Come proteggere i dati nell'ambiente di lavoro

Non lasciare che le minacce alla sicurezza diventino un problema. Scopri quattro modi efficaci per proteggere il tuo ufficio grazie al report Canon sull’IoT Security

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Come rendere i dispositivi del tuo ufficio una risorsa per la sicurezza

Le informazioni non sono mai state così preziose e facilmente reperibili come oggi. Con l'incremento del lavoro flessibile, reso possibile da dispositivi mobile più potenti, continuano ad aumentare anche i rischi legati al trattamento dei dati sensibili. Per le aziende, ciò significa uno sforzo costante per consentire ai dipendenti di lavorare in modo efficiente garantendo al tempo stesso la sicurezza della rete in moltissimi luoghi e dispositivi connessi.

Il cuore di molte aziende è rappresentato dall'ufficio, dove si incontrano i dispositivi e le persone che li utilizzano. Sebbene l'innovazione stia trasformando l'assetto degli uffici, questi continuano a essere l'area più facilmente penetrabile della sicurezza aziendale. Con l'ingresso quotidiano nell'ambiente di lavoro di nuovi endpoint, il team IT e il team responsabile della sicurezza devono garantire costantemente che le minacce siano ridotte al minimo. In molte aziende, tuttavia, è presente un'ampia gamma di dispositivi utilizzati ogni giorno che rischia di essere trascurata. Con il dilagare di smartphone, tablet e device connessi, talvolta le minacce più gravi arrivano proprio dai dispositivi che diamo per scontato.

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Creare una cultura della "sicurezza"

Le azioni combinate messe in essere da un punto di vista tecnologico e formativo rappresentano la prima linea di difesa per la sicurezza in ufficio. Mentre i luoghi di lavoro continuano a innovarsi, cellulari dimenticati sul treno, conversazioni in luoghi pubblici e documenti riservati lasciati incustoditi sulle stampanti rappresentano una continua sfida per i team della sicurezza. Dopotutto, le informazioni assumono varie forme e le persone rappresentano sempre un rischio. In mezzo al clamore suscitato dall'Internet of Things (IoT), è facile dimenticare che stampanti e scanner connessi sono parte integrante di questo ecosistema in espansione.

Quasi un manager su due (47%) dell'area EMEA è consapevole del fatto che molti documenti vanno persi all'interno dell'azienda, e il 46% dichiara che ciò accade anche fuori dagli uffici. Per informazioni più dettagliate scarica il report sull'IoT Security. Se l'ufficio è destinato a svolgere un ruolo significativo nella difesa contro potenziali minacce alla sicurezza è necessario adottare le misure più idonee.

Quando si stampano dei documenti che contengono informazioni sensibili, per esempio, è essenziale potere lanciare la stampa solo quando si è davanti alla stampante. Senza questa importante misura, le informazioni possono rimanere incustodite e diventare di pubblico dominio.

Sebbene questa possa sembrare una svista innocua, in realtà può comportare gravi conseguenze. La minaccia di sanzioni pecuniarie e le conseguenti ripercussioni sul business possono causare seri danni alle aziende. Pertanto, dipendenti con un'adeguata preparazione e consapevoli delle proprie responsabilità in merito alla protezione dei dati, in tutte le sue forme, rappresentano la migliore difesa contro possibili problemi.

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Salvaguardia dei dispositivi hardware

Anche la gestione di hardware nuovi ed esistenti può causare problemi di sicurezza, dato che i dispositivi più vecchi vengono spesso trascurati.

Prendi l'esempio della stampante. Si utilizza ancora ogni giorno, è collegata alla rete aziendale e riceve frequentemente le informazioni più riservate di un'organizzazione.

Sebbene la rete aziendale utilizzata da molte stampanti possa occuparsi in una certa misura di controlli e sicurezza, molte attività non effettuano questo tipo di connessione, rendendo vulnerabili tali dispositivi e rimanendo prive di una soluzione di stampa protetta. È opinione diffusa che una stampante sia semplicemente l'ennesimo elemento delle apparecchiature per l'ufficio, una periferica. I dispositivi per ufficio di oggi sono però molto più sofisticati e supportano soluzioni per documenti basati sul Cloud, oltre a comprendere sistemi operativi integrati.

Le aziende non dovrebbero inoltre dimenticare che molti dispositivi dispongono di un disco rigido esattamente come i computer. Assicurarsi che i dati siano crittografati e accessibili soltanto da chi debitamente autorizzato, nonché eliminati in modo responsabile, riduce ulteriormente il rischio di violazioni indesiderate.

Quando si tratta di sicurezza dell'ufficio, mettere in atto politiche e procedure solide significa essere soltanto a metà dell'opera. Le aziende devono evitare di fermarsi al primo ostacolo e non trascurare le persone e i dispositivi che hanno di fronte.

L'imminente adozione del nuovo Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR, General Data Protection Regulation) dell'UE rappresenta un campanello d'allarme che dovrebbe indurre le aziende a rivedere e rivalutare con urgenza tutti gli aspetti della sicurezza del proprio ufficio.

Le aziende possono compiere semplici azioni per assicurare la propria conformità alle normative. Fattore ancora più importante, le organizzazioni dovrebbero istruire i dipendenti in merito ai regolamenti di sicurezza dell'ufficio, nonché al ruolo svolto da ciascuno nel contribuire a proteggere i dati sensibili.

Se ti interessa saperne di più su come proteggere il tuo ufficio dalle minacce, sia interne che esterne, alla sicurezza delle informazioni, guarda il webinar.

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