Informativa sulla privacy per il Sistema di selezione di Canon

La presente Informativa fa parte del sistema di selezione online di Canon, fornito esternamente, che viene utilizzato per scopi di selezione. L'Informativa fornirà ai nostri candidati (“voi/vi” o “vostro/a/i/e”) informazioni generali sul trattamento dei dati personali da parte di Canon, nonché sui diritti che avete ai sensi della legge sulla protezione dei dati. Nella presente Informativa, ci riferiamo a questo tipo di informazioni come "Dati relativi alla selezione". Si prega di leggere questa Informativa con attenzione prima di fornire i vostri dati personali al Sistema di selezione online di Canon.

Per “Canon” si intende Canon Europa N.V e qualsiasi delle sue filiali e affiliate, di volta in volta esistenti. Ci si riferisce inoltre a Canon, nella presente Informativa con “noi”, “ci” o “nostro/a/i/e”.

Raccolta dei dati personali

Raccogliamo dati relativi alla selezione per gestire le nostre risorse, le attività di selezione, nonché per scopi di pianificazione organizzativa. Vogliate trovare di seguito alcuni esempi delle informazioni che potremmo raccogliere su di voi:

  • Informazioni sulla candidatura: Queste informazioni in generale ci dicono chi siete e contribuiscono a costruire un quadro delle vostre capacità e della vostra idoneità per determinate posizioni. Questo tipo di informazioni può includere il vostro nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail, altre informazioni di contatto e le modalità preferite per essere contattati. Queste informazioni possono includere anche le informazioni contenute nella lettera d'accompagnamento, nel curriculum vitae (ad es. qualifiche professionali, esperienza di lavoro precedente, livello di formazione, competenze e abilità, corrispettivo base attuale, bonus addizionali e/o commissioni e interessi ed esperienze personali), informazioni contenute nei vostri account di social media o siti web o account personali (ad es. LinkedIn o Twitter), su come avete sentito parlare della posizione, informazioni circa il tipo di lavoro e i progetti in cui siete stati coinvolti e qualsiasi altra informazione che possiate voler fornire a noi, come parte della vostra candidatura.
  • Informazioni sulla procedura di selezione: Si tratta di informazioni raccolte a seguito della procedura di selezione, come ad esempio i vostri risultati presso i centri di valutazione o i colloqui e le informazioni fornite dai vostri referenti.
  • Informazioni sulle opportunità future: Si tratta di informazioni raccolte al fine di tenerci in contatto con voi circa future opportunità di lavoro presso Canon, come il vostro nome, e-mail, profilo LinkedIn, posizione, area di competenza e il tipo di ruolo che vi interessa. È possibile scegliere di essere esclusi da questo database durante la vostra candidatura, se lo desiderate.
  • Log-in e password e altre informazioni utilizzate in relazione all'autenticazione.
  • Informazioni sul sito del sistema di selezione online di Canon: Si tratta di informazioni relative al vostro utilizzo del nostro portale Web, ad esempio il vostro indirizzo IP. Queste informazioni possono essere raccolte utilizzando cookie e tecnologia simile. Per ulteriori informazioni su come utilizziamo i cookie e tecnologie simili, consultare la nostra Politica sui cookie.

Canon può anche condurre controlli e valutazioni in merito a vostre esperienze pregresse e raccogliere referenze da terze parti e memorizzare tali informazioni durante il processo di selezione (“Controlli sui candidati”). I dati personali relativi a condanne penali o informazioni mediche saranno richiesti solo se consentito dalla legge vigente.

Se avete intenzione di fornirci i dettagli di una referenza o di qualsiasi altra terza parte come parte del vostro curriculum, è vostra responsabilità assicurarvi che la terza persona sia d’accordo a concederci tali informazioni. Se inserite tali dati, Canon potrà presupporre che abbiate ricevuto regolare consenso.

Vi sarà specificato se le informazioni che abbiamo richiesto sono obbligatorie o facoltative. Vi spiegheremo anche le conseguenze se decidete di non fornire informazioni che abbiamo indicato come obbligatorie. In alcune circostanze questo può significare che non saremo in grado di portare avanti la vostra candidatura.

Utilizzo di dati personali

Utilizziamo queste informazioni per la valutazione e la selezione dei candidati. Esempi tipici di utilizzo includono:

  • sostenere ed elaborare la vostra candidatura, per esempio, in modo che possiamo valutare la vostra capacità di soddisfare le specifiche, stilare un elenco ristretto di candidati e verificare le referenze e le qualifiche professionali fornite dai candidati;
  • organizzare e svolgere i colloqui e i test;
  • gestire la nostra sicurezza in loco, ad esempio per garantire che i nostri locali, i beni, le informazioni, i dipendenti e altro personale siano al sicuro;
  • valutare e stimare i risultati dei colloqui e dei test; e
  • ogni altra azione ritenuta necessaria nei processi di selezione, compresa la selezione finale.

Possiamo anche utilizzare i Dati relativi alla selezione per la conformità giuridica e normativa, ad esempio per garantire il rispetto dei requisiti di salute e sicurezza e altri obblighi legali o fiscali, o in relazione a controversie o indagini interne o audit, e per garantire il rispetto delle nostre politiche in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro, le tangenti e la corruzione, nonché il monitoraggio delle pari opportunità.

Ogni volta che verifichiamo i Dati relativi alla selezione fornitici durante il processo di selezione, come parte dei controlli sui candidati, vi verrà detto in anticipo quali aspetti dei vostri Dati relativi alla selezione saranno verificati, inclusa la spiegazione di come saranno effettuati i controlli sui candidati e le informazioni del casellario giudiziario (se raccolte) o le informazioni mediche saranno raccolte solamente attraverso fonti ufficiali autorizzate e in accordo con la legge applicabile.

Elaboriamo i Dati relativi alla selezione solo consentito dalla legge. In generale, li elaboreremo per aiutarci a decidere se stipulare un contratto di lavoro con voi. Altre volte, elaboreremo i Dati relativi alla selezione perché ci avete fornito il consenso, nel tal caso potrete ritirare tale consenso in qualsiasi momento.

Possiamo anche elaborare i vostri Dati relativi alla selezione per conformarci ai nostri obblighi legali o perché legittimi interessi commerciali (per esempio, laddove sia necessario per conoscere i nostri candidati in maniera dettagliatamente sufficiente, per poter operare un efficace processo di selezione).

Divulgazione dei dati personali

(a) All’interno di Canon

Limitiamo l'accesso ai Dati relativi alla selezione alle persone all'interno del nostro gruppo di aziende che hanno "necessità di conoscere" tali informazioni. Per esempio, alcuni individui all'interno di Canon avranno accesso ai Dati relativi alla selezione al fine di elaborare la vostra candidatura e gestire il processo di selezione (ciò può includere personale delle nostre Risorse Umane e persone a cui farete riferimento se la vostra candidatura avrà successo).

(b) Al di fuori di Canon

Canon lavora con terze parti che ci forniscono servizi. Ad esempio, è possibile condividere i Dati relativi alla selezione con tali fornitori di servizi per ospitare la nostra piattaforma per la selezione online, e per condurre lo screening e la verifica della vostra candidatura e le informazioni che ci avete fornito. Ciò include la verifica delle qualifiche accademiche e professionali. In generale, riveleremo i Dati relativi alla selezione solo ai nostri fornitori e ad altre terze parti nelle seguenti circostanze:

  • quando richiesto per legge;
  • in risposta ad una legittima richiesta di assistenza da parte della polizia o di altre forze dell'ordine (tra cui le forze dell'ordine nei paesi in cui Canon o i suoi subappaltatori e agenti operano, così come nei paesi attraverso i quali i vostri dati personali sono stati trasferiti in base alla presente Informativa);
  • per chiedere consulenza legale da parte dei nostri avvocati esterni o in relazione a controversie con terzi.

Canon prenderà le opportune misure tecniche, organizzative e legali per tenere al sicuro i vostri dati personali.

Memorizzazione dei dati personali

Canon è un'organizzazione globale che ha affiliati, procedure aziendali, strutture gestionali e sistemi tecnici che attraversano i confini nazionali. Pertanto, Canon può utilizzare risorse e server situati in vari paesi della regione EMEA. Di conseguenza, i vostri dati personali possono essere trasferiti e trattati al di fuori del paese in cui viene utilizzato un sito web Canon o in cui vengono comunque resi i vostri dati personali. Ciò comprende i paesi al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE) che non hanno leggi che forniscono una protezione specifica per i dati personali.

Ogni volta che trasferiamo i vostri Dati relativi alla selezione al di fuori del SEE o del Regno Unito, prenderemo le misure legalmente necessarie per garantire che siano in vigore adeguate garanzie per proteggere i vostri Dati relativi alla selezione e per assicurarci che siano elaborati in modo sicuro e in accordo con la presente Informativa. Se siete situati nel SEE o nel Regno Unito, potete contattarci per ricevere una copia delle tutele che abbiamo messo in atto per proteggere i vostri Dati relativi alla selezione e i diritti di privacy in queste circostanze.

Conservazione dei vostri dati personali

Conserviamo i vostri Dati relativi alla selezione in accordo con le nostre politiche e procedure interne di conservazione. Canon conserverà i vostri dati personali per 12 mesi dalla data di immissione o dall'ultimo aggiornamento dei dati/informazioni sull'account. Tuttavia, se si decide che non si desidera essere considerati per ulteriori ruoli, è possibile dunque selezionare questa opzione durante la procedura di selezione e, alla conclusione della procedura, elimineremo le vostre informazioni. Dopo 12 mesi dall’immissione o dall'ultimo aggiornamento del vostro profilo, i vostri dati personali saranno resi anonimi e non saranno accessibili per la visualizzazione o il monitoraggio. Prima della procedura di anonimizzazione, Canon può inviare un promemoria per darvi la possibilità di mantenere i vostri dati nella nostra riserva di talenti. Se desiderate mantenere i dati personali nella nostra riserva di talenti dopo il periodo suddetto, potete semplicemente rispondere al promemoria inviato e Canon potrà mantenere i vostri dati per un periodo ulteriore di 12 mesi.

Se avrete successo nel processo di selezione Canon e diventerete dipendenti, i dati personali potranno diventare una parte della vostra scheda dipendente e potranno essere utilizzati per altri lavori/finalità legate all’impiego e potranno altresì essere conservati nella riserva di talenti di Canon per possibili future posizioni. I vostri dati personali possono anche essere soggetti a ulteriori termini di privacy relativi ai dipendenti Canon.

I vostri diritti

Come individui su cui Canon elabora dati personali, avete il diritto di richiedere l'accesso, la rettifica o la cancellazione dei Dati relativi alla selezione che abbiamo su di voi. Avete il diritto di opporvi o limitare determinati tipi di trattamento dei Dati relativi alla selezione e richiedere di ricevere una copia leggibile su supporto informatico dei Dati relativi alla selezione che ci avete fornito.

Se notate un errore nella vostra candidatura che desiderate correggere, siete pregati di aggiornarla nel nostro sistema online o contattarci utilizzando le informazioni di contatto qui di seguito fornite.

È possibile esercitare i propri diritti contattandoci, utilizzando i dettagli forniti nella sezione sottostante. Qualsiasi richiesta di esercizio di uno di questi diritti sarà da noi valutata caso per caso. Possono esserci circostanze in cui non siamo legalmente tenuti ad accogliere la vostra richiesta, per specifiche prescrizione di legge sulla protezione dei dati.

Se avete dubbi circa il modo in cui abbiamo gestito i Dati relativi alla selezione che vi riguardano, vi chiediamo in primo luogo di contattarci. Se siete ancora insoddisfatti, avete il diritto di proporre reclamo presso la vostra autorità garante della protezione dei dati.

Possiamo cancellare i vostri dati personali in qualsiasi momento (incluso il vostro CV), senza alcun preavviso. Pertanto, dovrete conservare la vostra copia dei dati personali fornitici.

Contatti

Canon si impegna a proteggere i vostri dati personali conformemente alle leggi sulla protezione dei dati e sulla privacy. Nelle questioni relative alla presente Informativa, è possibile contattare il Responsabile della protezione dati Canon presso DataProtectionOfficer@canon-europe.com. Potete anche contattare Canon Europe Ltd. al seguente indirizzo:

Canon Europe Ltd,
3 The Square, Stockley Park,
Uxbridge,
Regno Unito
UB11 1ET.

Aggiornamenti alla presente informativa

Possiamo modificare periodicamente la presente Informativa, al fine di riflettere i cambiamenti di legge, l’orientamento normativo o le nostre pratiche di privacy dei dati in conformità con la legge. Quando ciò accade e laddove richiesto dalla legge, vi forniremo una informativa nuova o aggiornata, che descriverà il cambiamento dell’utilizzo dei vostri Dati relativi alla selezione, incluse le azioni, se del caso, che vi saranno richieste.

La presente Informativa è stata aggiornata l'ultima volta il 26/04/2018