato elettronico: si parla di 77 milioni di fatture, di cui 22 milioni recapitate dalle imprese alle PA e 55 tra le imprese tramite EDI e Portali B2B.

Comunque i ricercatori sottolineano che c'è un segnale di cambiamento: in dettaglio, dal 6 giugno 2014 a fine maggio 2016 oltre 750mila imprese hanno inviato 38,5 milioni di fatture in XML agli oltre 56mila uffici pubblici preposti a riceverli. Malgrado ancora qualche problema tecnico, le fatture scartate sono in calo e molte aziende stanno rivedendo le loro resistenze al cambiamento. L'indagine dell'Osservatorio rivela come il 55% delle organizzazioni intervistate, giudichino la gestione del ciclo ordine - pagamento in modalità elettronica un'innovazione importante.

E allora, a fronte di così tanti vantaggi, cosa frena l'adozione dell'innovazione digitale? Per una volta non sono i costi della reingegnerizzazione (indicati solo dal 17% delle aziende intervistate). Il vero motivo è vincere le resistenze culturali e sovvertire abitudini consolidate: quasi 7 aziende su 10 (67%), infatti, indica come prima causa la gestione del cambiamento mentre 1 su 3 indica come motivazione la complessità e l'incertezza normativa.

infografica2

Oltre a una maggiore velocità ed efficacia nello scambio di ordini e fatture, risolvere tramite una piattaforma di gestione elettronica lo scambio documentale porta significativi vantaggi economici: secondo le stime dell'Osservatorio il solo scambio di fatture elettroniche in formato strutturato può generare benefici per le imprese tra 5,5 e 8,2 euro per ogni fattura, con tempi di pay-back inferiori a un anno. E se si guarda al processo più esteso, l'intero ciclo ordine - pagamento, i benefici salgono tra i 25 e i 65 euro per ciclo. A questo si aggiunge la quantità di tempo risparmiato da ogni dipendente e la quantità di spazio risparmiata dall'azienda dalla digitalizzazione degli archivi.