Qual è l'impatto della trasformazione digitale sulla tua azienda?
Leggi la guida Canon su come introdurre la tecnologia digitale e automatizzare i processi del dipartimento finance
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La trasformazione digitale ha un impatto diverso in ogni dipartimento, ma la funzione finanziaria ha trovato questo processo più impegnativo di altri. Quattro professionisti del finance su cinque affermano che il proprio dipartimento non è al passo con la strategia digitale dell'azienda[1]. Le FAQ di Canon consentono ai moderni leader finanziari di capire come superare le sfide e raggiungere l'eccellenza digitale attraverso la trasformazione.
Il CFO si occupava tradizionalmente di pianificazione finanziaria, rendicontazione delle prestazioni e gestione del rischio. Tuttavia, sta passando dall'analisi dei dati storici alla definizione e pianificazione del futuro dell'organizzazione. I CFO sono ora tenuti a creare una strategia basata sui dati che pianifica le tendenze future. Il CFO può assumere questo ruolo strategico solo se non è ostacolato dal dispendioso lavoro amministrativo e contabile quotidiano. Di conseguenza, i CFO stanno sempre più investendo in tecnologia in grado di rendere questi compiti più efficienti e automatizzati, consentendo loro di concentrarsi su un lavoro strategico a maggior valore aggiunto.
Il dipartimento finanziario in genere trova più difficoltà nel realizzare la trasformazione digitale rispetto ad altri dipartimenti all'interno dell'azienda. In realtà, l'88%1 ammette di avere difficoltà a stare al passo con gli obiettivi dell'azienda in campo digitale. Di conseguenza, la funzione finanziaria si trova spesso ad affrontare problemi di minore produttività ed efficienza, generando nel contempo costi operativi più elevati. A sua volta, questa situazione può aggravare la reputazione della funzione finance che viene visto come un centro di costo.
[1] AIIM report: Finance and Accounting in 2017
I progressi continuano a essere ostacolati da un'eccessiva dipendenza dai processi manuali e dai sistemi legacy: ben il 66% [1] dei professionisti del finance dichiara di dipendere dalla carta più delle altre funzioni aziendali. La realtà è che, mentre tutte le funzioni aziendali puntano alla digitalizzazione a livello di dipartimento, questo processo è un percorso per tappe. Prendendo in considerazione il dipartimento finance, che gestisce alcune delle informazioni più sensibili e importanti dell'intera organizzazione, può essere scoraggiante considerare l'interruzione dei flussi di lavoro. Di conseguenza, l'adozione della tecnologia digitale deve essere ben ponderata e qualsiasi nuovo processo di lavoro digitale deve essere integrato all'interno del rispettivo processo manuale, senza doverlo sostituire immediatamente.
La realtà è che le aziende sono sempre a cavallo tra il vecchio e il nuovo: ottimizzare e aggiornare i sistemi informatici esistenti, introducendo allo stesso tempo nuove tecnologie. Trasformazione digitale significa infatti aggiornare i processi fondamentali aziendali e cogliere le opportunità di automazione per migliorare l'efficienza, mantenendo e perfezionando i flussi di lavoro non digitali per un'ottimizzazione futura. La trasformazione digitale ha più probabilità di successo, infatti, quando l'azienda adotta un approccio ibrido, in cui processi digitali e analogici coesistono.
Di conseguenza, le nuove tecnologie integrate devono essere flessibili e in grado di adattarsi alle esigenze delle varie fasi di trasformazione, per offrire un'integrazione completa e senza interruzioni con i sistemi e i flussi in uso e quelli che verranno adottati in futuro.
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Che si tratti dell'introduzione di nuovi regolamenti - come il recente Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) - o di leggi sulla corruzione, l'obbligo di comunicare i termini di pagamento fa sì che un numero crescente di problemi di conformità stiano facendo pressione sul cambiamento nei dipartimenti finanziari. I processi tradizionali, basati su carta, non solo rendono i processi fondamentali come il ciclo ordine-pagamento più complessi e difficili da gestire, ma rischiano di compromettere la conformità normativa dei processi. Oltre a migliorare l'efficienza e l'agilità, l'introduzione della tecnologia digitale e automatizzata aiuta le aziende a costruire processi e flussi di lavoro più trasparenti e responsabili che si adattano al complesso panorama odierno della conformità.
Nonostante l'esistenza di numerose tecnologie che vengono promosse come soluzioni definitive, l'automazione offre oggi i vantaggi più pratici e concreti per la funzione finance. L'automazione dei processi finanziari dovrebbe essere un elemento chiave della trasformazione digitale di qualsiasi azienda. Permette di collegare le informazioni fisiche e digitali gestite dal dipartimento. L'integrazione di strumenti per l'automazione in processi fondamentali come l'elaborazione delle fatture può portare numerosi vantaggi, ad esempio una maggiore efficienza, la riduzione dei costi di amministrazione, la semplificazione della conformità.
L'automazione consente ai dipartimenti finance di ridurre al minimo la possibilità di errore umano in termini di elaborazione delle pratiche burocratiche, ma anche per seguire le procedure interne, ad esempio semplificando l'integrazione di misure come le approvazioni obbligatorie e impedendo agli utenti di saltare le fasi necessarie a garantire la conformità legislativa. Allo stesso tempo, i flussi digitali possono essere facilmente controllati, e possono aiutare a rispettare i regolamenti interni e le normative vigenti.
Un vantaggio concreto dell'intelligenza artificiale all'interno della funzione finance può essere quello dell'utilizzo dei dati per fornire preziose previsioni per il futuro. Uno dei compiti centrali di ogni CFO è proprio l'analisi delle prestazioni e lo sviluppo di strategie. Mentre queste attività sono sempre basate sui dati, l'intelligenza artificiale è in grado di analizzare la performance di dati di anni precedenti, individuando modelli significativi che potrebbero non essere evidenti all'occhio umano. Una volta che una strategia è stata applicata, l'intelligenza artificiale infatti può monitorare le prestazioni in tempo reale e avvisare l'azienda in caso di eventuali deviazioni, segnalando automaticamente i problemi agli stakeholder interessati nel momento stesso in cui avvengono.
I dipartimenti finance e procurement lavorano sempre più a stretto contatto, ma solo un terzo delle organizzazioni ritiene che siano in realtà perfettamente allineati. La velocità e la precisione dei processi di pagamento di un'organizzazione influiscono fortemente sulla qualità dei rapporti con i fornitori. Quando i processi di pagamento iniziano a essere sovraccarichi poiché i flussi di lavoro non sono ottimizzati al meglio, la qualità dei rapporti commerciali viene compromessa. Di conseguenza, molte aziende stanno cercando di migliorare la coesione integrando la tecnologia di automazione, in modo da ridurre i ritardi e gli errori associati all'elaborazione manuale e, di conseguenza, migliorare il rapporto con i fornitori.
Secondo AIIM, il 22%[1] delle aziende rivela che solo un quarto delle operazioni di elaborazione delle fatture è attualmente automatizzato, ma ci si aspetta una crescita e il perché è chiaro. La ricerca AIIM ha rilevato che per le aziende che utilizzano ancora processi cartacei, il tempo medio di elaborazione delle fatture è di 3-5 giorni. In confronto, i cicli di elaborazione delle fatture nelle aziende che utilizzano soluzioni automatizzate richiedono meno di un giorno lavorativo.
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