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Quali cambiamenti possiamo aspettarci nel Workspace del futuro?

Come ripensare il presente e il futuro degli ambienti di lavoro e che cosa significa per la tua azienda.

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Il momento giusto per pensare al workspace del futuro è adesso

La tecnologia ci ha portato a chiederci se l'ambiente di lavoro deve essere per forza un ufficio. Scarica la guida Canon per sapere come prepararti al meglio per il Workspace del futuro.

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The time to think about the workspace of the future is now

Reinventare il nostro Workspace

Mentre ci domandiamo quali saranno gli effetti di questo cambiamento sui nostri uffici, sui nostri modi di lavorare e sulla nostra vita in generale nel futuro, sentiamo parlare tantissimo di "tornare a lavoro1". Ebbene, nella maggior parte dei casi, i team sono stati in grado di lavorare e hanno dimostrato su larga scala che un ufficio fisico non è indispensabile per lavorare. In tempo di crisi, le aziende sono rimaste a galla grazie alla tecnologia. Cosa significa questo per il futuro delle nostre aziende? Gli uffici fisici verranno forse eliminati?

In realtà, questo è improbabile. Nell'ultimo decennio il dibattito sullo smartworking è stato molto intenso, ma nella realtà quanto c'era di vero? Nel breve periodo, ci sono alcune difficoltà da affrontare per permettere ai team di collaborare, pur rimanendo fisicamente separati. Tuttavia, una visione di lungo termine ci mostra che ora abbiamo l'opportunità di ridisegnare i nostri ambienti di lavoro, utilizzando gli insight raccolti dai nostri team durante questo periodo.

Un Workspace moderno

Per quanto riguarda il futuro a breve termine, i dirigenti aziendali devono cercare di comprendere quale spazio si adatta alle loro esigenze. I primi dati mostrano che, nonostante gli immobili fisici aumentino i costi per le aziende, molti dirigenti, di fronte all'obbligo di distanziamento sociale e alla tendenza generale a evitare gli assembramenti, stanno optando per un ampliamento degli uffici. Questo può avvenire in modo tradizionale, servendosi di spazi fisici più grandi, o aggiungendo altri tipi di ambienti da remoto in grado di offrire una modalità di lavoro collaborativa, ma che migliorino il grado di benessere dei dipendenti.

Deve essere preso in considerazione anche lo smart working. Se da un lato la situazione di costrizione ha avuto un forte impatto emotivo, che è stato ben documentato, si è notato anche che alcuni dei fattori che scatenano lo stress lavorativo nell'ambiente domestico spariscono. Infatti, una forte maggioranza di lavoratori ha affermato che la flessibilità del lavoro da casa ha permesso loro di essere più produttivi e, allo stesso tempo, di ottenere un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Detto ciò, non è la situazione perfetta per tutti, in quanto molti affermano che c'è ancora un fattore di socialità che manca. In altri termini, il lavoro da remoto offre in misura molto più ridotta la possibilità di apprendere dai propri pari, l'interazione spontanea e la collaborazione creativa informale2. E poi, ci sono dei dettagli molto piccoli, ma in ogni caso rilevanti, come l'accesso a una stampante3. Tuttavia, nonostante questi siano fattori di importanza fondamentale per quei dipendenti che vogliono tornare in ufficio, è molto probabile che cercheranno di farlo in modo differente rispetto al passato. Tra le preoccupazioni maggiori di questo periodo, subito dopo quelle relative alla salute e all'igiene, vi sono quelle che riguardano il timore di perdere la nuova flessibilità e il nuovo equilibrio tra lavoro e vita privata4. La forza lavoro ormai comprende quattro generazioni differenti. Pertanto, vale la pena considerare un'impostazione del lavoro configurabile in base alle preferenze e allo scopo.

Questo è il momento ideale per iniziare a pensare a come colmare il divario tra lo smart working e il lavoro in ufficio più tradizionale, creando ambienti che tengano conto delle persone. Un posto dove il team sia felice di passare il tempo senza sentire quella pressione e quella formalità che ormai dovrebbero appartenere al passato. E' importante valutare come mantenere gli spazi interattivi per incoraggiare la collaborazione e la creatività. Non pensarli solo come "workspace": pensali piuttosto come uno "spazio che consente prestazioni elevate".

The workspace reimagined

Tecnologia e cambiamento vanno di pari passo

Già prima della pandemia, la trasformazione digitale ha determinato una maggiore agilità nel lavoro. In quel contesto, infatti, il modo di lavorare stava cambiando grazie ai continui sviluppi della tecnologia. Oggi si sono aperte moltissime possibilità in termini di modalità e luoghi di lavoro, che forse non erano state prese in considerazione prima. Non si tratta più di andare in ufficio, eseguire i propri compiti, tornare a casa e ripetere tutti i giorni quello schema5.

Già prima dell'emergenza, le principali innovazioni tecnologiche, come le videochiamate e la collaborazione in cloud, avevano iniziato a rivoluzionare gli ambienti di lavoro tradizionali, consentendo a molte aziende di adottare pratiche di lavoro da remoto. Ora, il modo in cui scegliamo di vivere influenza sempre più il nostro modo di lavorare. Possiamo quindi aspettarci altri cambiamenti, man mano che ulteriori innovazioni consentiranno la creazione di ambienti di lavoro che riflettano un approccio basato sullo stile di vita6.

Ad esempio, gli spazi potrebbero essere suddivisi in aree progettate in quest'ottica. A volte in ufficio potrebbe essere necessario uno spazio tranquillo in cui sedersi e concentrarsi: a tal fine, si potrebbero introdurre ad esempio zone silenzio senza telefoni, in cui non sia consentito parlare. O anche una "capsula di concentrazione". A volte, potrebbe essere necessaria una sessione di collaborazione informale, ad esempio in una sala in cui siano disponibili giochi e strumenti tecnologici che stimolano la creatività e lavagne interattive digitali integrate in sedie e tavoli. A volte, potrebbe essere necessario avere un incontro informale con un collega. Questo significa che potremmo addirittura aspettarci un'espansione degli spazi.

E questa è solo la punta dell'iceberg. Chi si occupa di innovazione sta prendendo in considerazione ogni possibilità: realtà aumentata, esperienze olografiche o workspace virtuali in edifici per uffici in co-working. L'intelligenza artificiale potrebbe svolgere il ruolo di "addetto alla sicurezza" e le sale riunioni potrebbero essere controllate da app. Altre innovazioni possibili comprendono sensori intelligenti che utilizzano dati in tempo reale per ottimizzare il calore e l'illuminazione, non solo per risparmiare sui costi, ma anche per adattarsi alle esigenze dei singoli utenti. Inoltre, potrebbero essere introdotti dispositivi indossabili con servizi di riconoscimento vocale e facciale integrati e sensori dell'umore. Facebook ha persino cercato di creare un ufficio utilizzando la realtà virtuale iper-realistica, in cui i lavoratori fossero in grado di interagire come avatar utilizzando visori VR7.

Osservando il ventaglio di opportunità offerto dai progressi tecnologici per l'ampliamento delle modalità di lavoro, si può iniziare a vedere come questi possono influenzare positivamente fattori chiave quali la produttività, la sostenibilità, l'efficienza dei costi, la soddisfazione dei dipendenti e il loro benessere.

Ma dobbiamo ricordare che investire in tecnologia per il miglioramento del Workspace richiede una strategia chiara e non solo una dislocazione della situazione attuale in un framework digitale.

Qual è la direzione da prendere?

Per molti di noi, un ambiente iper digitalizzato e ad alta tecnologia non è in programma nel prossimo futuro. Tuttavia, ciò non significa che una configurazione collaborativa e a elevate prestazioni non possa essere inserita in agenda. La trasformazione digitale è un percorso, così come lo è l'adattamento delle abitudini di lavoro. Grazie ai continui progressi nel cloud che consentono di eliminare i problemi legati allo spazio fisico, è possibile pensare a un mix di lavoro da remoto, da hub e dall'ufficio come a una realtà economica, scalabile e flessibile. Inoltre, questa potrebbe rivelarsi una strategia "a prova di futuro", nel caso in cui si verificassero di nuovo eventi a livello globale in grado di sconvolgere il clima aziendale. Maggiore è la capacità di adattamento dell'azienda, più la sua crescita aumenta, indipendentemente dagli eventi esterni.


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