APPROFONDIMENTO

Il dilemma dell'automazione

Perché così pochi fornitori di servizi di stampa (PSP) sono completamente automatizzati?

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La rivoluzione della stampa

Non sorprende che il settore della stampa sia in piena rivoluzione, come riconosciuto dagli operatori del settore stesso. Da un lato abbiamo visto negli ultimi anni che le tirature nella stampa commerciale stanno diminuendo, mentre allo stesso tempo i volumi digitali, soprattutto a colori, stanno aumentando (oltre il 10% di CAGR per la stampa a colori1). Nel frattempo, nell'ambito delle transazioni, dove la stampa digitale è stata per decenni un veicolo primario, l'integrazione online è stata perfetta, ma la diminuzione dei volumi può essere alla base della ricerca di nuovi flussi di reddito. In entrambi gli ambiti, la pressione per ridurre sia i tempi di consegna che i costi è scontata. 

Ma questa è solo una parte della questione. Le nuove tendenze del settore stanno spingendo le aziende a offrire ai propri clienti nuove piattaforme o programmi di comunicazione, spesso attraverso diversi canali, più tempestivi e personalizzati, come la stampa programmatica. Se continuiamo a gestire la stampa come abbiamo fatto per decenni, non solo non saremo in grado di soddisfare in modo redditizio le richieste relative ai nostri servizi esistenti, ma non avremo neppure l'opportunità di beneficiare appieno delle nuove tendenze. 

Pensiamo ai due approcci agli estremi della gestione dei flussi di lavoro digitali: manuale e automatizzato. La mentalità da job shop è tipica di un flusso di lavoro manuale. Ogni lavoro viene ricevuto manualmente nel negozio, elaborato passaggio dopo passaggio e infine consegnato. Al contrario, in un flusso di lavoro completamente automatizzato ("lights-out"), il lavoro viene inserito nel sistema (spesso direttamente dal cliente) e procede attraverso i diversi passaggi senza alcun intervento manuale. Si tratta di due estremi e virtualmente ogni fornitore di servizi di stampa si trova nel mezzo.

Perché non passare a un livello di automazione più completo?

Può sembrare ovvio che un maggiore livello di automatizzazione di un negozio corrisponda a una più elevata efficienza di funzionamento. In questo modo, possono essere offerti tempi di consegna più rapidi a costi inferiori. Tuttavia, secondo InfoTrends, solo il 13% circa dei fornitori di servizi di stampa dispone di flussi di lavoro completamente o prevalentemente automatizzati2.


Perché sono così pochi i fornitori di servizi di stampa completamente automatizzati? Il motivo principale è da ricercare nella flessibilità. È tuttavia davvero necessario rinunciare alla flessibilità per aumentare l'automazione? La risposta non deve necessariamente essere netta. Osservando più da vicino i flussi di lavoro, si può notare che esistono diverse fasi del processo e ognuna di esse può essere in qualche misura automatizzata a seconda del tipo di lavori che devono essere elaborati.


Per semplicità, suddividiamo l'intero processo in cinque passaggi. Ogni passaggio ha le proprie possibilità di automazione. Considera quali sono le opzioni più sensate per il tuo flusso di lavoro.

Operator working with PRISMA workflow solutions

Gestione degli ordini

Come arrivano gli ordini? I processi possono essere semplificati attraverso l'utilizzo di un portale web online. Alcuni fornitori di servizi non solo consentono ai clienti di inviare file per via elettronica, ma offrono anche siti web interattivi che consentono ai clienti di creare e inviare nuovi contenuti tramite modelli. Non bisogna dimenticare i sistemi di pagamento automatizzati, specialmente per le transazioni internazionali con valute diverse. Per le operazioni B2B, possono essere presi in considerazione anche i trasferimenti di file criptati e gli ordini EDI.

Controllo e preparazione del contenuto

Una volta che i dati sono stati acquisiti, come vengono preparati per la produzione? Se si tratta di un ordine standard da dati esistenti, il processo può essere molto semplice. Ma i nuovi dati devono essere controllati per verificarne l'integrità e l'accuratezza. Questo processo inizia con le funzioni standard di prestampa, come la verifica di tutte le risorse disponibili (tipi di carattere, immagini ad alta risoluzione, ecc.) e può includere la verifica dei dati per assicurare che tutti i record siano stati ricevuti correttamente e, nel caso di documenti negoziabili, che tutti gli importi finanziari siano a saldo prima della stampa. Molte di queste funzioni sono disponibili e collaudate da anni nel settore. Sfruttarne i vantaggi può essere una soluzione rapida per migliorare l'automazione.

Capacità produttiva flessibile

Per i documenti destinati alla stampa, il passo successivo è quello dell'avvio della produzione. Per alcuni negozi, la gamma di opzioni potrebbe essere vasta, dal toner al getto d'inchiostro all'offset sia con alimentazione a foglio che a bobina. Una volta che i documenti sono stati stampati, vengono rifiniti in linea, fuori linea o fuori sede? Queste decisioni non devono essere prese manualmente ogni volta. Le decisioni automatizzate possono essere prese (utilizzando un'intelligenza artificiale di basso livello) in base alla lunghezza della tiratura, ai tempi di consegna, alla carta, al formato finale e ad altri criteri. I lavori possono anche essere suddivisi tra i dispositivi per assicurare il massimo utilizzo e il minimo tempo di consegna. Ogni passaggio in cui è possibile eliminare l'intervento umano riduce il tempo e la possibilità di errori. Esamina ogni punto di contatto e decidi se è davvero necessario.

Distribuzione tempestiva

Una volta che i documenti sono pronti e imballati, quali sono i tempi per entrare nella catena di approvvigionamento logistica? Considera la possibilità di collegare i tuoi sistemi di flusso di lavoro ai sistemi logistici e di trasporto per fornire aggiornamenti e tracciamento in tempo reale. In questo modo non solo viene ottimizzato il traffico in uscita, ma puoi anche fornire in tempo reale lo stato della spedizione ai clienti. Quanto più efficiente è questo collegamento, tanto più è possibile ridurre i tempi di consegna e offrire servizi di spedizione premium. I servizi extra, come la spedizione premium, possono non richiedere necessariamente uno sforzo aggiuntivo da parte tua, ma possono generare entrate aggiuntive.

Report accurati lungo tutta la catena di fornitura

Una volta che l'ordine è stato completato e consegnato al cliente, il processo non termina. Per sapere se le cose stanno migliorando, è necessario misurare i risultati. Vengono eseguite le analisi più appropriate nell'intero processo per sapere se gli sforzi di automazione stanno dando i loro frutti? Al giorno d'oggi, esiste una varietà di opzioni per il dashboarding. Le dashboard possono rendere comprensibile e sfruttabile l'enorme quantità di dati raccolti. Grazie a questi dati, è possibile prendere decisioni migliori su quali aree possono necessitare di ulteriori miglioramenti e dove si può avere l'opportunità di un'ulteriore espansione.

Passo dopo passo

La totale automazione potrebbe non essere la soluzione più ideale per la tua attività. Tuttavia, l'ottimizzazione ti permetterà di ottenere non solo efficienza operativa, ma anche risparmi. Sfruttando al massimo le tue capacità potrai prendere altri lavori e offrire nuovi servizi ai clienti esistenti. In sostanza, si tratta semplicemente di migliorare il tuo business.

Pronto per il prossimo passo nell'automazione?

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1 InfoTrends Western Europe Print On Demand 2017-2022 Market Forecast
2 European Production Software Investment Outlook, InfoTrends 2018