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Districarsi nel nuovo ruolo del procurement

Come tenere il passo con la compliance legislativa in ambito procurement

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Le strategie per soddisfare le crescenti esigenze di conformità dei processi finance

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Man presents financial information to meeting

Il dilemma della conformità in ambito finance: GDPR e non solo

Il rapido ritmo del cambiamento che coinvolge i moderni dipartimenti finanziari sta vedendo l'innovazione, insieme all'automazione e all'intelligenza artificiale, entrare in una business unit tradizionalmente analogica. In un panorama normativo in continua evoluzione, mantenere la conformità in linea con l'innovazione tecnologica può rappresentare una sfida, visto che le imprese cercano di accelerare il ritmo del cambiamento digitale.

La compliance è tradizionalmente perseguita tramite policy e regolamenti interni, affiancati da controlli continui per assicurare che le decisioni di spesa siano prese nell'interesse dell'azienda. Oggi, però, un numero sempre maggiore di influenze esterne mette grande pressione sulla conformità dei processi aziendali. Che si tratti dell'introduzione di nuovi regolamenti - come il recente Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) - o di leggi sulla corruzione, l'obbligo di comunicare i termini di pagamento fa sì che un numero crescente di disposizioni di conformità debba essere preso in considerazione dai dipartimenti finanziari e dal procurement.

La sfida per i team finance di tutto il mondo è rappresentata dalle novità legislative in ambito digitale in un ambiente di lavoro che si basa ancora spesso su metodi di lavoro tradizionali e cartacei. In realtà, il 66%[1] dei professionisti del finance ritengono che il loro lavoro dipenda dalla carta più di qualsiasi altra funzione aziendale.

Ma a prescindere dal fatto che i processi del dipartimento finance siano automatizzati o che non sia ancora iniziato il percorso di digitalizzazione, adottare processi di procurement efficienti è fondamentale per la gestione di qualsiasi azienda. In quanto tale, la conformità legislativa non può e non deve ostacolare il processo di acquisto. Dovrebbe semplicemente tutelare il modo in cui si svolge l'attività, aggiungendo solidità al processo e garantendo sicurezza per tutte le parti interessate.

Person looking at map on mobile phone

Una soluzione automatizzata per i processi di acquisto

Il procurement moderno è complesso, ma può essere semplificato facilmente attraverso il controllo di tre documenti fondamentali del processo di acquisto: questo infatti rappresenta l'intera catena di responsabilità e consente di evidenziare eventuali discrepanze, oltre ad evitare spese inaspettate o il pagamento di servizi e prodotti non consegnati.

Questo processo a tre fasi riguarda la riconciliazione tra le informazioni contenute in un ordine di acquisto (PO - Purchase Order), il documento di ricezione della merce e la fattura. Eseguito manualmente, può essere un processo piuttosto lungo, ed è per questo che molte aziende scelgono di automatizzarlo per ridurre i tempi amministrativi nella contabilità fornitori e fornire preziose informazioni sulla consegna dei fornitori e sulla conformità dei prezzi.

Come garantire la conformità in modo efficace

Per molte organizzazioni, raggiungere la conformità legislativa richiede procedure complesse, ma sono essenziali per raggiungere l'efficienza. L'introduzione di processi digitali e di tecnologie per l'automazione può rendere i processi non solo più efficienti e trasparenti, ma anche più affidabili e sicuri.

La conformità normativa deve essere un fattore scatenante per implementare un miglior processo decisionale in tutto il procurement; il Chartered Institute of Procurement and Supply afferma che le aziende possono arrivare a spendere più di due terzi delle entrate per il procurement, di conseguenza anche piccoli miglioramenti al processo possono avere un grande impatto sull'intera azienda, non solo sul dipartimento finanziario.

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