Sommersi dai dati: perché i team finance devono ripensare la gestione delle informazioni

Infatti, nonostante la trasformazione digitale abbia già riplasmato molte aree aziendali, le operazioni finanziarie, in particolare la contabilità fornitori, tendono spesso a rimanere indietro. L'immissione manuale dei dati, i processi di approvazione frammentati e la scarsa integrazione tra i vari sistemi continuano a creare notevoli colli di bottiglia. I responsabili finanziari riconoscono i vantaggi dell'automazione, ma la adottano in maniera disomogenea: ad esempio, molti team hanno automatizzato i propri flussi di lavoro solo in parte.

Secondo l'ultimo Accounts Payable Automation Trends Report¹, sebbene la maggior parte delle aziende riconosca la necessità di automatizzare, il 74% opera ancora con processi AP solo parzialmente automatizzati. Questa situazione deve cambiare. Per i team finance, può essere demotivante dedicare una parte significativa della propria settimana lavorativa ad attività amministrative. I responsabili devono dimostrare che il loro reparto non è solo un centro di costo, ma che è fondamentale per una pianificazione intelligente nonché per l'elaborazione di strategie e decisioni basate sui dati ai più alti livelli aziendali.

Oltre un quinto dei team AP ha accumulato mesi di ritardo nell'elaborazione delle fatture². Questo ritardo rappresenta un problema rilevante perché nell'attuale contesto aziendale instabile, sapere quanto denaro l'azienda deve pagare (e quando), è fondamentale per garantire flessibilità finanziaria. In periodi di incertezza, le aziende con scarsa visibilità del flusso di cassa rischiano di non riuscire a reagire ai cambiamenti di mercato e di avere difficoltà a ottenere credito a condizioni vantaggiose³ .

I responsabili finanziari possono ottenere vantaggi strategici di ampia portata grazie al passaggio a un reparto finance digital-first, quali ad esempio maggiore conformità, riduzione dei costi e, al contempo, valorizzazione delle competenze dei propri professionisti finance altamente qualificati, che possono lavorare su una pianificazione a lungo termine a più alto valore aggiunto anziché su attività di immissione manuale dei dati.

Le aziende che continuano a gestire manualmente le operazioni finanziarie rilevano inefficienze in ogni fase del processo. Le fatture arrivano in formati diversi – alcune digitali, altre su carta – e richiedono l'immissione manuale dei dati prima di poter passare all'elaborazione. I flussi di lavoro di approvazione sono spesso lenti e frammentati, causando ritardi, mancati pagamenti e rapporti inutilmente tesi con i fornitori. E questi problemi spesso sono solo la punta dell'iceberg.

Secondo l'AP Trends Report, il 60% delle fatture viene ancora immesso manualmente nei sistemi ERP o di contabilità e il 52% dei professionisti AP dedica più di dieci ore a settimana all'elaborazione delle fatture. Queste inefficienze rappresentano uno spreco di tempo e sono fonte di stress per i team finance. Il 64% degli intervistati, infatti, considera i processi inefficienti come il problema principale da affrontare nel proprio lavoro.

Anche la conformità sta diventando sempre più complessa. Secondo alcune ricerche⁴, le sanzioni normative nell'ambito dei processi Know Your Customer (KYC) e Client Lifecycle Management (CLM) sono aumentate del 53% negli ultimi anni. Senza processi di gestione finanziaria e delle informazioni strutturati che permettano di affrontare il panorama normativo in continua evoluzione, le aziende si espongono a rischi finanziari e reputazionali evitabili.

Tuttavia, le organizzazioni che hanno adottato tecnologie moderne nel reparto finance stanno prosperando. Secondo una ricerca condotta da Ardent Partners⁵, le aziende con processi di automazione AP all'avanguardia risparmiano il 79,5% sui costi di elaborazione delle fatture e gestiscono i flussi di lavoro AP con un terzo in meno dei dipendenti rispetto alle aziende con performance medie.

I responsabili finanziari conoscono i punti critici. Tuttavia, per superarli non bastano piccoli miglioramenti graduali nei sistemi e nei processi. Serve un cambiamento radicale nel modo in cui le informazioni finanziarie vengono gestite, consultate ed elaborate. In breve, serve una gestione delle informazioni più intelligente.

Le organizzazioni che modernizzano il proprio approccio alla gestione delle informazioni possono ottenere vantaggi trasformativi. Ma cosa significa in pratica?

Le aziende devono digitalizzare i flussi di lavoro del reparto finance, automatizzare le approvazioni delle fatture e centralizzare i documenti finanziari. In questo modo, otterranno un maggiore controllo, ridurranno i costi e sgraveranno i team finance da attività ripetitive, permettendo loro di concentrarsi su compiti a più alto valore aggiunto.

Uno degli impatti più significativi si riscontra nella velocità di elaborazione delle fatture. Secondo la ricerca condotta da Ardent, le aziende che utilizzano l'automazione in ambito AP elaborano le fatture l'81% più velocemente, riducendo i tempi medi da oltre 10 giorni a soli 3 giorni nei dipartimenti finance ad alte prestazioni.

Oltre all'efficienza operativa, un approccio strutturato alla gestione delle informazioni migliora anche l'accuratezza e la visibilità finanziaria. Secondo lo studio AP Automotion Trends, le organizzazioni con flussi di lavoro AP completamente digitalizzati riducono gli errori di elaborazione del 73% e ottengono un miglioramento del 40% nell'accuratezza della propria reportistica finanziaria. Questo livello di trasparenza e accuratezza consente ai responsabili finanziari di prendere decisioni basate sui dati, ottimizzare il capitale operativo e rafforzare il controllo finanziario.

Per molti team finance, passare a un flusso di lavoro completamente digitalizzato e automatizzato può sembrare molto complesso. Superare i processi manuali e i sistemi legacy non significa solo scegliere la tecnologia giusta: serve un approccio strutturato, a fasi, che sia allineato agli obiettivi di business, riduca i rischi e garantisca un'adozione graduale e senza intoppi.

Il passaggio a una funzione finance digitalmente matura non si può realizzare da un giorno all'altro. Tuttavia, seguendo una roadmap chiara, i team finance possono ridurre le interruzioni dell'attività, accelerare il ritorno sugli investimenti (ROI) e creare le basi per un successo duraturo.

• Fase 1: identificare le inefficienze nei processi finance e AP
Prima di implementare nuove tecnologie, le aziende devono analizzare i flussi di lavoro e le attività esistenti, mappando le inefficienze, come ad esempio approvazioni lente, immissioni manuale dei dati e scarsa visibilità sulle questioni finanziarie.

• Fase 2: scegliere le soluzioni e i provider giusti
Le organizzazioni dovrebbero dare priorità alle soluzioni e ai fornitori che rispondono meglio ai proprie problemi interni. L'elaborazione delle fatture, l'automazione della gestione dei contratti e le soluzioni di digital mailroom rappresentano spesso punti di partenza comuni. I fornitori di soluzioni con esperienza in questi ambiti, oltre ad automatizzare i principali processi finance, sono spesso in grado di offrire anche l'integrazione con sistemi ERP e finanziari garantendo così un accesso in tempo reale ai dati finanziari a tutta l'azienda.

• Fase 3: implementare in modo graduale
Le trasformazioni digitali di maggior successo spesso iniziano concentrandosi sulle aree a maggiore impatto. Molte aziende partono dall'automazione dei flussi di lavoro di acquisizione e approvazione delle fatture, per poi estendere il processo ad altri ambiti. Questo approccio graduale assicura una transizione fluida e un ritorno sugli investimenti rapido.

• Fase 4: formare i team e guidare la gestione del cambiamento
L'automazione finanziaria è efficace solo quanto i team se ne servono davvero. Secondo l'Association for Intelligent Information Management (AIIM)⁶, le aziende che investono in formazione e gestione del cambiamento hanno una probabilità del 25% più alta di successo nell'adozione dei sistemi digitali. Di conseguenza, è essenziale che i team finance comprendano e adottino i nuovi flussi lavoro per il successo a lungo termine.

• Fase 5: monitorare, ottimizzare e scalare
Utilizzando dashboard di analisi in tempo reale, i team finance possono monitorare i miglioramenti nei tempi di ciclo delle fatture, nella riduzione degli errori e nei livelli di conformità. Questi dati sulle prestazioni consentono di perfezionare ulteriormente i flussi di lavoro, garantendo miglioramenti continui dei processi nel tempo.

I team finance, grazie al passaggio a una gestione più intelligente delle informazioni, possono aumentare l'efficienza, ma anche la resilienza, il controllo e la capacità di adattarsi a un panorama finanziario sempre più complesso. Man mano che le aziende crescono, i flussi di lavoro manuali, i documenti finanziari sparsi e i rischi di conformità diventano semplicemente insostenibili.

È il momento che il team finance rivendichi il proprio ruolo strategico. I responsabili finanziari più lungimiranti devono essere coinvolti quando vengono prese decisioni aziendali rilevanti ed essere pronti a offrire insight generati dai dati e un supporto strategico, dimostrando così che il loro ruolo va ben oltre la fornitura di un semplice servizio di contabilità.