"Conformità predefinita": migliorare sicurezza e conformità attraverso la gestione delle informazioni

La conformità delle informazioni è ormai un'area critica che le aziende non possono più permettersi di ignorare. Con l'entrata in vigore delle nuove normative, la gestione delle informazioni sarà fondamentale per dimostrare la conformità.

L'introduzione di nuovi framework normativi, come la Direttiva europea NIS2 sulla sicurezza delle informazioni e della rete, costringe le aziende a fare di più. Queste misure amplieranno l'ambito della legislazione esistente, obbligando più settori a dimostrare standard di conformità più elevati nel tentativo di affrontare la minaccia costante del crimine informatico.

Tuttavia, garantire la conformità è diventato più complesso che mai. I responsabili delle decisioni IT (ITDM) faticano a trovare un equilibrio tra la necessità di proteggere sempre più dati e le sfide che accompagnano la trasformazione digitale. Solo nel 2023, nell'UE sono stati imposti circa 2,1 miliardi di euro di sanzioni per violazioni del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)¹.

Pur riconoscendo l'importanza di questa sfida, gli ITDM incontrano notevoli ostacoli nel rispettare i nuovi obblighi in materia di conformità. Adottare misure per migliorare la gestione delle informazioni e aumentare il livello di automazione può facilitare la gestione della conformità semplificando la gestione di documenti e dati e migliorando la visibilità.

Con il passaggio agli ambienti di lavoro ibridi, sempre più dati sensibili vengono gestiti dai dispositivi più vari. Dai computer in ufficio a quelli dei dipendenti che lavorano in remoto, oggi le possibilità di fare breccia nei sistemi sono più alte che mai. Per risolvere questo problema dilagante, i team IT devono lavorare di più: secondo una ricerca condotta da Canon, il 60% degli ITDM indica la sicurezza come una delle tre sfide più impegnative².

Gli ITDM possono identificare e risolvere le lacune nella sicurezza delle informazioni solo a patto di disporre di una visione chiara: è qui che la gestione delle informazioni risulta fondamentale. Gli strumenti di gestione delle informazioni aiutano ad aumentare il controllo sui documenti e la visibilità sulle modalità di gestione dei dati. Ridurre le falle di sicurezza attraverso una gestione efficace delle informazioni sarà di grande aiuto per affrontare il futuro a testa alta.

Il monitoraggio della conformità è un'attività che richiede tempo e risorse. Gli ITDM, costretti a districarsi tra una serie di problemi aziendali critici e il ritmo crescente dell'innovazione, faticano a dedicare sufficiente tempo alla gestione della conformità.

Secondo quanto rilevato dalla ricerca di Canon, infatti, un quinto degli ITDM lamenta di non disporre delle risorse necessarie per gestire la conformità in modo efficace³. Ciò ruba tempo alle priorità strategiche e alla pianificazione futura, fondamentale affinché l'azienda possa capitalizzare le nuove tecnologie.

Automatizzando il processo di conformità, le organizzazioni possono accelerare la crescita, migliorare l'efficienza e mitigare i rischi. Le soluzioni automatizzate consentono infatti di ridurre il tempo necessario per il monitoraggio e la gestione delle modalità di archiviazione, accesso e utilizzo dei dati, permettendo in tal modo ai dipendenti di dedicarsi ad attività che promuovono il valore aziendale.

Per gli ITDM i processi automatizzati si traducono in maggiore tranquillità, grazie a un approccio più solido e affidabile alla sicurezza delle informazioni e alla riduzione dell'errore umano. Affiancando questo fattore alla maggiore visibilità e al maggiore controllo garantiti dalla gestione delle informazioni, il lavoro degli ITDM per garantire la conformità si semplifica.

Sebbene un sorprendente 78% degli ITDM ritenga che la propria organizzazione sia già matura in termini di processi di gestione delle informazioni⁴, la ricerca di Canon ha rilevato che solo il 53% ha implementato i diritti di accesso automatici⁵, la forma di automazione più semplice nell'ambito della conformità. Si tratta di una discrepanza che può aprire delle vulnerabilità per le aziende, soprattutto quando il divario è tale da causare una distorta percezione di protezione rispetto alla realtà.

Il comportamento dei dipendenti è un tassello fondamentale di questo puzzle. Garantire che gestiscano i dati secondo le linee guida relative alla conformità rimane una sfida nel panorama in cui alcuni di loro, consapevolmente o meno, non riescono a seguire le procedure di conformità. Il 36% dei responsabili delle decisioni IT afferma di sospettare o di essere consapevole del fatto che i dipendenti non sempre seguono le regole di conformità⁶.

Tuttavia, l'automazione dei processi di conformità può promuovere una cultura in cui la conformità risulti "predefinita", grazie alla riduzione dell'errore umano e del rischio di violazioni accidentali della conformità. Garantendo che le soluzioni, i processi e i sistemi di gestione delle informazioni siano progettati fin dall'inizio per il rispetto della conformità, si riduce la pressione sui dipendenti.

In un mondo sempre più digitalizzato, è normale che continuino a venir introdotte nuove normative che regolino il modo in cui gestiamo e conserviamo i dati. Con l'introduzione di nuove norme, le aziende che avranno già automatizzato i processi di conformità saranno in grado di scalare facilmente e avere successo.

Implementando oggi una solida soluzione di gestione delle informazioni, gli ITDM possono ottenere maggiore visibilità sul modo in cui i dati vengono utilizzati all'interno delle organizzazioni, garantendo al contempo che la conformità sia rispettata per impostazione predefinita.