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Come sbloccare i colli di bottiglia delle informazioni

  • Pubblicato 2 anni fa
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Colli di bottiglia. Possono verificarsi in tutti i processi aziendali, tuttavia, a volte rivelano più informazioni sul reparto IT che sul team accusato di rallentare l'azienda.

Come? Nella maggior parte dei casi, un processo aziendale richiede vari punti di immissione dei dati e interazioni con diversi reparti. Provate a pensare a qualsiasi modulo o richiesta di intervento e al suo percorso nel sistema IT: i moduli digitali contengono vari campi che devono essere compilati da reparti diversi. Ad esempio, quasi tutto ciò che riguarda un dipendente richiederà dati provenienti dal reparto delle risorse umane. Una richiesta di un cliente, invece, avrà bisogno di informazioni provenienti dai reparti marketing, vendite, finanza e dagli strumenti CRM aziendali.

Come avviene in una catena, un anello debole può rallentare un intero processo e il reparto in questione potrebbe non essere al corrente dei problemi che sta causando a discapito delle fasi successive. Quindi, quando il reparto IT rileva un collo di bottiglia, solitamente chiede al personale del reparto in cui si è verificato di spiegare che cosa stia succedendo. Tuttavia, spesso i dipendenti non saranno in grado di fornire risposte esaurienti, se il problema è causato, come spesso avviene, da un flusso di dati lento o insufficiente proveniente da un altro reparto dell'organizzazione.

La buona notizia è che l'IT può aiutare a sbloccare questi colli di bottiglia. Spetta a questo reparto esaminare e comprendere i processi aziendali nel loro insieme, o quanto meno incaricare una persona di mappare le varie fasi dei diversi processi.

Come individuare i colli di bottiglia

È facile pensare che rilevare un collo di bottiglia in un'azienda equivalga semplicemente a inoltrare alcune richieste fittizie e individuare dove si verificano problemi inattesi. Tuttavia, la natura complessa di attività apparentemente di routine (ma in realtà di importanza vitale) rende difficile individuare un problema, a meno che non si parta già da una conoscenza approfondita o non si facciano interagire diversi gruppi di dati per ottenere un processo completo. Inoltre, un altro problema è dato dal fatto che quasi tutti i processi aziendali richiedono operazioni manuali e immissione di dati, il che rende l'identificazione e la risoluzione di un collo di bottiglia ancora più complicati.

Molte organizzazioni si rivolgono a consulenti esterni per aiutare il CIO a mappare e gestire i complessi flussi di dati correlati, permettendo al reparto IT di comprendere i processi nel loro insieme. Non si tratta soltanto di un esercizio tecnico, anche se è importante comprendere sistemi complessi. Si tratta anche di interpellare il personale dei diversi reparti per capire come lavorano e in quale aree ritengono sia possibile migliorare. Una persona esterna può aiutare a semplificare i processi e individuare dove si verificano rallentamenti nel sistema, oltre a suggerire nuovi strumenti per controllare e gestire il tutto.

Come risolvere i colli di bottiglia

Trovare il modo di dare la priorità alle attività più importanti è un primo passo fondamentale per evitare i colli di bottiglia e consente a un'azienda di passare dagli attriti interni alla costante attenzione al cliente. Una fattura in scadenza tra un mese, ad esempio, è ovviamente molto meno importante delle pratiche per consentire a un potenziale acquirente di una casa di ottenere un mutuo. Acquisendo consapevolezza nell'assegnazione di priorità a documenti e processi, le aziende possono liberarsi dei colli di bottiglia, in quanto il lavoro non verrà trattato tutto con lo stesso livello di urgenza. Si eviterà così l'equivalente, in termini informatici, di un ingorgo di traffico in cui non riesce a farsi strada neanche un'ambulanza.

In ultima analisi, spetta al CIO e ai suoi team farsi avanti in questo ambito e soddisfare un'esigenza aziendale fornendo un servizio migliore. Anziché lasciare che siano i singoli "proprietari" dei vari gruppi di dati a risolvere problemi che non sono nemmeno consapevoli di causare, è compito del reparto IT assumerne la responsabilità. Devono acquisire il controllo del flusso dei dati nell'organizzazione e assicurarsi di avere a disposizione una persona che abbia una visione d'insieme, per individuare i problemi.

Sbloccare i colli di bottiglia delle informazioni è una priorità per i CIO delle organizzazioni che cercano di ottenere un vantaggio competitivo offrendo servizi più rapidi rispetto alla concorrenza, evadendo gli ordini un giorno prima del concorrente più agguerrito o semplicemente assicurando che la contabilità sia aggiornata e non causi problemi tra il personale, i lavoratori a contratto e i fornitori. Il primo passo per il raggiungimento di questo obiettivo consiste nell'assumerne la responsabilità, anziché puntare il dito contro altri reparti.