Dal cartaceo al digitale: in che modo una gestione delle informazioni HR più intelligente genera un impatto strategico

Nonostante tutto questo slancio verso il futuro, i processi HR non si sono evoluti di pari passo. Come mai? Per quale motivo oggi tanti professionisti HR devono ancora fotocopiare contratti e inserire manualmente dati nei fogli di calcolo, come se fossimo nel 2005?

Sebbene i profondi cambiamenti delle normative sulle assunzioni e delle modalità di lavoro in molte aziende abbiano reso l'HR sempre più centrale e l'abbiano trasformata da funzione tattica a priorità strategica, molti reparti HR continuano a essere ostacolati da processi manuali, flussi di lavoro lenti e sistemi frammentati.

Malgrado i progressi tecnologici, il 48% dei professionisti HR valuta la propria gestione delle informazioni come mediocre o scarsa¹. Molti continuano a utilizzare processi cartacei, catene di e-mail e fogli di calcolo per tenere traccia dei fascicoli dei dipendenti, della conformità e dei feedback. Questa inefficienza comporta uno spreco di tempo, aumenta i rischi e limita la capacità dell'HR di fornire valore strategico.

Affinché i team HR generino il massimo valore in un'azienda moderna, è necessario che smettano di operare in modo reattivo e inizino ad agire in modo preventivo. Per farlo, devono disporre di strumenti che consentano loro di gestire le attività amministrative in modo più efficiente e con minore supervisione, in modo tale da avere più tempo per guidare il cambiamento all'interno delle organizzazioni.

Quando i processi HR non funzionano, l'intera organizzazione ne risente.

Un'esperienza di onboarding scadente, ad esempio, può lasciare un'impressione negativa per molto tempo. L'impatto può essere significativo: un dipendente su quattro potrebbe provare delusione entro i primi tre mesi². Sistemi obsoleti possono comportare anche potenziali rischi di conformità: il 31% delle organizzazioni ammette che la sicurezza dei dati HR è inadeguata³. Queste inefficienze aumentano il turnover, generano rischi di governance e impediscono all'HR di concentrarsi su priorità strategiche.

In media, i team HR dedicano cinque o più ore a settimana ad attività amministrative⁴, e, nel caso delle organizzazioni più grandi, il dispendio di tempo aumenta notevolmente. In assenza di sistemi digitali efficaci, i professionisti HR trascorrono gran parte del tempo a inseguire approvazioni, monitorare manualmente la conformità e compilare report, anziché concentrarsi sulla strategia di gestione dei talenti.

Sebbene i reparti HR gestiscano le informazioni sensibili dei dipendenti, molti di essi si affidano ancora a fogli di calcolo disconnessi, a documenti cartacei o a sistemi obsoleti. Nel 2023, le sanzioni legate al GDPR hanno superato i 2,1 miliardi di euro in tutta l'Unione europea⁵. Senza sistemi automatizzati e sicuri per il monitoraggio della conformità, le organizzazioni si espongono a rischi legali sempre maggiori.

I team HR conservano dati preziosi sulla forza lavoro, ma spesso non dispongono degli strumenti necessari per analizzarli e trarne valore. Poiché i responsabili HR ambiscono a una posizione più strategica rispetto ai team di leadership esecutivi, l'accesso a insight in tempo reale su trend dei dipendenti, carenze di competenze e rischi di abbandono del personale sarà fondamentale per passare da un processo decisionale reattivo a uno proattivo⁶.

Le organizzazioni più all'avanguardia stanno adottando processi HR automatizzati e digital-first, che riducono il carico amministrativo, migliorano la sicurezza e danno accesso a insight generati dai dati. Così facendo, ottengono vantaggi che vanno ben oltre la tradizionale gestione del personale HR.

Grazie all'automazione, i team HR possono ridurre drasticamente i carichi di lavoro amministrativi. Canon Italia, ad esempio, ha implementato internamente un sistema digitale di case management HR, riducendo i tempi amministrativi del 15% e migliorando al contempo il monitoraggio della conformità⁷. Funzionalità come i portali HR self-service consentono ai dipendenti di accedere alle policy aziendali, richiedere permessi e aggiornare i propri fascicoli senza intervento manuale da parte dell'HR, riducendo le richieste al team fino al 50%⁸.

Il monitoraggio automatico dei documenti e della conformità e l'accesso sicuro in base ai ruoli alle informazioni HR riducono significativamente i rischi in termini di conformità e sicurezza. Su questo fronte, ci sono stati evidenti progressi: oltre il 53% dei responsabili IT ha già implementato misure di sicurezza automatizzate per i documenti dell'HR per impedire accessi non autorizzati⁹.

I team HR utilizzano una serie di metodi per monitorare i dati critici della forza lavoro, come il turnover e i trend di engagement. Molti di questi metodi prevedono che i dipendenti HR rivedano manualmente le informazioni provenienti da fonti diverse per redigere poi report di stato. Le dashboard in tempo reale offrono un accesso immediato a questi dati, oltre all'analisi predittiva per aiutare i responsabili HR ad anticipare le esigenze di assunzione, individuare i rischi di abbandono del personale e prevedere le future lacune di competenze¹⁰.

L'HR si occupa di persone, non di processi. Un approccio digital first consente di migliorare l'onboarding, il monitoraggio delle performance e l'accessibilità ai servizi HR, offrendo ai dipendenti l'esperienza digitale ottimale che si aspettano. Secondo una ricerca condotta da Canon, le aziende che modernizzano i propri sistemi HR registrano un incremento del 25% nella soddisfazione dei dipendenti¹¹.

Per molti team HR, la digitalizzazione della gestione delle informazioni può sembrare molto impegnativa. La buona notizia è che la trasformazione non deve necessariamente essere dolorosa o immediata. Un approccio strutturato in fasi consente di ottenere risultati rapidi, gettando le basi per una digitalizzazione a lungo termine.

1. Valutare le inefficienze attuali: identifica i colli di bottiglia nei flussi di lavoro HR e nel monitoraggio della conformità.
2. Scegliere un sistema di gestione delle informazioni HR (Human Resources Information System, HRIS) integrato: assicurati che includa funzionalità di automazione, analisi dei dati e controlli di accesso sicuri.
3. Digitalizzare e centralizzare i fascicoli dei dipendenti: passa dall'archiviazione cartacea a quella digitale per un accesso più rapido e una maggiore sicurezza.
4. Automatizzare i flussi di lavoro HR principali: inizia con attività come l'onboarding, il monitoraggio della conformità e la valutazione delle prestazioni per ottenere risultati immediati.
5. Rafforzare la conformità e la sicurezza: implementa politiche automatizzate per la conservazione dei documenti, registri di controllo e accesso in base ai ruoli.
6. Supportare l'adozione con formazione e gestione del cambiamento: assicurati che i team e i dipendenti HR si sentano a proprio agio con i nuovi sistemi.

I responsabili HR hanno un'opportunità unica per ridefinire il proprio ruolo all'interno dell'azienda. Piuttosto che semplici amministratori, possono diventare leve strategiche, responsabili della pianificazione della forza lavoro e delle decisioni chiave. Per riuscirci, però, hanno bisogno di strumenti digitali moderni che consentano loro di concentrarsi sulle persone, piuttosto che sulla burocrazia.

Il passaggio a una gestione intelligente delle informazioni non è solo questione di efficienza, ma rappresenta un cambiamento radicale nel modo in cui opera l'HR. Chi sarà in grado di modernizzare i propri processi migliorerà l'esperienza dei dipendenti e la conformità e otterrà gli insight necessari per il successo aziendale.

Oggi, non ci si chiede più se digitalizzare la funzione HR, ma quanto velocemente occorra farlo.