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KPI - la chiave per un processo Purchase to Pay efficiente

  • Pubblicato 9 mesi fa
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I Key Performance Indicators (KPI) sono uno strumento fondamentale per monitorare le prestazioni dei processi aziendali, come ad esempio il processo Purchase to Pay (P2P) ovvero il ciclo ordine-pagamento. Le informazioni ottenute dall'analisi delle performance sono essenziali per fissare gli obiettivi di crescita e ottimizzare i processi di business.

Sebbene le aziende europee abbiano capito l'importanza di questi strumenti, non vi è ancora piena consapevolezza delle loro potenzialità. La ricerca condotta da Canon ha evidenziato come gli approcci delle aziende europee in tale ambito sono molto frammentati: più della metà (51%) delle imprese raccoglie i dati derivanti da molteplici piattaforme mentre l'11% utilizza ancora un processo manuale. Solo il 30% delle aziende sfrutta un unico sistema in grado di acquisire i KPI e il 7% si affida a strumenti analitici P2P di terzi.

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Fonte: Il futuro del Purchase to Pay _ Trends Report 2016

Strumenti per il lavoro

Oggi i KPI sono dei veri e propri strumenti di lavoro, necessari soprattutto in ambito finance e acquisti.

Ma quali sono i KPI maggiormente utilizzati nel processo P2P?

Secondo quanto emerge dalla ricerca il KPI più diffuso, adottato dal 49% delle aziende, consiste nel monitoraggio del numero di fatture per mese.

Tuttavia, molti dei KPI fondamentali per la gestione delle funzioni finance e acquisti non sono ancora state adottati, come ad esempio il compliance rate, utilizzato da solo il 39% delle aziende europee. Una larga maggioranza (62%) ammette di non comprendere l'uso corretto di questo KPI.

Tra gli altri KPI che le aziende intendono monitorare nei prossimi due anni, emerge la gestione dei fornitori (35%). Una scelta logica, viste le preoccupazioni che le aziende nutrono per la scarsa qualità dei rapporti con i fornitori e l'inefficienza nella gestione dei costi.

Molte aziende desiderano adottare KPI atti a misurare l'ottimizzazione della gestione delle fatture, come per esempio il numero di fatture gestite per dipendente (34%) o l'utilizzo della fatturazione elettronica (39%).

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L'efficacia del processo Purchase to Pay

Il processo di raccolta dei KPI è complesso e può richiedere molto tempo, soprattutto se i dati provengono da aree diverse all'interno dell'azienda.

L'automatizzazione dell'analisi dei KPI consente di superare queste sfide. L'estrapolazione automatica dei dati lungo tutte le fasi del processo permette di rilevare le inefficienze e i punti di debolezza. Grazie a un'analisi rapida e dettagliata delle informazioni acquisite è quindi possibile apportare dei miglioramenti e fondare le basi della futura strategia aziendale.

A tal proposito, sorprende che l'utilizzo di questi strumenti analitici sia ancora così poco diffuso tra le aziende europee. Nonostante l'ampia scelta di strumenti e tecnologie dedicate alla raccolta e all'interpretazione dei dati inerenti alle funzioni finance e acquisti, molte aziende hanno enormi difficoltà nella gestione dei KPI per il processo P2P e c'è ancora molta strada da fare per raggiungere il massimo livello di efficienza in questo ambito.