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Purchase to pay - La spesa indiretta è fuori controllo?

  • Pubblicato 7 mesi fa
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La necessità di aumentare la produttività e ridurre i costi ha portato le aziende europee ad una continua ottimizzazione dei processi nei dipartimenti finanziari. Il controllo delle singole spese diventa sempre più complicato da gestire a causa di una responsabilità frammentata tra differenti gruppi e business unit. Ancora più complicata è la gestione della spesa indiretta.

È stato l'ex direttore di Mckinsey, Peter Kraljic, che ha identificato per primo la necessità di definire un ruolo diverso nella gestione della tradizionale supply chain. Oggi il procurement è considerato una funzione in grado di assicurare risparmi sull'intera catena del valore, minimizzandone i rischi. Tuttavia, nonostante la funzione di procurement si è nel tempo evoluta in coerenza con il modello Kraljic, essa non è stata del tutto perfezionata. Una recente ricerca Canon ha evidenziato che un impressionante 67% di aziende afferma di avere solo un parziale controllo delle spese indirette. Ancor più preoccupante è che il 7% affermi di non avere nessun sistema di controllo.

Gestione dei rapporti con i fornitori

La gestione dei fornitori è spesso una delle principali sfide che le aziende devono affrontare nell'ottimizzazione delle spese. Poiché i costi di procurement possono apparire insignificanti se presi singolarmente, il rischio per le imprese è sottostimare l'impatto generale di tali costi se non vengono controllati e gestiti. Considerato che la maggior parte delle aziende ha più di un fornitore, un'inefficace strategia di gestione può determinare una duplicazione delle spese e rischi di compliance.

In Europa, solo un'azienda su tre (il 34%) giudica sopra la media la gestione del rapporto con i fornitori, mentre il 21% la considera un'area molto critica. È quindi chiaro che vi è la necessità di migliorare in tale ambito.

Eliminare i "Mavericks"

Inefficienze e sforamento dei costi della spesa indiretta stanno diventando un problema per molte organizzazioni. La 'Maverick Spending', ovvero la violazione delle politiche e delle procedure che riguardano il processo di procurement, devono essere evitate. Se la 'Maverick Spending' varia da un'intenzionale trascuratezza dei processi di procurement a semplici errori di acquisto, il problema può diventare molto grande. Inoltre, se da una parte i dipendenti possono sentirsi frustrati per l'eccessiva burocratizzazione dei processi di procurement, dall'altra, senza un'adeguata regolamentazione, i costi possono andare velocemente fuori controllo.

La chiave è la collaborazione

Tutti questi fattori fanno si che il legame tra processi finanziari e di procurement sia sempre più stretto. Esso è fondamentale per gestire e controllare le spese indirette di tutta l'organizzazione.

È innegabile che la stretta collaborazione tra acquisti e finance sia un requisito essenziale per il successo delle iniziative P2P. È tuttavia importante che le aziende comprendano che tale requisito non è meramente formale. Collaborare significa abbattere i compartimenti stagni e impegnarsi per creare sinergia tra le due funzioni.

In questo la Digital Transformation può svolgere un ruolo importante migliorando l'integrazione e la collaborazione tra i due dipartimenti attraverso tecnologie P2P end to end.