E-commerce: il vantaggio di una totale ottimizzazione del flusso di lavoro

Anche se un portale di e-commerce può rappresentare una vetrina importante per le vendite e il marketing online, per renderlo redditizio ed efficace è necessario un approccio olistico e complesso il cui successo dipende essenzialmente dal modo in cui il portale viene integrato nel modello di business e nel flusso di lavoro produttivo del fornitore di servizi di stampa (PSP).

Spesso, le soluzioni web-to-print vengono acquistate più come una conferma dell'importanza rivestita dall'e-commerce e una comoda soluzione aggiuntiva, piuttosto che come un investimento strategico consapevole per far crescere il business. E, per molti PSP, è proprio questo concetto che influisce in ultima analisi sulle performance della soluzione e ostacola il ritorno sull'investimento.

Ci sono essenzialmente due elementi in qualsiasi soluzione web-to-print: la parte front-end che ottiene il lavoro e il back-end che ne garantisce lo svolgimento in maniera efficiente e tempestiva. Pertanto, mentre è importante avere un front-end ben congegnato per attrarre business, è altrettanto vitale che tutto nel back-end sia pronto a elaborare l'ordine nella maniera più rapida ed efficiente possibile.

Considerare l'intero flusso di lavoro

Nonostante possa rappresentare un modo efficace per generare nuovo business, una funzione web-to-print utilizzata semplicemente come vetrina online senza tenere conto degli effetti sull'elaborazione degli ordini e sulla produzione, può sortire effetti negativi sull'intuitività.

La mancata considerazione del flusso di lavoro nel suo complesso è un fattore che può accrescere significativamente l'insorgenza di colli di bottiglia (come ritardi nella risposta agli ordini o assenza totale di risposta), l'entità dei costi (ristampa o rimborsi) e la perdita di opportunità di business (conquista o fidelizzazione dei clienti). Ciò è particolarmente importante nel mercato moderno, in cui gli acquirenti dei servizi di stampa richiedono lavori di piccola tiratura, on-demand e con un rapido turnaround.

È in queste situazioni che l'automazione del flusso di lavoro e la giusta soluzione software sono essenziali.

Tradizionalmente, gli ordini di stampa dei clienti sono stati manualmente registrati in fogli Excel® o anche su carta, prima di essere inviati alla produzione. È quindi naturale per i PSP continuare ad applicare questi metodi agli ordini di stampa ricevuti tramite un portale di e-commerce. Tuttavia, questi processi di produzione "manuale" possono essere inefficienti e soggetti a errore umano. Si tratta di processi che non utilizzano l'approccio "clicca e acquista", pertanto mettono a rischio la capacità di un PSP di soddisfare tempi di esecuzione ristretti, il rapporto con il cliente e, in ultima analisi, la reputazione e il suo stesso business.

Ottimizzazione del flusso di lavoro

L'ottimizzazione della fase di elaborazione (oltre che dell'intero flusso di lavoro) è essenziale. Fortunatamente ci sono pacchetti software che offrono funzionalità web-to-print e possono automatizzare l'intero flusso di lavoro. Alcuni, anche se non tutti, possono collegare tutte le fasi del processo di produzione degli ordini: acquisizione, gestione, produzione ed evasione.

I dettagli dell'ordine di un cliente, quali nome, tipo di ordine, informazioni preliminari, costi ecc., possono essere inseriti ed elaborati senza la necessità di intervento umano per accelerare il processo, facilitando il funzionamento di tutti i processi compresi tra l'inizio (invio del lavoro di stampa) e la fine dell'ordine (consegna).

In seguito, una volta ottimizzata la produzione, il sistema può essere sviluppato ulteriormente per includere elementi non attinenti alla stampa e creare così un reparto marketing virtuale che permetta a un PSP di trasformarsi in un provider di servizi di marketing (MSP).

Cercare di adattarsi al mondo digitale può sembrare difficile e complicato, ma affrontando gli elementi più impegnativi della produzione di stampa con il miglior software web-to-print in grado di soddisfare le esigenze dei PSP, li metterà in condizione di valutare le opportunità di business offerte da un mondo incentrato sull'e-commerce.

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