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Tre è il numero perfetto

  • Pubblicato 2 anni fa
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Spietata efficienza. Sempre pretesa a livello dirigenziale, ma non sempre soddisfatta su base giornaliera. Per numerosi impiegati, si tratta di una fonte di ambizione e ansia al tempo stesso. Tutto deve essere prodotto più velocemente, ma a costi ridotti. Questa crescente pressione viene percepita dai reparti IT come un incentivo ad aiutare i dipendenti a raggiungere questi obiettivi (a volte impossibili).

Migliorare la produttività è sempre stata una priorità assoluta e si sta attualmente trasformando in una vera urgenza, poiché le organizzazioni si trovano a gestire una quantità sempre crescente di informazioni, con conseguenti rallentamenti nello sviluppo aziendale. Incredibilmente, i lavoratori spendono una media di 25 minuti al giorno per cercare vecchi documenti! Basta moltiplicare questo dato per il numero di dipendenti nella propria organizzazione e per i giorni della settimana, e ci si rende immediatamente conto dell'entità degli sprechi. Che cosa potete fare voi per risolvere il problema?

Agilità, chiarezza nella comunicazione e distribuzione ai lavoratori di adeguati strumenti e infrastrutture sono spesso menzionati dai responsabili IT come i fattori chiave per contribuire al miglioramento della produttività in ufficio. Avete mai provato a fare una ricerca in Google per spunti e suggerimenti per come migliorare la produttività? Spesso ci si imbatte in interminabili liste di proposte, come "cinque consigli per aumentare la produttività in ufficio", "otto consigli tecnologici per incrementare la produttività del tuo business", "quattro consigli per migliorare la produttività delle piccole imprese" ecc. Sembra che tutto ruoti intorno ai numeri!

Ma noi abbiamo il numero perfetto: TRE. Ed è perfettamente gestibile. I lavoratori di tutta Europa sostengono che la produttività possa essere facilmente migliorata concentrandosi su tre semplici fattori: sistemi di archiviazione centralizzati, processi standardizzati e formazione.

Disporre di un'infrastruttura adeguata dovrebbe essere solo il punto di partenza, tuttavia si tratta di un'area che pone ai reparti IT non poche difficoltà. È fondamentale per i tech leader non perdere mai di vista la "I" di "IT" e concentrare i propri sforzi sulla gestione delle informazioni.

Per quale motivo? Poiché quasi la metà dei dipendenti percepisce la propria azienda come improduttiva a causa della scarsa efficienza nella gestione delle informazioni. Tutto ciò si traduce in un inutile sovraccarico di lavoro che comporta un enorme spreco delle risorse materiali e finanziarie dell'azienda. Tale perdita può essere facilmente arginata implementando una serie di processi standardizzati. Dalla decisione di archiviare documenti in formato digitale o cartaceo, alla definizione di un sistema coerente per la denominazione dei file, le procedure si dovranno adattare alle esigenze delle organizzazioni.

Tuttavia, l'implementazione di pratiche standardizzate non è sufficiente. I CIO devono infatti verificare che tali pratiche siano anche rispettate. La formazione continua è uno strumento fondamentale per aiutare i lavoratori ad approfondire questi metodi e a porre fine agli sprechi di tempo. In realtà, alcuni ritengono che si tratti della più importante priorità per migliorare la produttività in ufficio, in quanto riconoscono che approfondire la conoscenza delle tecnologie utilizzate può consentire loro di ottenere il massimo risultato e di operare con maggiore efficienza.

L'incremento della produttività è un risultato non difficile da raggiungere, tramite l'introduzione di tecnologie capaci di migliorare la comunicazione e snellire i flussi di lavoro. Ma esiste sempre un margine di miglioramento. Bastano in media solo 25 minuti al giorno... E la nostra regola del tre è il miglior modo per iniziare.