Crea processi aziendali più smart con una corretta digital transformation strategy
È sempre più evidente che la trasformazione digitale non può avvenire rapidamente attraverso un unico grande progetto, né si può eliminare completamente la carta in un ufficio dall'oggi al domani. Le aziende che intraprendono un viaggio fatto di tappe ben definite, identificando i processi e i flussi di lavoro necessari per la digitalizzazione, e considerandoli una priorità, otterranno maggiori benefici in termini di efficacia ed efficienza.
La maggior parte delle organizzazioni oggi lavora con successo in un ambiente ibrido, trovando il giusto equilibrio tra processi aziendali analogici e digitali. Quindi, prima di effettuare un investimento, è opportuno chiedersi: quali sono i processi più importanti, complessi e dispendiosi in termini di tempo? Molti di questi sono presenti nei dipartimenti finance e HR.
L'utilizzo dei processi analogici e dei sistemi legacy è una caratteristica nota dei reparti finanziari. L'88% dei professionisti del settore ammette senza remore di non riuscire a tenere il passo con gli obiettivi digitali aziendali. In un recente sondaggio condotto da Canon, un intervistato su tre ha dichiarato che la propria azienda ha automatizzato la contabilità fornitori, la contabilità clienti o la gestione dei fornitori.
Da dove bisogna iniziare quando si intende avviare la trasformazione digitale del dipartimento finance? Una delle prime azioni da intraprendere dovrebbe essere quella di revisionare il processo di elaborazione delle fatture. L'elaborazione manuale delle fatture è una procedura relativamente comune, ma che può influire in modo negativo sul flusso di cassa. Studi recenti dimostrano che il tasso di errore umano nell'elaborazione manuale delle fatture è compreso tra il 12 e il 15%, indipendentemente dall'anzianità o dall'esperienza del team. La soluzione migliore è implementare l'automazione delle fatture per snellire i flussi di lavoro e automatizzare l'acquisizione, la convalida e l'abbinamento dei dati delle fatture.
Un altro modo per promuovere l'efficienza operativa è introdurre una soluzione Purchase to Pay (P2P) completa e automatizzata. Laddove i flussi di lavoro obsoleti e poco produttivi limitano il potenziale di crescita e ostacolano la redditività, una soluzione P2P automatizzata può far risparmiare tempo, denaro e lavoro amministrativo.
L'evoluzione digitale, ossia il percorso che porta a ridurre l’utilizzo della carta in ufficio, rimane una delle priorità delle aziende, per i benefici che comporta in termini di potenziamento della forza lavoro e accelerazione dell'innovazione. Eppure, nonostante il reparto delle risorse umane sia sottoposto ad una crescente pressione per migliorare la comprensione e la gestione dei dati, due aziende su tre continuano a utilizzare il formato cartaceo per i documenti relativi al personale.
Per avviare la digitalizzazione del dipartimento HR è necessario focalizzare l'attenzione sui processi amministrativi che vengono gestiti manualmente.
L'automazione di processi quali rimborsi spese, richieste di ferie e acquisizione del feedback dei dipendenti può far risparmiare tempo da dedicare ad altre attività come la pianificazione del personale, la consulenza in materia di recruitment e la creazione di programmi di sviluppo e formazione.
La gestione e l'archiviazione della posta in entrata sono operazioni che coinvolgono il reparto finance (ad esempio, per la fatturazione) e le risorse umane (ad esempio, per le domande di assunzione) e, in ultima analisi, supportano l'efficienza dei processi aziendali all'interno delle organizzazioni. Senza un sistema adeguato, lo smistamento della posta diventa un processo dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori. Inoltre, non è possibile sapere chi ha consultato la posta e quando. La realizzazione di una digital mailroom consente di acquisire, identificare e convalidare automaticamente la posta in entrata e successivamente inviarla con i dati di indice pertinenti alle persone o ai sistemi giusti nel giro di poche ore. Attraverso questi processi, la digital mailroom può ridurre i costi operativi e migliorare l'assistenza clienti.
Nelle aziende, i livelli di maturità digitale possono variare tra i diversi reparti o funzioni e lo stesso vale per la digitalizzazione dei processi al loro interno. La chiave per migliorare i processi aziendali di un'organizzazione non è concentrarsi sulla realizzazione di un ufficio paperless, ma ideare una soluzione ibrida, “smart”, e in grado di garantire un equilibrio tra processi manuali, digitali e automatizzati. Ecco la soluzione ideale per le aziende impegnate nel percorso verso la digital transformation.
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