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Perché l'implementazione di procedure chiare deve essere considerata una priorità?

  • Pubblicato 3 anni fa
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Quante volte vi siete sentiti messi all'angolo e avete esitato a rispondere quando vi hanno chiesto l'esatta collocazione di un documento? Vi è mai capitato di non riuscire a consegnare un progetto entro la scadenza, per non essere riusciti a trovare una specifica cartella di documenti?

Ci siamo passati tutti. Si tratta di un problema piuttosto diffuso negli uffici, in cui i dipendenti lavorano, spesso condividendo gli stessi documenti. Quasi tre quarti dei dipendenti ha dichiarato che la propria azienda dispone di sistemi di archiviazione centralizzati, pertanto possiamo dedurre che il problema non sia legato a una mancanza di infrastrutture.

Il problema reale è che il 41% dei dipendenti continua a salvare i documenti sui propri dispositivi personali. Gli utenti tendono ad adottare procedure conformi alle proprie esigenze, che non corrispondono sempre alle esigenze dell'azienda. Spesso capita che essi non abbiano la minima consapevolezza circa le conseguenze delle proprie azioni.

Questo non vuol dire che non ci sia nulla da fare. Per superare questa sfida, i CIO sono chiamati a introdurre procedure standardizzate. Per quanto possa sembrare noioso, dovrebbe trattarsi di una priorità, considerando che oltre la metà delle aziende è piuttosto carente per quanto riguarda chiarezza e coerenza delle procedure.

Introdurre sistemi standardizzati è importante. Tuttavia tali sistemi possono risultare ridondanti se i dipendenti non ne sono a conoscenza o non dispongono delle linee guida necessarie per utilizzarli. Questo fa sì che essi perdano fiducia nelle capacità della propria azienda di archiviare e gestire i documenti, percependola come disorganizzata e inefficiente. Questo è uno dei motivi per i quali i dipendenti tendono a utilizzare i propri dispositivi personali.

Non sono solo i dipendenti a risentire di questa mancanza di procedure chiare, ma anche la redditività e la produttività dell'azienda. Attualmente spendiamo 25 minuti al giorno per recuperare documenti che abbiamo salvato su diversi dispositivi. Si tratta di un dato allarmante se si considera a quali sprechi si va incontro.

In definitiva, i CIO necessitano di un impegno costante per riconquistare la fiducia dei propri collaboratori. Le loro responsabilità prevedono anche la messa a punto e l'implementazione di protocolli interni, i quali miglioreranno la produttività e ripristineranno la fiducia dei dipendenti nei sistemi aziendali. Dopo aver definito queste procedure, vi renderete immediatamente conto quante cose si possono fare in 25 minuti!