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DWF: facciamo le cose in modo differente
DWF: facciamo le cose in modo differente
La sfida
DWF LLP rappresenta una delle storie di successo del settore legale nel Regno Unito, essendo cresciuta rapidamente da uno studio di quattro persone a un'azienda che impiega 2.300 dipendenti in 13 uffici internazionali. L'azienda, a fronte di questo successo, mira a scalare le classifiche per diventare una delle 15 aziende del settore legale più importanti: un obiettivo che riguarda molto più che le sole prestazioni finanziarie.
Per Andrew Leaitherland, Partner Gestionale e CEO, "La nostra grande opportunità è quella di fare le cose in modo differente". Questa filosofia ispira i tre pilastri strategici dell'azienda: offrire una migliore assistenza ai clienti, lavorare in modo più redditizio e costruire un ambiente che attiri i migliori talenti e li faccia lavorare al massimo del loro potenziale. In un settore dominato da processi ad elevato consumo di carta, la gestione digitale della stampa e delle informazioni è fondamentale per raggiungere questi obiettivi.
"Il settore continua a utilizzare metodi di lavoro tradizionali", spiega Janice Moores, Service Delivery e Procurement Manager presso DWF. "Il superamento di quelle attività che richiedono tempo e un elevato uso di carta, ci offre un notevole vantaggio competitivo". Di conseguenza, DWF ha deciso di digitalizzare i processi fondamentali del proprio business e di creare un ambiente di lavoro più flessibile. In termini pratici, l'azienda aveva bisogno di gestire il costo e la complessità della produzione di 57 milioni di stampe ogni anno. Inoltre, doveva essere conforme alle richieste delle rigorose normative del settore per la protezione dei dati sensibili dei clienti.
"Canon si è presa il tempo necessario per comprendere a fondo le esigenze e la vision della nostra organizzazione e, attraverso i suoi servizi di consulenza, ci ha permesso di identificare le aree nelle quali la tecnologia poteva aiutarci a lavorare in modo più intelligente."
La soluzione di Canon
Lavorando a stretto contatto con DWF, Canon ha creato una nuova strategia per la gestione documentale, rivisitando l'infrastruttura di stampa a livello generale. Sono pertanto stati introdotti l'accesso e la stampa mobile dei documenti insieme alla Digital Mailroom, al fine di digitalizzare e rendere disponibili automaticamente tutti i documenti, sotto forma di e-mail, direttamente nella casella di posta del destinatario. Progettata per aiutare il personale a lavorare in modo flessibile, in viaggio o da una postazione mobile, la soluzione documentale include anche un sistema di identificazione e pubblicazione dei lavori protetto per consolidare la sicurezza delle informazioni.
"Canon ci ha sfidato a guardare oltre i tradizionali confini del settore in cui operiamo e a interrogarci su ciò che aspiriamo ad essere come azienda. Insieme, siamo riusciti a realizzare cose che nessun altro studio legale è mai stato in grado di ottenere."
Vantaggi
Forse l'impatto maggiore della trasformazione digitale dell'azienda lo hanno percepito i dipendenti di DWF che, ora, dispongono di strumenti per lavorare in modo efficiente indipendentemente dal luogo in cui si trovano. Questo differenzia l'azienda dalla concorrenza in termini di assistenza fornita ai clienti, come spiega Moores: "Consentendo ai nostri utenti di accedere alle informazioni fondamentali e ai processi aziendali ovunque si trovino, incoraggiamo l'efficienza e la voglia di fare di più per i nostri clienti".
A livello aziendale, l'ufficio DWF è ora un ambiente più collaborativo, in quanto la nuova infrastruttura di stampa permette ai clienti di stampare in remoto dagli uffici DWF. Moores commenta, "Il fatto che i clienti possano venire in uno qualsiasi dei nostri uffici e operare come se fosse la loro sede di comptenza è qualcosa che nessun altro studio legale può offrire".
Anche i vantaggi della Digital Mailroom di Canon sono stati notevoli. Oltre a ottimizzare il flusso di informazioni in tutta l'azienda, DWF ha previsto che la soluzione rappresenterà un ritorno sull'investimento entro due anni e successivamente un risparmio fino a 1 milione di sterline l'anno.
Grazie a documenti digitalizzati, archiviati e protetti, il modo in cui le persone ricercano e conservano le informazioni è stato completamente trasformato. I dipendenti possono ora lavorare in modo più veloce ed efficiente, senza dimenticare che la ridotta necessità di documenti cartacei ha prodotto enormi risparmi di spazio in ufficio, con costi per l'archiviazione fisica ridotti di oltre il 50%.
L'innovazione, tuttavia, non mette a repentaglio la sicurezza: l'intera soluzione è certificata in base al più rigoroso standard internazionale in tema di gestione della sicurezza delle informazioni: l'ISO 27001. Con il monitoraggio e l'attività di report degli obiettivi ambientali, la soluzione consente a DWF di ridurre le emissioni di anidride carbonica e di garantire all'azienda la completa certificazione ISO 14001.
L'approccio sta chiaramente funzionando: nel 2014 il Financial Times ha riconosciuto l'azienda come una delle più innovative in tutta Europa. Moores conclude:
"Ogni scelta e ogni soluzione ci ha aiutato a migliorare l'assistenza che offriamo ai nostri clienti, il lavoro del nostro team e la capacità di attirare i migliori talenti. Canon ci ha aiutato a creare un ambiente di lavoro ottimizzato e operativo in tutti i nostri 13 uffici. Possiamo concentrarci ad offrire la migliore consulenza legale possibile con la certezza che la nostra azienda è in mano a professionisti esperti."