Digitalizzare: benefici fin dai primi passi
L'utilizzo di soluzioni ICT a supporto della Digitalizzazione dei processi è un tema presente, oggi più che mai, nelle agende delle principali aziende e Pubbliche Amministrazioni italiane. Cresce, infatti, la consapevolezza che l'introduzione delle ICT offre un'importante opportunità di semplificazione dei processi, generando al contempo sia un recupero di produttività sia un sensibile miglioramento dell'efficacia nell'erogazione dei servizi.
I processi di qualsiasi organizzazione funzionano grazie alla disponibilità di grandi quantità di informazioni, presenti in una molteplicità di documenti aziendali. Nell'immaginario comune un "documento" è tipicamente inteso come un foglio di carta, un supporto fisico che viene utilizzato per annotare, memorizzare, trasmettere, condividere e archiviare informazioni. Sempre più spesso, tuttavia, il documento cartaceo rappresenta solo una copia di informazioni che sono già presenti anche all'interno di sistemi informativi. Raggiungibili e utilizzabili in maniera estremamente più efficiente ed efficace rispetto all'utilizzo della carta.
In uno scenario dove il concetto di "governance delle informazioni" sta sostituendo sempre più quello di "gestione dei documenti", la digitalizzazione deve essere vista non come fine a se stessa, bensì come l'innesco che attiva un percorso di innovazione ed evoluzione organizzativa. Una trasformazione che le organizzazioni del nostro Paese non possono più procrastinare: le ICT sono uno strumento chiave per recuperare produttività e crescere in efficacia, andando a semplificare processi e procedure, come dimostrato dagli studi dell'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano. Per esempio, l'introduzione della Fatturazione Elettronica permette un risparmio compreso tra i 4 e i 12 € a fattura, a seconda del numero di clienti o fornitori con i quali si lavora in regime di Fatturazione Elettronica e dalla tipologia di fatture scambiate (in formato strutturato o non strutturato); la Conservazione Digitale implica benefici netti fino a 3€ a documento, legati principalmente alla dematerializzazione delle copie cartacee.
Per cogliere appieno tutti i benefici che l'approccio alla Dematerializzazione e Digitalizzazione dei processi comporta è opportuno che le organizzazioni si trasformino in un autentiche "Organizzazioni Digitali". Per realizzare in concreto trasformazione è necessario (i) orientarsi verso una gestione per processi, (ii) dotarsi di un'architettura interna - tanto tecnologica quanto organizzativa - integrata e (iii) sviluppare le opportune interfacce per abilitare un dialogo sistematico e strutturato con tutti gli attori dell'ecosistema in cui ogni organizzazione opera. Questi tre prerequisiti sono tra loro fortemente interrelati e, per questa ragione, richiedono di essere perseguiti e raggiunti in successione: solo così è possibile porsi nella condizione migliore per cogliere i vantaggi derivanti da una piena Digitalizzazione.
Esiste una vera e propria "Ricetta" della Digitalizzazione: la Big Picture si compone, infatti, di una serie di "ingredienti" - le singole soluzioni - che vanno opportunamente combinati, secondo la propria Ricetta, appunto, che va "preparata" avendo ben chiaro il risultato che l'organizzazione intende raggiungere. Ingredienti costituiti non solo dai progetti di Digitalizzazione che si vogliono introdurre: fondamentale è la presenza del Commitment di tutte le funzioni aziendali - compreso il vertice dell'organizzazione - e soprattutto una corretta gestione del cambiamento (Change Management). Definita quindi la Ricetta e i suoi ingredienti, occorre poi rivolgere il focus all'interno dell'organizzazione, per effettuare un Assessment sugli ingredienti di cui già effettivamente si dispone e una Gap Analysis per individuare lo scostamento dall'obiettivo (ciò che manca).
Per identificare il percorso ottimale attraverso cui portare a compimento la Digital Business Transformation le organizzazioni devono analizzare criticamente le singole progettualità sulla base (i) dei benefici conseguibili a seguito dell'implementazione dei diversi progetti, commisurati in base allo (ii) sforzo - organizzativo ancora prima che economico o finanziario - necessario per introdurli. Questa lettura consente alle organizzazioni di adottare una "politica dei piccoli passi", con la consapevolezza tanto del risultato complessivo verso cui si intende muovere quanto delle implicazioni gestionali prospettiche insite in ogni singolo step progettuale.