Maturità dell'automazione: colmare il divario percettivo relativo all'automazione digitale

Per prosperare nel mondo di oggi, le aziende devono incrementare costantemente la produttività e la crescita aumentando l'efficienza e tagliando i costi. Molti credono di aver trovato la soluzione di questo rompicapo nella gestione automatizzata dei documenti.

Automatizzando i processi che gestiscono grandi volumi informativi, le organizzazioni si aspettano di aumentare la produttività e generare maggiori profitti. Tuttavia, nonostante l'entusiasmo per l'automazione e i relativi vantaggi, le aziende non stanno sfruttando al massimo tutti i vantaggi che può offrire.

Una nuova ricerca condotta da Canon indica che i responsabili delle decisioni IT (ITDM) tendono ad avere una visione del loro percorso di automazione delle informazioni più ottimistica di quanto non sia in realtà¹. Sebbene il 78% ritenga che la propria organizzazione sia già matura in termini di sicurezza delle informazioni e processi digitali², solo la metà riporta di aver implementato alcune delle forme di automazione più basilari, come i diritti di accesso automatici ai documenti. Sono ancor meno quelli che riportano di usare sistemi più avanzati, come l'automazione robotica dei processi (Robotic Process Automation, RPA) e l'automazione delle comunicazioni con i clienti.

Per colmare questo divario percettivo, le organizzazioni devono adottare un approccio olistico all'integrazione dell'automazione digitale nell'intero complesso di processi e flussi di lavoro aziendali, anziché solo in funzioni specifiche. Così facendo, i leader potranno accedere a vantaggi che vanno ben oltre il miglioramento della produttività quotidiana: sviluppare resilienza e ricavare vantaggi strategici a lungo termine. La sfida di superare questo divario percettivo sta nel trasformare i potenziali vantaggi in vantaggi effettivi.

La ricerca condotta da Canon dimostra che il 99% degli ITDM che ha automatizzato in una certa misura la gestione delle informazioni ha ottenuto notevoli vantaggi². Quando i processi di routine vengono svolti da strumenti automatizzati, che semplificano i flussi di lavoro e gestiscono le attività ripetitive, si riduce la pressione sui dipendenti, che possono in tal modo concentrarsi su lavori più fruttuosi.

Se prendiamo l'esempio del settore finanziario, quando i dipendenti non devono più perdere tempo ad abbinare le fatture agli ordini di acquisto, possono concentrarsi sull'ottimizzazione della spesa e sull'analisi dei fornitori. Questo porta a dei vantaggi aziendali a lungo termine: quasi un terzo degli ITDM riporta di aver ottenuto vantaggi strategici dall'automazione digitale.

Si sta lasciando inesplorata una grande opportunità per generare crescita e migliorare le prestazioni aziendali. È interessante notare che, a fronte di un'adozione ancora minima dell'automazione delle comunicazioni con i clienti, il miglioramento dell'esperienza clienti sia stato indicato dai responsabili IT come uno dei principali vantaggi dell'automazione. Applicando sistemi automatizzati ai processi di comunicazione con i clienti, è possibile comunicare in modo più rapido, coerente e personalizzato attraverso i canali che i clienti preferiscono. Si riduce inoltre il rischio di violazioni normative dovute a imprecisioni, un aspetto importante per la fiducia dei consumatori.

L'automazione non consente solo di risparmiare tempo e denaro. Il ventaglio di vantaggi è molto più ampio. Se c'è così tanto da guadagnare con l'automazione dei processi che gestiscono grandi volumi informativi, perché allora i responsabili IT sono lenti ad adottarla?

Le soluzioni di automazione delle informazioni sono scalabili, il che significa che possono essere introdotte per i progetti più piccoli o per interi flussi di lavoro. Più diffusa è l'applicazione, migliori saranno i risultati. Tuttavia, molte aziende faticano a gestire il passaggio a tipi avanzati di automazione digitale a causa di problemi legati all'implementazione e alla complessità. Un ITDM su dieci indica di fatto di aver abbandonato completamente un progetto di implementazione negli ultimi due anni⁴.

Più complessa è l'implementazione, minore è il tasso di adozione. La sfida non è rappresentata solo dall'adozione di nuove applicazioni automatizzate, ma anche dall'integrazione delle tecnologie con i sistemi esistenti. Per questo gli ITDM hanno indicato la compatibilità come priorità assoluta durante il processo di approvvigionamento. Il dato non sorprende: secondo quanto riportato dalla nostra ricerca, il 28% dei leader IT ha riscontrato problemi di compatibilità nell'ultima implementazione tecnologica, mentre un ulteriore 23% ha riportato che la funzionalità della tecnologia installata non era adatta allo scopo. La compatibilità si è piazzata ancora più in alto dei costi e di altri problemi tecnologici nella classifica, il che evidenzia la difficoltà di integrare nuovi sistemi in un ambiente IT esistente.

Gli ITDM comprendono che per aumentare l'efficienza e il fatturato, riducendo al contempo i rischi per la sicurezza, è necessario adottare le più moderne soluzioni digitali. Ma quando si trovano ad affrontare complesse sfide di integrazione e compatibilità, può sembrare impossibile assicurarsi tali vantaggi.

Per superare le sfide legate alla compatibilità e all'integrazione, le organizzazioni devono procedere con attenzione. Per alcuni, sopravvalutare la maturità dei processi di gestione automatizzata delle informazioni in atto limita la capacità di sfruttare appieno i vantaggi delle soluzioni avanzate.

Il partner giusto è forse il fattore più importante per un'integrazione delle soluzioni di successo. Non c'è dubbio che gli ITDM debbano fare i conti con un gran numero di richieste e pressioni lavorative quotidiane. E mentre i leader cercano di integrare sistemi di gestione delle informazioni sempre più complessi, è fondamentale trovare il partner giusto. La ricerca condotta da Canon ha rilevato che i progetti con piena collaborazione tra un'azienda e una terza parte, rispetto a quelli in cui la terza parte viene coinvolta solo nella fase iniziale o per l'implementazione, hanno portato a una maggiore possibilità di successo.

Per accedere ai vantaggi dell'automazione digitale e colmare effettivamente il divario percettivo, le organizzazioni hanno bisogno di un qualificato occhio esterno, che possa identificare dalla dovuta distanza e con le competenze necessarie i potenziali vantaggi dell'automazione all'interno di ogni singola realtà aziendale e, soprattutto, salvaguardare l'implementazione.