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Le sfide del Procurement: il nuovo paradigma dei processi di back-office

  • Pubblicato 10 mesi fa
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Negli ultimi anni, la tecnologia ha apportato grandi innovazioni e cambiamenti.  La stampa 3D ha rivoluzionato il settore medicale attraverso sistemi capaci di realizzare dalle protesi a basso costo fino a vere e proprie valvole cardiache. La realtà virtuale è stata usata dalle aziende sia per creare ambienti test estremamente realistici che per realizzare storytelling immersivi. Infine, l’automazione tecnologica sta influenzando ogni aspetto della vita quotidiana, dalla domotica alle automobili che si guidano da sole.

Eppure ogni innovazione ha bisogno delle risorse necessarie per essere realizzata. Le aziende hanno da sempre necessità di garantire un approvvigionamento costante e di qualità alle loro linee produttive, non solo a livello pratico, ma ancor prima a livello di back office. Oggi l'asse del vantaggio competitivo si sposta sempre più verso la valorizzazione delle componenti intangibili, la cui gestione in modo ottimale permette alle imprese di fare la differenza e di migliorare le performance complessive. Nell'ambito della funzione di approvvigionamento, in particolare, la gestione del rapporto con i fornitori risulta cruciale per garantire il rispetto delle tempistiche e il corretto funzionamento dell'intero ciclo produttivo. Secondo i dati di una ricerca commissionata da Canon , però, il 21% delle aziende europee ha ammesso che la gestione del rapporto con i fornitori rappresenta tuttora un'area problematica e che un'azienda su venti ha un controllo sulla spesa inesistente o molto limitato.

LE SFIDE DEL PROCUREMENT

Le difficoltà ancora presenti nella gestione dei processi legati all'approvvigionamento impongono alle aziende crescenti sfide in termini di visibilità, controllo, costi e compliance, che richiedono un ripensamento in chiave strategica della gestione del rapporto con i fornitori.

  • VISIBILITÀ

    Una delle problematiche legate alla mancanza di visibilità delle spese sostenute dall'impresa è il rischio di violazione dei contratti con i fornitori, dovuta alle difficoltà nel monitorarne lo stato, i livelli dei servizi e i relativi termini. Questo rischia di deteriorare il rapporto con i fornitori stessi, non avendo piena visibilità dello stato dei pagamenti, e di generare conflitti in grado di impattare sulla struttura complessiva dei costi aziendali.

  • CONTROLLO

    Una seconda sfida che il procurement deve affrontare è la mancanza di controllo sul processo di approvvigionamento. Le aziende devono assicurarsi un monitoraggio delle fonti al fine di tracciare gli scambi con i fornitori autorizzati ed evitare così ritardi nei pagamenti. Anche in questo caso, l'obiettivo è quello di mantenere e consolidare la relazione, rispettando gli impegni presi.

  • COSTI

    L'ottimizzazione dei costi rappresenta per le imprese il principale punto di criticità nella gestione del business. In ambito procurement, la mancata ottimizzazione degli acquisti comporta non soltanto problematiche a livello operativo, ma anche elevati costi contrattuali per i fornitori, pregiudicando il rapporto con quelli più consolidati. Questo a sua volta genera un circolo vizioso, dal momento che anche la risoluzione delle vertenze rappresenta una voce di costo per l'impresa, che influisce sulla generazione di profitto e sulla struttura finanziaria complessiva.

  • SICUREZZA E CONFORMITÀ

    Anche operare in condizioni di sicurezza e conformità rappresenta una sfida per una corretta gestione del ciclo degli ordini. La mancata tracciabilità dei fornitori e dei pagamenti aumenta il rischio di frodi, che per le organizzazioni rappresentano una perdita consistente dei profitti. Per questo motivo i dati dei fornitori devono essere conservati in modo da essere sempre aggiornati e trasparenti, evitando duplicati e refusi che possono causare sprechi di tempo per il loro reperimento ed errori nel loro utilizzo. Inoltre, una mancata compliance espone a rischi contrattuali quali multe per i pagamenti tardivi, danneggiando la reputazione commerciale dell'impresa.

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UN NUOVO PARADIGMA

L'era dei Big Data e il crescente bisogno di digitalizzazione da parte delle imprese inducono a un ripensamento delle funzioni aziendali in un'ottica di ottimizzazione. L'adozione di soluzioni tecnologiche in ambito procurement garantisce una maggiore trasparenza nell'utilizzo delle risorse, una gestione informatizzata delle fatture e dei documenti di spesa, e una riduzione dei tempi del ciclo degli ordini, tutti vantaggi orientati alla riduzione dei costi all'interno dell'organizzazione. Per gestire fino in fondo la complessità dei processi legati al ciclo P2P è importante inoltre dotarsi di un sistema automatico di analisi, volto a processare enormi quantità di dati per un monitoraggio continuo. Di conseguenza, questo nuovo paradigma porta a considerare il Procurement in un'ottica 3.0, dove la funzione di approvvigionamento delle risorse non mira solo a tagliare i costi, ma costituisce la spina dorsale della pianificazione strategica, per una funzione procurement orientata al fair value, ossia al reperimento di risorse di qualità al giusto prezzo.

Il 2017 rappresenta, quindi, il punto di svolta per la digitalizzazione aziendale, e, in particolare, per la funzione procurement, che da processo di back-office diventa catalizzatore della trasformazione verso il digital workplace. Perché non è detto che ciò che sta dietro debba rimanere indietro anche nella tecnologia.