I flussi di lavoro automatizzati rappresentano il futuro del dipartimento finance?

Quali sono gli ostacoli lungo il percorso verso l'automazione

L'automazione del processo di Accounts Payable (AP) non rappresenta solo un processo di trasformazione complicato, ma anche costoso. Anche questo non è sfuggito all'attenzione del management, come delineato nel report svolto da AIIM in collaborazione con Canon e intitolato "Finance and Accounting in 2017: Automating Core Information Workflows". In realtà, il 25% dei professionisti del finance ritiene che l'adozione di una soluzione di automazione non avrebbe ripercussioni sui costi di elaborazione delle fatture. Ciononostante, il 23% prevede una riduzione dei costi del 15-20% grazie all'implementazione di una soluzione di automazione AP e il 22% prevede una riduzione dei costi di fatturazione del 25-50%. Perché allora i vantaggi tangibili dell'automazione vengono trascurati?

Chiaramente, quando si tratta di automazione finanziaria, c'è qualcosa che non torna. Il quadro diventa però più chiaro se si considera che chi ha già investito nel processo di automazione riporta un feedback positivo in linea con quanto tutti i dipartimenti finanziari si sforzano di ottenere: il 28% ha segnalato riduzioni dei costi del 25-50% adottando una soluzione di automazione AP. Il 24% delle organizzazioni che hanno adottato soluzione automatizzate ha dichiarato di aver ottenuto un ritorno sull'investimento in cira 3 mesi, mentre il 36% ha ottenuto il ROI in un anno. Questi risultati, tuttavia, non sembrano ancora in grado di incentivare le aziende che esitano ad adattarsi al processo di automazione.
Ma il costo è solo una parte della sfida. Anche la cultura sembra ostacolare il rilancio della funzione finance. Mentre un terzo (29%) delle organizzazioni cita la mancanza di capitali come causa dell'interruzione dei loro sforzi di automazione, il 27% è frenato dalle preoccupazioni sulla gestione del cambiamento. Naturalmente la transizione può essere scomoda per alcuni, ma se il finance è impegnato ad assumere un ruolo pro-attivo per l'azienda, è essenziale aprire le porte al digitale.

Il management deve aprire la strada per l'automazione aziendale

La barriera più difficile da abbattere, tuttavia, è quella legata ai sistemi legacy. Il 22% dei dirigenti descrive l'automazione come una soluzione che non è "né personalizzabile né in linea con le priorità attuali", il che comporta una certa riluttanza a portare avanti i progetti di automazione. Un ulteriore 23% riferisce che districarsi tra un numero elevato di progetti rende l'assegnazione delle priorità un vero e proprio problema. Questa riluttanza del senior management a sostenere la spinta verso l'automazione è evidente. Un quarto (27%) dei dipendenti menziona l'attenzione e la sponsorizzazione dei dirigenti come uno dei principali ostacoli per l'approvazione dei progetti di automazione AP/AR, nonostante sia risaputo che migliorerebbero notevolmente le loro prestazioni aziendali.

In ultima analisi, il management deve essere consapevole del potenziale di miglioramento che l'automazione può generare prima di impegnarsi in un evoluto piano di trasformazione. Infatti, si tratta comunque di un passo scoraggiante per le aziende che non hanno esperienza digitale, anche se alcuni dirigenti potrebbero già essere convinti dei vantaggi, quali ad esempio i tempi di esecuzione più rapidi (46%), la maggiore precisione (46%) e il miglioramento della raccolta dei dati (35%). I Team finance devono quindi concentrarsi sulla creazione di un solido business case per la digital transformation, concentrandosi in primo luogo sui processi che avranno il maggiore impatto sull'azienda e che richiedono investimenti minimi. Una volta che i C-level saranno convinti dei vantaggi, potrà essere implementata una strategia di automazione più ampia.

Se il finance vuole essere realmente considerata una funzione innovativa che contribuisce alla crescita di un'azienda, allora deve lavorare sodo per allontanarsi dalla sua reputazione di "funzione contabile". L'opportunità è innegabile. L'automazione ha il potenziale per trasformare il finance in una funzione guida per l'intera azienda e, così facendo, diventare realmente strategica.