Inizia il percorso di trasformazione dei processi aziendali
Per il 53% degli intervistati, la semplificazione dei processi è uno dei principali stimoli per la trasformazione digitale: scopri come ridurre le inefficienze
Per il 53% delle organizzazioni, lo stimolo principale ad intraprendere un percorso verso la trasformazione digitale è la possibilità di creare processi interni più efficaci ed efficienti. L'automazione è uno degli strumenti più importanti per realizzare quest'obiettivo: sostituendo i flussi di lavoro analogici tradizionali, le aziende sperano di ridurre il tasso di errori, risparmiare tempo, denaro e liberare i dipendenti dai compiti più ripetitivi perché possano concentrarsi su attività più redditizie e orientate al cliente.
Introdurre l'automazione può avere un effetto a cascata su tutta l'organizzazione. Gli specialisti di marketing possono concentrarsi sulla soddisfazione dei clienti e monitorare più facilmente i risultati. Per la funzione risorse umane, l'automazione dei processi, che comporta l'uso dell'intelligenza artificiale, può contribuire a fornire servizi operativi più coerenti. Nella funzione finance, i trend e gli sviluppi relativi all'automazione robotizzata dei processi (dal cognitive computing all'Internet of Things) possono migliorare la sicurezza e ridurre gli errori amministrativi. Implementare soluzioni di automazione è una fase importante del percorso di trasformazione che per molte aziende comporta il rischio di incontrare ostacoli insuperabili. Di seguito approfondiremo tre passi fondamentali per introdurre con successo l'automazione nella vostra azienda.
La maturità digitale di ogni azienda è diversa, quindi è prudente iniziare a piccoli passi. Per valutarla è necessario esaminare numerosi aspetti dell'organizzazione: la sua cultura, l'attuale adozione di tecnologie, come si adatta a supporto della digital governance e il modo in cui utilizza i propri dati aziendali e dei clienti. In questo modo l'azienda può essere classificata come “Sceptic, Adopter, Collaborator o Differentiator”, consentendovi di definire i vostri obiettivi specifici verso l'automazione e implementare un approccio per fasi. Questo comporta la scelta di automatizzare piccoli processi che non richiedono interventi umani (ad es. l'approvazione delle spese di viaggio) invece che processi mission-critical. Questo test iniziale vi aiuterà a identificare il potenziale impatto, eventuali ostacoli e possibili soluzioni.
Nel momento in cui l'automazione dei processi aziendali inizia a concretizzarsi, è importante stabilire i ruoli e le responsabilità di tutte le parti interessate dal processo. Tieni aggiornati tutti gli stakeholder, coinvolgili fin dalle fasi iniziali e crea una gerarchia trasparente identificando il responsabile del processo per garantire l'accountability. Scegli una soluzione che metta l'individuo al centro, che sia condivisa da tutti i leader aziendali e che allinei il nuovo processo automatizzato alla strategia esistente. L'allineamento strategico è essenziale e può determinare il successo o il fallimento di una trasformazione tecnologica. Effettua anche una sessione di brainstorming per identificare eventuali problematiche, in modo che tutti sentano di avere un ruolo importante nell'organizzazione.
Perché la trasformazione digitale abbia successo è essenziale investire nella formazione del personale sui concetti di base delle nuove piattaforme, sul motivo dell'implementazione e sui risultati desiderati. Tuttavia, per consentire agli utenti di abituarsi alla nuova piattaforma, è fondamentale scegliere un software intuitivo e facile da usare, che promuova l'apprendimento indipendente.
Il successo reale dell'automazione dipende dal livello di adozione della nuova piattaforma e dalla qualità dell'interazione degli utenti con il sistema. A tal fine le società devono introdurre una strategia di Business Process Management (BPM), che consiste nel valutare costantemente le prestazioni legate all'automazione e apportare correzioni continue per ottimizzarle. Senza un monitoraggio costante dei risultati ottenuti dalla vostra azienda grazie all'automazione, è molto difficile migliorare l'efficienza del processo.
L'introduzione dell'automazione a qualsiasi livello è una fase importante del percorso di trasformazione di ogni azienda. Se da un lato i vantaggi sono chiari, dall'altro, proprio come nessun essere umano è infallibile, nessuna tecnologia di automazione è perfetta. Per ottenere il meglio dalla tecnologia è necessario impiegare una quantità significativa di risorse. L'automazione deve entrare a far parte del DNA dell'organizzazione: inizialmente questa trasformazione può essere costosa, ma se viene realizzata correttamente ripaga ampiamente l'investimento.
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