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Una domanda da un milione di euro sullo spreco degli investimenti

  • Pubblicato 3 anni fa
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Le aziende di tutta Europa stanno sprecando milioni di euro per investimenti in prodotti e servizi IT. La vostra azienda è tra queste? Ci sono buone possibilità che ne facciate parte, ma potreste non averne consapevolezza. La domanda più naturale è "qual è il motivo di tali sprechi?" La causa principale sembra essere il fatto che numerosi investimenti tecnologici non vengano gestiti in maniera adeguata oppure vengano semplicemente ignorati dai dipendenti. Quali sono le ragioni?

È possibile che tali investimenti non siano adeguati allo scopo? State offrendo ai vostri dipendenti ciò che realmente desiderano e di cui hanno bisogno? Li avete consultati nel corso del processo di acquisto? Se così fosse, si tratta sicuramente del primo passo per ottenere il loro buy-in e per fare in modo che utilizzino la tecnologia in cui avete investito. Tuttavia, assicurarsi che i vostri dipendenti siano sempre messi al corrente degli investimenti tecnologici è una condizione necessaria, ma non sufficiente, poiché occorre tenere conto di una serie di esigenze strettamente formative.

I programmi di formazione rappresentano un ottimo punto di partenza. Tuttavia, "formazione" è un termine piuttosto ampio e concentrarsi su aspetti specifici, come l'efficienza di archiviazione dei documenti, nella speranza che questo si traduca in un ritorno su tutti gli investimenti in soluzioni IT, non è sufficiente. Al contrario, la formazione deve essere ben strutturata in tutti i reparti aziendali per dimostrare chiaramente come la tecnologia possa migliorare la produttività e incrementare la redditività, evidenziando l'impatto di acquisti tecnologici inadeguati sull'intera azienda. Inoltre le iniziative di formazione devono essere regolarmente ripetute e aggiornate in linea con il continuo adattamento e sviluppo degli strumenti gestionali.

Un gruppo di dipendenti spesso tagliato fuori da simili iniziative è il personale che lavora in remoto, vale a dire coloro che svolgono la propria attività in movimento o da casa, i quali sono generalmente assenti quando si svolgono i suddetti incontri di formazione. Con l'aumento del numero di dipendenti remoti, che si prevede raggiungerà 1,3 miliardi entro il 2015, una simile strategia non è mai stata così urgente. Siete preparati a far fronte alle esigenze del vostro organico che lavora in remoto, ormai sempre più numeroso? Mentre la maggior parte dei dipendenti ritiene che la propria azienda disponga di sistemi adeguati per consentire ai lavoratori in remoto l'accesso a queste iniziative, poco più della metà ritiene che la perdita di informazioni sia imputabile alle modalità di archiviazione, mentre uno su tre crede che sia difficile mantenere il controllo sulle diverse versioni di uno stesso documento. Si tratta chiaramente di un'area che può essere ulteriormente migliorata, e la definizione di un adeguato programma di formazione, che sia accessibile anche ai dipendenti non in sede, può essere la soluzione migliore.

Garantire un ROI sugli investimenti in soluzioni per la gestione delle informazioni aziendali e acquisire consapevolezza della propria infrastruttura IT e delle relative modalità di utilizzo, sia in sede che in remoto, è un aspetto essenziale. Dopo aver compreso esattamente il materiale che si trovano a gestire, i decision maker del settore IT non possono negare i vantaggi associati ai programmi di formazione, anche in considerazione del fatto che due terzi di coloro che vi hanno preso parte sono stati giudicati pienamente idonei all'utilizzo di tecnologie specifiche per la gestione delle informazioni. Gli investimenti non consistono semplicemente nell'acquisto di nuove soluzioni. Occorre procedere anche alla valutazione dell'intera attività e dei comportamenti dei dipendenti per identificare quelle aree in cui migliorare la produttività e quindi incrementare la redditività dell'azienda.