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Come evitare i rischi legati alla conformità per la funzione HR

Perché è giunto il momento di digitalizzare i documenti HR

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Aprire le porte al digitale

Dal primo colloquio al termine della collaborazione, ogni processo HR prevede la gestione e l'archiviazione dei registri personali dei dipendenti. Per questo motivo la compliance è cruciale per questo dipartimento. Le misure che le risorse umane mettono in atto per assicurare la conformità dei dati devono essere sicure, trasparenti e facili da seguire per gli utenti.

In passato, i dipartimenti HR garantivano la privacy mettendo semplicemente in archivio i documenti riservati. Il flusso di informazioni poteva essere controllato in modo semplice e sicuro. Nell'era digitale, in cui le informazioni vengono facilmente replicate e disseminate, ciò non è più possibile. In mancanza di controllo, è facile che le informazioni finiscano in ambienti non protetti o difficili da trovare o che siano usate a scopi non conformi.

All'interno di un quadro normativo sempre più severo, è fondamentale che le aziende rivedano i propri processi di gestione e archiviazione delle informazioni sensibili. Per essere in prima linea, i responsabili HR lungimiranti stanno adottando processi e tecnologie digitali automatizzate per garantire la conformità normativa.

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L'era del GDPR

Le fughe di dati hanno sempre compromesso la reputazione delle aziende, ma dall'introduzione del GDPR le conseguenze sono ancora più pesanti. Nel peggiore dei casi, le sanzioni amministrative possono raggiungere il 4% del fatturato globale annuo di un'azienda o 20 milioni di euro, a seconda dell'importo maggiore1. Oltre a ciò, i clienti, attuali e nuovi, vorranno affidarsi ad aziende che non sono in grado di gestire i propri dati in modo appropriato? I dipendenti vorranno lavorare per le aziende che hanno subito danni alla propria reputazione? Poco probabile.

Il GDPR riguarda la conservazione di tutti i dati personali, dalle cartelle di rete agli archivi cartacei. È quindi chiaro che garantire una gestione conforme di tutti i dati personali (Personally Identifiable Information, PII) di qualsiasi tipo sia fondamentale. La funzione HR deve adottare procedure severe e rigorose in ogni fase del processo di gestione dei dati. E, ancora più importante, le procedure devono essere facilmente comprensibili e facili da seguire, per eliminare il rischio di inottemperanza accidentale.

Un attento trattamento dei dati

Il passaggio ai processi digitali può aiutare a ottimizzare e semplificare le procedure per la conformità GDPR. Sostituire gradualmente la raccolta di documenti mediante un sistema di gestione dei dati ben strutturato e facilmente accessibile permette di raccogliere informazioni dalle applicazioni interne e dalle comunicazioni esterne, gestendole e archiviandole in una posizione definita. Questo offre al reparto una maggiore visibilità e un maggiore controllo sulle informazioni che vengono conservate.

È necessario integrare il sistema di gestione dei dati con procedure e criteri sicuri, in modo che chiunque gestisca i dati sia consapevole di cosa può e cosa non può fare. Tali procedure possono fungere da supporto per garantire che i dati sensibili vengano separati e trattati con maggiore attenzione. Oltre a ciò, in un sistema digitale è possibile eseguire ricerche sui documenti più facilmente e limitare l'accesso ai dati ai soli dipendenti autorizzati. Se il dipartimento riceve una richiesta di accesso ai dati di un interessato, o qualsiasi altra forma di richiesta di regolamentazione, è in grado di reperire informazioni nel registro in modo facile e tempestivo.

Come mantenere un ecosistema di gestione dei documenti conforme

Nell'era del cloud computing e dei software collaborativi, il reparto HR deve riconsiderare il proprio approccio alla gestione dei documenti. Tecnologie quali i software di scansione e di gestione dei documenti possono supportare tale processo. Il reparto può infatti ricevere un documento quale la domanda di un potenziale candidato, scansionarlo per creare una copia digitale, apporre un'etichetta digitale e tracciare il file nel flusso di lavoro.

Sfruttando le funzionalità del cloud, è possibile archiviare facilmente grandi volumi di documenti come questi e individuarli istantaneamente. Questo processo supporta le procedure di conformità, in quanto il reparto può provare che i documenti sensibili sono conservati in modo sicuro e che qualsiasi informazione non più rilevante può essere distrutta senza il rischio di avere ancora copie presenti su file.

I vantaggi dell'automazione

Quando si tratta di questioni relative a sicurezza e conformità, i rischi maggiori sono spesso da ricondurre all'errore umano. Nell'era digitale i rischi correlati al trattamento manuale sono ancora più gravi, particolarmente nel contesto HR. Inviare accidentalmente una busta paga alla persona sbagliata o mettere in copia il dipendente sbagliato in una conversazione privata può avere gravi conseguenze.

L'introduzione dell'automazione offre l'opportunità di limitare il coinvolgimento umano e, come risultato, riduce al minimo le possibilità di problemi legati alla conformità. Come ulteriore vantaggio, l'automazione semplifica la vita dei responsabili HR permettendogli di concentrarsi su attività più strategiche, offrendo al contempo la massima tranquillità.

Il momento è arrivato

Con un numero sempre crescente di organizzazioni che si affacciano alla trasformazione digitale, quella delle risorse umane è un'area importante su cui concentrarsi. Trasformare digitalmente processi cartacei come l'assunzione e la revisione annuale dei documenti può migliorare l'esattezza e l'integrità dei registri, oltre che far risparmiare tempo ai dipendenti e al team HR.

Assumere il controllo immediato delle informazioni aziendali garantirà vantaggi nel breve e nel lungo termine in tutta l'organizzazione, pertanto vale la pena iniziare da subito. I rischi correlati all'errata gestione di dati e documenti possono essere gravi, pertanto i reparti HR che accolgono le tecnologie digitali e di automazione in modo coscienzioso e competente ne vedranno subito i vantaggi.

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