Per l’azienda

Therefore

Cos'è il Document Management?

I vostri dipendenti dove archiviano i documenti e come li recuperano in caso di necessità?

  • Molti si avvalgono della struttura a cartelle; una soluzione logica molto valida ma che varia da persona a persona, in funzione delle preferenze e delle caratteristiche individuali. 
  • Esistono poi le caselle di posta elettronica, anch’esse dotate di una struttura personalizzata a cartelle, spesso diversa da quella adottata in Windows.
  • Infine, ci sono gli archivi cartacei. Questi possono essere personali oppure organizzati specificatamente per la divisione o l’intera azienda; anche in questo caso, la loro struttura spesso varia in base alle esigenze dei dipendenti o delle divisioni che li utilizzano.

Non dimentichiamo l’archiviazione temporanea dei documenti che devono poi essere trasferiti a un’altra destinazione.

Spesso si utilizzano tutte e quattro queste soluzioni, ognuna destinata ad accogliere una parte delle informazioni, aggiornate o meno. Il risultato è una situazione di grande incertezza, dove i documenti sono esposti al rischio di smarrimento, utilizzo da parte di persone non autorizzate, furto e distruzione.

Il problema ha due origini diverse:

  1. Prima di tutto, la struttura gerarchica. Sebbene si tratti di un metodo chiaro e logico di salvare i documenti, ogni gerarchia è differente perché le persone pensano e lavorano in modo diverso.Questo costituisce un problema in caso di sistemi di grandi dimensioni, contenenti informazioni provenienti da più persone.
  2. In secondo luogo, le persone duplicano i documenti in modo da averne una copia in ogni unità di archiviazione, che si tratti della chiavetta USB, dell’unità di rete, dell’unità locale o dell’e-mail. È quindi difficile sapere esattamente qual è la versione più aggiornata.

La soluzione è di abbandonare la struttura gerarchica e di porsi due semplici domande:

- Che tipo di documento è?
- e quale etichetta vorrei applicare al documento per identificarlo?

Per esempio, se desiderate archiviare un contratto, potete aggiungervi un tag direttamente dal pannello di una periferica multifunzione, quindi indicizzarlo facilmente prima di archiviarlo nel sistema di gestione documentale Therefore. È possibile aggiungere i tag ai documenti da qualsiasi applicativo.

Le etichette sostituiscono efficacemente qualsiasi tipo di struttura gerarchica ed evitano la duplicazione dei documenti, dato che chiunque dispone dei diritti di accesso potrà recuperarli da un archivio centrale. Ora disponete di un unico posto dove archiviare, cercare, distribuire e salvaguardare i vostri documenti.

Questa è la bellezza di un sistema di gestione documentale, che offre però innumerevoli altre possibilità.

  • flussi documentali, 
  • archiviazione di e-mail, 
  •  scansione batch, 
  •  protezione dei documenti 
  •  acquisizione automatica dei documenti prodotti da sistemi informatici e archiviazione sicura su supporti protetti

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