I tre ostacoli invisibili che rallentano le tue operazioni (e come superarli)

Molti responsabili hanno investito in piattaforme ERP, strumenti cloud e automazione dei flussi di lavoro, ma continuano a riscontrare inefficienze, rischi di conformità e processi frammentati che ostacolano le performance aziendali.

Oggi, la vera sfida non è più "digitalizzare", ma integrare i flussi di lavoro digitali in tutto l'ecosistema aziendale, per migliorare l'efficienza, garantire la conformità e aumentare la reattività del business.

Perché la tecnologia, da sola, non basta a generare efficienza. Molti processi restano ancora parzialmente manuali, con dati bloccati nei silos, approvazioni lente e conformità che richiede ancora interventi umani. Non sorprende quindi che, secondo una ricerca PWC, il 69% dei leader delle operazioni e della supply chain ritenga che gli investimenti tecnologici non abbiano portato ai risultati attesi¹.

Ma c'è una via d'uscita: concentrandosi su tre ostacoli spesso sottovalutati (processi manuali, sistemi disconnessi e mancanza di visibilità sulla conformità) i responsabili operativi possono eliminare i colli di bottiglia e sbloccare il vero valore dei loro investimenti digitali.

Anche se molti processi cartacei sono ormai stati eliminati, le inefficienze continuano a persistere in flussi di lavoro solo parzialmente automatizzati, sistemi scollegati e lacune nella conformità. Affrontare queste problematiche non richiede necessariamente l'adozione di nuove tecnologie, ma un approccio più intelligente e connesso alla gestione delle informazioni.

Nonostante l'ambiente aziendale sia sempre più digitale, molte persone si trovano ancora a gestire flussi di lavoro critici con strumenti obsoleti. Processi come l'approvazione delle fatture, la rendicontazione normativa o la gestione della posta aziendale coinvolgono ancora spesso inserimenti manuali, lunghe catene di e-mail e fogli di calcolo scollegati.

Un esempio emblematico è il processo di gestione dei conti fornitori (Accounts Payable, AP). In molte aziende, i team AP si affidano ancora a flussi approvativi via e-mail e all'inserimento manuale dei dati, con conseguenti ritardi ed errori costosi. Al contrario, automatizzare la ricezione, la validazione e l'approvazione delle fatture consente di velocizzare i flussi di cassa, migliorare l'accuratezza e liberare risorse da dedicare ad attività più strategiche.

I sistemi disconnessi rallentano in modo significativo le operazioni aziendali. Quando ERP, CRM, software finanziari e piattaforme di gestione documentale non comunicano tra loro, i dipendenti sono costretti a trasferire manualmente i dati tra i sistemi. Il risultato? Errori, colli di bottiglia e perdita di tempo.

Un esempio concreto è la gestione dei contratti. Molte aziende gestiscono ancora contratti tramite e-mail e fogli Excel, rendendo difficile tracciare le approvazioni, tenere sotto controllo le versioni e garantire la conformità. Automatizzare l'intero ciclo del contratto, dalla redazione all'approvazione fino alla firma, consente una visibilità completa del processo, tempi di esecuzione più rapidi e una conformità costante.

Le richieste normative sono sempre più complesse, ma molte organizzazioni non hanno piena visibilità sui rischi legati alla sicurezza dei documenti, alla governance delle informazioni e al rispetto delle normative. Ad esempio, il 53% delle aziende non dispone di un sistema automatizzato per la gestione dei diritti di accesso ai documenti², aumentando notevolmente il rischio di sanzioni e danni reputazionali.

Una risposta efficace a questa sfida è l'adozione di una digital mailroom, che permette di automatizzare l'acquisizione e l'instradamento dei documenti in arrivo, indipendentemente dal formato: e-mail, scansioni o moduli digitali. In questo modo, ogni documento raggiunge immediatamente la persona o il team corretto, riducendo al minimo il rischio di accessi non autorizzati o perdite di informazioni sensibili.

Ottimizzare i flussi informativi significa migliorare la resilienza, l'agilità e l'efficienza economica dell'intera organizzazione. Tuttavia, come illustrato nella sezione precedente, anche le aziende che hanno avviato la digitalizzazione continuano a lottare con automazione incompleta, silos informativi e falle nella sicurezza che ostacolano il processo decisionale. Come possono i team operativi sbloccare il valore dei loro investimenti digitali?

Ridurre l'intervento manuale nei processi chiave può migliorare sensibilmente l'efficienza aziendale. Secondo una ricerca Canon³, un'automazione efficace può ridurre i tempi di elaborazione fino al 50%: tempo che può essere reindirizzato verso attività a maggior valore aggiunto.

Integrare i flussi informativi tra sistemi aziendali come ERP, CRM e piattaforme documentali elimina i blocchi operativi e permette decisioni più rapide, supportate da dati coerenti. Le aziende che adottano l'automazione end-to-end hanno il 75% di probabilità in più di ottenere un vantaggio competitivo rispetto a quelle che non l'hanno ancora implementata⁴.

La gestione intelligente delle informazioni gioca un ruolo decisivo anche in ambito normativo. Solo il 51% dei team IT dichiara di avere policy di conservazione documentale completamente automatizzate⁵. Ciò non solo aumenta il rischio di non conformità, ma impone un carico di lavoro elevato per gestire queste attività manualmente. Implementare una governance dell'informazione a livello aziendale rafforza la sicurezza dei documenti, semplifica la conformità e riduce il rischio di esposizione legale.

Il risultato? L'ottimizzazione della gestione documentale può ridurre i costi operativi fino al 30%⁶. Ottimizzando i tempi di elaborazione dei documenti, eliminando i passaggi manuali e automatizzando i controlli di conformità, ogni azienda può risparmiare risorse e aumentare la produttività.

Digitalizzare i processi può sembrare complesso, ma in realtà è un percorso fatto di azioni semplici e mirate:

1. Analizza i flussi di lavoro attuali per identificare inefficienze, colli di bottiglia e attività manuali superflue.
2. Elimina le barriere tra reparti integrando dati e processi tra ERP, CRM e sistemi di conformità.
3. Automatizza i processi critici, come l'approvazione delle fatture, la gestione dei contratti e la distribuzione documentale, tramite strumenti come la digital mailroom.
4. Potenzia sicurezza e conformità con politiche di conservazione automatizzate, controlli di accesso evoluti e una governance unificata.
5. Affidati a partner esperti in soluzioni di gestione delle informazioni, in grado di garantire un'integrazione efficace e sostenibile.

La prossima fase del tuo percorso di trasformazione digitale non consiste nell'adottare nuove tecnologie, ma nell'usare meglio quelle esistenti. Le organizzazioni che sapranno colmare il divario di efficienza (automatizzando con intelligenza, integrando i sistemi e garantendo flussi informativi continui) saranno le più rapide, agili e resilienti.

Il vero punto di svolta sta nell'identificare i processi ad alto impatto, digitalizzarli in modo strategico, connettere infrastrutture finora isolate e ridurre la dipendenza da controlli manuali sulla conformità. Solo così la trasformazione digitale potrà esprimere tutto il suo potenziale.

Una gestione delle informazioni davvero efficace non è più una scelta, ma una leva strategica fondamentale che genera risultati misurabili. Con strumenti concreti, come digital mailroom, gestione dei contratti e automazione dei processi finanziari, le aziende possono finalmente superare la frammentazione operativa e costruire un modello più efficiente, connesso e pronto per il futuro.