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Le domande frequenti dei responsabili HR

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La trasformazione digitale e il futuro dell'HR

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Three people play table football in a communal space

Un rapido cambiamento

Il dipartimento HR sta attraversando una fase di rapido cambiamento per rispondere alle pressioni dell'era digitale. I team HR svolgono oggi un ruolo cruciale nell'aiutare le aziende a prepararsi al futuro, sviluppando e attraendo talenti digitali. Per essere all'altezza della sfida, tuttavia, i responsabili delle risorse umane devono innanzitutto iniziare un percorso di trasformazione digitale all'interno del proprio dipartimento. Abbiamo sviluppato le FAQ che aiutano i moderni responsabili HR a capire come raggiungere l'eccellenza digitale.

Colleagues putting their hands together in a circle

Come si evolverà la funzione HR nei prossimi 5 anni?

Venticinque anni fa, il reparto HR tendeva a essere visto come una funzione separata e nascosta nel retroscena, a cui si faceva riferimento con il termine di "personale". L'ambito di competenza del reparto si poteva principalmente ascrivere al benessere dei dipendenti e non vi era percezione alcuna del valore aziendale strategico che la funzione potesse assumere. Oggi, tuttavia, i team delle risorse umane sono divenuti parte centrale dell'intera azienda, svolgendo per essa il ruolo di aprire la strada verso la trasformazione digitale. La sfida che il reparto HR dovrà affrontare nel corso dei prossimi cinque anni sarà duplice: liberarsi delle obsolete pratiche amministrative ereditate negli anni ed entrare a pieno titolo in un nuovo ruolo strategico, dimostrando il valore che la funzione crea per il futuro dell'azienda.

In che modo la nuova generazione di millennial influenza le risorse umane?

Una nuova generazione di nativi digitali sta entrando nelle aziende, contribuendo a fissare standard più elevati perchè si aspettano un'esperienza di lavoro digitale e connessa. Come conseguenza di una tecnologia di consumo che si evolve in modo estremamente rapido, molti millennial preferiscono lavorare con i propri computer portatili e dispositivi mobili anziché dipendere dagli strumenti tecnologici forniti dall'azienda. Al contempo, il lavoro flessibile si è ampiamente diffuso e molti millennial preferiscono lavorare al di fuori del tradizionale contesto d'ufficio. È compito del reparto HR assicurarsi che il posto di lavoro consenta ai dipendenti di operare nel modo che meglio stimoli la loro produttività.

Il dipartimento HR svolge inoltre un ruolo importante nel mantenere aggiornati i processi aziendali con l'evolversi delle competenze. In vista di una nuova generazione che apporta in azienda competenze digitali più avanzate, pratiche interne quali la definizione degli obiettivi, la formazione e il processo di revisione devono essere modernizzate e adattate per continuare a essere rilevanti.

Le imprese si trovano a dover affrontare un deficit di competenze digitali. Quale ruolo deve rivestire la funzione HR per il superamento di questa sfida?

Il deficit di competenze digitali è una minaccia concreta per ogni azienda, in quanto la tecnologia continua a evolversi più rapidamente di quanto non facciano le aziende nello sviluppare le competenze. Solo il 29% dei professionisti IT ritiene che la propria azienda comprenda e sia pronta per la trasformazione digitale1, e sono in molti a ritenere di non aver ancora acquisito le competenze necessarie per creare le basi del cambiamento digitale. All'interno di un'azienda, il reparto HR assume un ruolo di massima importanza nell'affrontare questo problema, attirando il meglio dei nuovi talenti e investendo al contempo nell'aggiornamento formativo dei dipendenti già assunti.

Quali ostacoli devono affrontare i responsabili delle risorse umane per raggiungere questo obiettivo?

Con la progressiva espansione del ruolo delle risorse umane, questo dipartimento deve fare i conti con pressanti scadenze mentre tenta di adeguarsi alla natura ibrida di una funzione a cavallo tra aspetti tradizionali e innovazione digitale. Processi quali l'inserimento delle nuove risorse sono da sempre considerati dispendiosi a livello di tempo. Oltre a ciò, le risorse umane si trovano a gestire sia le esigenze esterne quali la conformità legislativa sia le aspettative interne per lo sviluppo di una strategia innovativa. Malgrado tutte queste nuove responsabilità, una parte sorprendentemente ampia dei reparti HR ancora si affida a flussi di lavoro tradizionali svolti manualmente, come avviene per la registrazione delle informazioni relative ai nuovi dipendenti, nonché all'invio manuale dei documenti per l'assunzione. Come risultato, i team HR sono ostacolati da un numero sempre maggiore di pratiche amministrative da gestire. A causa della natura costosa e inefficiente di questi processi di elaborazione e archiviazione delle informazioni, spesso le risorse umane sono inoltre viste come un centro di costo burocratico che non dispone delle strutture necessarie per gestire la pressione delle moderne organizzazioni digitali.

In che modo la funzione HR può migliorare i processi attraverso le nuove tecnologie?

L'automazione offre i vantaggi più significativi ai reparti HR che decidono di adottarla. Molti professionisti delle risorse umane già riconoscono il suo potenziale: il 68% ritiene che l'automazione delle attività di routine permetterà di destinare più tempo alle attività strategiche2.

Un approccio incentrato al digitale consente di risparmiare tempo e denaro su tutti i processi HR, dalla selezione del personale alle dimissioni. Ad esempio, gli strumenti di automazione possono aiutare a selezionare i candidati, programmare colloqui, esaminare i candidati e persino effettuare controlli dei precedenti individuali, tutte attività che verrebbero tradizionalmente svolte in modo manuale. All'estremo opposto, l'automatizzazione dei processi legati alle dimissioni semplifica e velocizza sensibilmente la chiusura dei cicli, dal ripristino delle password all'automatizzazione di sussidi e fondi pensione

In che modo le aziende possono garantire un'integrazione efficace delle nuove tecnologie nella loro funzione HR?

La realtà è che le aziende sono sempre a cavallo tra il vecchio e il nuovo: ottimizzare e aggiornare i sistemi informatici esistenti, introducendo allo stesso tempo nuove tecnologie. Trasformazione digitale significa infatti aggiornare i processi fondamentali aziendali e cogliere le opportunità di automazione per migliorare l'efficienza, mantenendo e perfezionando i flussi di lavoro non digitali per un'ottimizzazione futura. La trasformazione digitale ha più probabilità di successo, infatti, quando l'azienda adotta un approccio ibrido, in cui processi digitali e analogici coesistono.

Di conseguenza, le nuove tecnologie devono essere flessibili e in grado di adattarsi alle esigenze delle varie fasi di trasformazione, per offrire un'integrazione completa e senza interruzioni con sistemi correnti e di back end, flussi di lavoro e processi, rendendoli al contempo pronti per le innovazioni future.

In che modo la crescente pressione per la compliance, come ad esempio il GDPR, incide sui team HR?

Le aziende di oggi devono prestare maggiore attenzione a sicurezza e conformità rispetto a quanto non avvenisse 20 anni fa. Ciò ha avuto un impatto significativo sul reparto HR, che detiene alcune delle informazioni più riservate e personali di tutta l'azienda, dalle coordinate bancarie alle formali registrazioni dei reclami. Le aziende non possono permettersi che tali informazioni finiscano nelle mani sbagliate, soprattutto in seguito all'introduzione del GDPR, che impone severe sanzioni per le imprese che non proteggono nel modo corretto i dati personali identificabili.

In che modo i dipartimenti HR possono ridurre al minimo il rischio di violazioni dei dati?

È importante riconoscere che la causa principale delle violazioni dei dati non sono attacchi deliberati, ma l'errore umano. Circa l'88%3 delle violazioni riportate nel 2018 sono state di matrice accidentale. Le cause più comuni sono da rintracciarsi in dipendenti che inviano informazioni alla persona sbagliata, nella perdita di documenti cartacei o nell'archiviazione di informazioni in ambienti non protetti.

Uno dei modi più efficaci per ridurre al minimo il verificarsi di tali situazioni consiste nel trasformare digitalmente i flussi di lavoro che governano le informazioni, salvaguardandone l'archiviazione e la condivisione e minimizzando al contempo le possibilità di violazioni accidentali e a opera di utenti malintenzionati. Se in precedenza era sufficiente mettere sotto chiave la documentazione importante in un archivio, questa strategia non è più efficace per il mondo digitale di oggi. Un registro digitale per i documenti consente alla funzione HR di avere controllo e visibilità sugli utenti che possono accedervi, nonché di avere tracciabilità completa sulle modifiche apportate ai documenti. Al contempo, i sistemi digitali consentono di applicare le best practice. Si può chiedere ai dipendenti di seguire le indicazioni step-by-step, ma piattaforme e software digitali assicurano che sia obbligatorio, eliminando la possibilità di errore.

Quale dev'essere l'approccio della funzione HR nel percorso verso la trasformazione digitale?

In un mondo ideale, la trasformazione digitale dovrebbe essere completata in un unico progetto, con tutti i reparti che simultaneamente lavorano per soddisfare gli stessi obiettivi. In realtà, la trasformazione non è un processo lineare: difficilmente tutti i dipartimenti di un'azienda possono raggiungere gli obiettivi alla stessa velocità, tanto meno disporre dei budget necessari a finanziare un tale cambiamento radicale. Considerando che quello delle risorse umane è in genere uno dei reparti che meno subisce la trasformazione digitale in ogni azienda, è importante essere realistici.

Molte aziende si sentono sotto pressione per attuare una rapida trasformazione digitale, ma l'adozione di un approccio "big bang" e il tentativo di riformare il dipartimento attraverso un unico progetto ha maggiori probabilità di sfociare in un fallimento, soprattutto perché le risorse umane sono spesso fortemente dipendenti dai processi manuali. In definitiva, il punto di partenza è compiere una valutazione sull'attuale stato di maturità digitale. La collaborazione con un partner esperto può aiutare le aziende a svolgere tale compito, per poter in seguito tracciare e seguire un processo di trasformazione digitale.

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