Padroneggiare il ciclo di vita della gestione delle informazioni per ridurre il rischio aziendale

Gli spazi di lavoro moderni sono più rapidi, connessi e digitali che mai. Il flusso di dati tra persone, piattaforme e luoghi è costante. Dai contratti agli aggiornamenti per i clienti, ogni documento si accompagna a un fattore di valore e uno di rischio.

La sfida dei responsabili IT non è solo di stare al passo di tale ritmo crescente, ma di gestirlo e metterlo in sicurezza. È qui che la gestione delle informazioni entra in gioco: aiuta le organizzazioni ad assumere il controllo, a ridurre i rischi e a tutelare la fiducia in un mondo in continuo movimento.

La gestione delle informazioni (IM) aiuta le organizzazioni a controllare i processi che governano i flussi di dati all'interno dell'azienda, che includono i dati in entrata, come fatture e contratti, e i dati in uscita, come buste paga e aggiornamenti per i clienti.

Tuttavia, molte di queste informazioni sono sensibili. Se vengono smarrite, pubblicate o inviate al destinatario sbagliato, l'impatto può essere grave. L'azienda potrebbe esporsi al rischio di violazioni dei dati, sanzioni, danni alla reputazione o perdita di fiducia da parte di clienti e dipendenti.

La maggior parte dei responsabili IT è consapevole dell'importanza della protezione dei dati, ma fatica a riuscire a individuare i punti deboli. Per evidenziarli, ricorriamo a un semplice framework che suddivide il ciclo di vita della gestione delle informazioni in tre fasi: acquisizione, elaborazione e distribuzione.

L'acquisizione è il primo passaggio del ciclo di vita della gestione delle informazioni. Si riferisce al modo in cui i dati vengono estratti da documenti fisici o digitali e trasferiti nei sistemi aziendali.

Prendiamo gli esempi di un responsabile delle assunzioni che carica la scansione del passaporto di un nuovo dipendente o di un lavoratore da remoto che rivede un contratto riservato. Questi documenti spesso contengono informazioni personali o business-critical.

Se il processo di acquisizione non è sicuro, vi è il rischio che i dati vengano intercettati, deviati o visualizzati dalla persona sbagliata. Questo può portare a violazioni dei dati, sanzioni normative, danni alla reputazione e perdita di fiducia.

Per ridurre questi rischi, le organizzazioni devono ricorrere a strumenti di acquisizione sicuri con funzionalità quali crittografia, accesso sicuro e flussi di lavoro preconfigurati. Questi controlli contribuiscono a garantire che i documenti sensibili vengano gestiti correttamente, fin dal primo momento in cui entrano nei sistemi.

Una volta inserite le informazioni nei sistemi, devono essere gestite in modo sicuro. Entriamo quindi nella fase dell'elaborazione, che riguarda le modalità di archiviazione, accesso e gestione dei dati in tutta l'organizzazione.

Pensiamo al complesso di informazioni in possesso delle aziende: registri delle buste paga, revisioni delle prestazioni, documenti sanitari, piani strategici. Se questi dati non vengono protetti o finiscono nelle mani della persona sbagliata, le conseguenze possono essere gravi. Un singolo errore, come l'accesso di un dipendente ai piani di ristrutturazione riservati, potrebbe causare interruzioni interne o persino perdite esterne.

Per evitare questo problema, le organizzazioni devono prevedere un rigido protocollo di controlli interni. L'accesso basato sui ruoli, gli audit trail e le regole di conservazione automatizzate contribuiscono a garantire che l'accesso ai dati sensibili sia garantito solo alle persone preposte e che le modalità di archiviazione rispettino gli standard normativi come il GDPR.

La distribuzione è la fase finale del ciclo di vita della gestione delle informazioni e riguarda le modalità di uscita delle informazioni dall'azienda, il contenuto informativo e i destinatari. Può trattarsi di diversi tipi di informazioni, dalle fatture per un cliente ai comunicati stampa, fino a documenti sensibili delle Risorse umane.

Se le informazioni sensibili vengono inviate alla persona sbagliata, l'impatto può essere immediato e di ampia portata. Consideriamo lo scenario in cui un dipendente delle Risorse umane intende inviare le informazioni sanitarie di un nuovo assunto al responsabile di linea, ma seleziona accidentalmente il destinatario sbagliato con lo stesso nome. Un semplice errore di questo tipo potrebbe avere conseguenze disastrose, che spaziano dai danni alla fiducia alle conseguenze legali.

Per ridurre i rischi, le organizzazioni hanno bisogno di adottare misure di sicurezza al momento della consegna delle informazioni. Conferma del destinatario, prova di consegna e protocolli di comunicazione sicuri sono strumenti che contribuiscono a garantire che i documenti vengano consegnati solo a chi di dovere. Gli strumenti di automazione possono aggiungere un ulteriore livello di protezione, registrando ogni passaggio per garantire la tracciabilità completa.

Nel complesso panorama IT odierno, la gestione delle informazioni è fondamentale per ridurre i rischi e proteggere ciò che conta di più: dati, clienti e colleghi.

Suddividendo il ciclo di vita della gestione delle informazioni in tre fasi distinte, i responsabili IT possono adottare un approccio più strutturato e proattivo alla gestione dei rischi e alla sicurezza delle informazioni sensibili.

La tecnologia svolge un ruolo fondamentale nell'acquisizione, nella distribuzione e nell'elaborazione sicura delle informazioni. Usando gli strumenti giusti si riducono gli errori manuali, si applicano regole e si garantisce la sicurezza dei dati sensibili in ogni fase del processo. Ciò si traduce in minor numero di violazioni, rispetto della conformità e maggiore fiducia in tutta l'organizzazione.

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