Valuta il grado di maturità digitale del tuo ufficio e avvia il processo di trasformazione.
La digital transformation ha creato grande fermento nelle aziende e le organizzazioni nutrono grandi aspettative in termini di capacità di cambiamento e prospettive di crescita. Ciononostante, la realtà è che molti degli investimenti stanziati dalle aziende sembrano non dare i frutti sperati. Un sondaggio Couchbase del 2016 ha rivelato che il 90% dei progetti di trasformazione digitale ha creato solo piccoli miglioramenti, si è rivelato deludente rispetto alle aspettative o è completamente fallito. Un anno dopo, IDC ha previsto che il 70% delle iniziative di trasformazione digitale era comunque destinato a fallire.
Ambizione e motivazione sono elementi fondamentali per le aziende che vogliono intraprendere un percorso di cambiamento. Tuttavia, molte di esse stanno scoprendo che la trasformazione digitale non può avvenire velocemente. Quindi, come possono le aziende pianificare delle strategie realistiche senza rimanere deluse?
Il punto cruciale di questa sfida è che la maggior parte delle aziende è gravata da una scomoda infrastruttura basata su sistemi obsoleti. Una recente ricerca* ha evidenziato che il 42% delle aziende lo elenca tra i tre ostacoli principali da superare per intraprendere la trasformazione digitale. Oggi le aziende operano in un ambiente competitivo e con ritmi frenetici; per questo, sentendosi sempre più sotto pressione, le aziende cercano di modernizzare e migrare i sistemi core in modo da renderli più efficienti.
*Mulesoft, Connectivity Benchmark Report, 2018
Una delle attività più importanti nella pianificazione della trasformazione digitale è valutare esattamente il livello di maturità digitale dell’azienda. Ciò può variare da dipartimento a dipartimento. Esistono reparti in cui i dipendenti sono abituati ai processi digitali nella loro routine lavorativa quotidiana, mentre per esempio chi si occupa di contabilità e risorse umane è abituato a lavorare su supporti cartacei. Valutare il grado di maturità digitale dell'azienda permette di capire da dove iniziare e a quali aspetti dare priorità.
Digitalizzazione
Le aziende che sono all'inizio del percorso di digital transformation hanno una gestione prettamente se non esclusivamente manuale delle loro attività e si adeguano alla domanda di digitalizzazione solo laddove richiesto. Un esempio di questo tipo di aziende sono gli studi legali, i quali sono solitamente sommersi da documenti cartacei che richiedono molto tempo per essere gestiti.
Aziende come queste dovrebbero puntare a digitalizzare un maggior numero di processi, soprattutto quelli per l'acquisizione e la scansione dei documenti. Poter cercare in maniera digitale i documenti cartacei e trovarli rapidamente può far risparmiare agli studi legali molto tempo prezioso.
Automazione dei processi
L'automazione viene adottata sempre più spesso negli uffici per risparmiare tempo prezioso prima impiegato in operazioni ripetitive e banali. Per le aziende che hanno già digitalizzato gran parte dei processi, il passo successivo è l'automazione. Automatizzare attività come lo smistamento della posta, la catalogazione delle richieste di assistenza e l'utilizzo delle firme digitali aiuta a snellire il flusso di lavoro e a migliorare l'efficienza.
Ottimizzazione
Per le aziende, invece, con un elevato grado di maturità digitale, l'obiettivo dovrebbe essere l'ottimizzazione dei processi aziendali. La trasformazione deve dare la priorità a quei processi che, grazie alla loro ottimizzazione, garantiranno una migliore customer experience.
Poiché non si può trasformare un'azienda in un breve periodo, è fondamentale definire degli obiettivi realistici durante la fase di pianificazione. Il primo passo è individuare il grado di maturità digitale dell'azienda, prima di decidere obiettivi da raggiungere e priorità da assegnare. Proprio come la favola della tartaruga e della lepre, la chiave per il successo è avanzare lentamente ma in modo costante.
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