Software per l'automazione della produzione di documenti
Automatizza l'elaborazione dei documenti per accelerare i flussi di lavoro e controllare i costi.
Consigli pratici su come l'automazione e i processi RPA (Robotic Process Automation) possono incrementare l'efficienza della tua azienda
Il problema dell'inefficienza costituisce il principale argomento di discussione nelle riunioni del management aziendale, anno dopo anno, ma nonostante questo è ancora molto diffuso e spesso sembra impossibile da risolvere. Anche se si può avere la tentazione di scaricare tutta la responsabilità su un determinato reparto o progetto, di fatto è spesso dovuto a piccoli colli di bottiglia e inefficienze quotidiani, che si sommano fino a diventare un problema su vasta scala. Il 15% dei dipendenti dichiara di stampare e compilare moduli cartacei solo per copiarli in formato digitale[1] e il 55% dei manager dedica ben otto ore la settimana all'esecuzione di attività manuali ripetitive[2].
Anche se la tecnologia offre nuove soluzioni che consentono di ridurre il numero delle classiche attività manuali, la gestione delle inefficienze si è trasformata in una vera e propria sfida per la funzione IT. Questa situazione offre all'IT l'occasione per dimostrare il proprio valore alle principali figure interne, proponendo nuove strategie e soluzioni per tagliare i costi e promuovere modalità di lavoro più efficienti.
Soprattutto nelle grandi imprese, l'inefficienza può essere endemica. Team e flussi di lavoro si sono evoluti organicamente nel corso del tempo, determinando spesso discrepanze fra le modalità operative delle varie funzioni. A loro volta, gli impiegati possono essere riluttanti ad abbandonare modalità di lavoro ormai consolidate, che dipendono completamente all'infrastruttura legacy. Ma se queste abitudini possono funzionare nel quotidiano, non costituiscono certo le procedure ottimali e finiscono inevitabilmente per produrre un impatto negativo su competitività e innovazione, ostacolando il miglioramento.
Il reparto HR, ad esempio, è oberato dalla burocrazia. La selezione dei candidati e l'organizzazione dei colloqui richiede solitamente molto tempo e un continuo scambio di e-mail, con documenti che devono trasmessi, stampati, compilati, digitalizzati e inviati, e in seguito occorre altro tempo per inserire i dati del nuovo dipendente nel sistema IT. La maggior parte delle aziende (63%) ha automatizzato meno del 50% dei processi HR[3] e deve svolgere a mano tutte le altre operazioni. Per le funzioni amministrative e HR, che costituiscono sostanzialmente un centro di costo per l'azienda, è ancora più importante dimostrare il proprio valore di business tagliando i costi non necessari.
I reparti HR, e le aziende in generale, si trovano nella posizione ideale per risolvere questo problema attraverso l'IT. Con la tecnologia di gestione delle informazioni appropriata, il reparto IT può svolgere un ruolo determinante nella generazione del valore, aiutando le aziende a tagliare i costi e ad aumentare il ROI.
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Una delle soluzioni più efficaci per introdurre un miglioramento operativo consiste nell'utilizzare tecnologie di gestione delle informazioni, come l'automazione del flusso di lavoro e la Robotic Process Automation (RPA), che risultano particolarmente utili nei reparti amministrativi e HR. L'automazione della contabilità fornitori costituisce una delle strategie più comuni per automatizzare i processi AP (Accounts Payable), come la fatturazione, eliminare le attività manuali e aumentare i livelli di visibilità e controllo sui preziosi dati finanziari.
Queste tecnologie offrono vantaggi evidenti. Ad esempio, secondo Hackett Group, le funzioni amministrative più efficienti hanno ridotto gli errori di fatturazione del 60% riducendo gli interventi manuali ad alta probabilità di errore[4]. Dal report emerge che la principale differenza fra un reparto amministrativo tipico e uno con le prestazioni migliori è costituita dai criteri di spesa del budget IT. Anche se il report mostra che gli importi spesi in tecnologia sono simili, i reparti amministrativi all'avanguardia investono nella modernizzazione delle applicazioni esistenti e nell'acquisto di nuove soluzioni digitali.
Sebbene il cambiamento possa apparire come un'impresa impossibile, soprattutto per gli impiegati più abitudinari, è importante sottolineare i vantaggi concreti della tecnologia sulle mansioni quotidiane, che consentono ai dipendenti di concentrarsi sulle attività più importanti, come l'identificazione di nuove opportunità, l'acquisizione di nuovi talenti e lo sviluppo di strategie più intelligenti per la crescita aziendale
Da dove iniziare? Il primo passo di questo percorso consiste nell'identificare le aree più inefficienti. Un'attenta valutazione dei flussi di lavoro attuali consente al reparto IT di individuare le principali carenze. Come vengono trasmessi i documenti all'interno dell'azienda? Quali mansioni costringono i dipendenti a sprecare tempo nella compilazione di documenti strutturati, che potrebbero essere facilmente sostituiti da modelli o compilati automaticamente da un sistema digitale?
In quali aree risulta particolarmente difficile tracciare le informazioni, rischiando di perderle? Con l'introduzione di normative più rigorose in materia di sicurezza e conformità dei dati, oggi è particolarmente importante mantenere il controllo completo delle modalità di trattamento delle informazioni all'interno dell'azienda. Anche in questo caso, l'automazione fornisce vantaggi notevoli. Scoprire dove un dipendente ha lasciato le copie fisiche dei curriculum in ufficio è impossibile, mentre i flussi di lavoro digitali automatizzati garantiscono il tracciamento dei documenti sensibili, come i CV, per tutto il loro ciclo di vita. Questi sistemi possono fornire informazioni sugli utenti che hanno aperto un determinato documento, a chi è stato inviato e dove si trova nei sistemi di archiviazione.
Occorre innanzitutto effettuare una valutazione e quindi creare un piano d'azione a partire dalle trasformazioni che garantiscono un ROI a breve termine. Anche se può sembrare difficile, automatizzando i processi più onerosi dal punto di vista amministrativo è possibile generare valore rapidamente.
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