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Come migliorare il coinvolgimento dei dipendenti attraverso l'automazione

Mentre apriamo le porte alla rapida trasformazione digitale, le regole fondamentali in ambito di coinvolgimento e assunzione dei dipendenti stanno cambiando. In che modo le moderne HR possono restare al passo?


I dipendenti sono la risorsa più importante di un'organizzazione e questo dipartimento ha il compito di trovarli e trattenerli. Tuttavia, ogni minuto impiegato a rincorrere firme, inviare documenti e tenere traccia delle e-mail è tempo che non viene speso nell'interazione e nella comunicazione interna, né nelle attività strategiche rivolte ai dipendenti. L'automazione aiuta i team HR favorevoli al progresso a evitare questi ostacoli per focalizzarsi sulla qualità del coinvolgimento dei dipendenti.


La maggior parte delle discussioni legate all'automazione in ambito HR ruotano in genere attorno al fatto che le macchine stiano prendendo il sopravvento sul lavoro. Tuttavia, la tecnologia sta avendo un impatto più profondo sulla funzione delle risorse umane. Una maggiore automazione applicata alla funzione HR si traduce in un più profondo e personalizzato coinvolgimento dei dipendenti e un minor carico di lavoro amministrativo da svolgere manualmente. Anche prima dell'inizio della collaborazione tra un dipendente e un'azienda, l'automazione garantisce processi fluidi e sicuri in tutte le fasi, dall'inserimento alle valutazioni.

Hands over map

I vantaggi dell'automazione

Gran parte dei dipendenti è frustrata dalla quantità di pratiche amministrative che deve portare a termine, che gli impediscono di concentrarsi su attività più importanti e interessanti. Oltre a ciò, spesso il reparto HR si occupa di lavori aggiuntivi, come modifiche contrattuali, sessioni di formazione, promozioni e valutazioni, tutti accompagnati da una notevole quantità di pratiche cartacee. In aggiunta, spesso la collaborazione con il reparto HR è percepito come lenta e laboriosa.


L'automazione, tuttavia, sta contribuendo a cambiare questa reputazione. Può significativamente ridurre il tempo che i dipendenti dedicano ad aspetti manuali e ripetitivi e far sì che possa avere più spazio per lavori più strategici. Al contempo, la tecnologia rimuove l'elemento manuale, spesso responsabile di ritardi, garantendo che l'informazione raggiunga rapidamente il destinatario, e consente di avvisare automaticamente ogni persona coinvolta in tempo reale.


Il tracciamento delle ferie è un ottimo esempio in cui l'automazione può migliorare i processi. Lo scorrimento manuale delle richieste e delle approvazioni via e-mail dovrebbe appartenere al passato dell'HR. I flussi di lavoro automatizzati stanno rendendo questo processo più fluido, grazie alla possibilità di richiedere e approvare le ferie e aggiornare le indennità di ferie in modo automatico. Il processo, vantaggioso sia per il team HR sia per il dipendente, riduce gli attriti causati da errori di contabilità o di comunicazione, fin troppo frequenti quando non si utilizza l'automazione. Questo garantisce un processo più efficace sia per i manager che per le loro risorse.

Promuovere la soddisfazione dei clienti interni

Quando si tratta di customer experience, si pensa subito ai clienti che acquistano prodotti e servizi. E a ragione, dato che un'azienda dipende dalle vendite. Tuttavia, è necessario che le aziende tengano a mente che anche l'esperienza del dipendente è importante per mantenere alto il tasso di fidelizzazione delle risorse.


Ciononostante, i dipendenti vedono sempre più la propria vita lavorativa attraverso gli occhi di un consumatore. Nella nostra vita privata abbiamo sempre più a che fare con servizi di assistenza clienti che migliorano adattandosi alle nostre esigenze, diventando più flessibili e abbassando i costi. Tutti ci siamo abituati ad app su dispositivi mobili che funzionano perfettamente. Di conseguenza, i dipendenti esigono la stessa esperienza utente anche all'interno del proprio ambiente di lavoro. Ciò significa che i dipartimenti HR devono puntare più in alto quando si tratta di processi aziendali interni e di comunicazione, allo scopo di mantenere i dipendenti di oggi, frustrati da flussi di lavoro lenti e obsoleti, soddisfatti e motivati. In questo caso, l'automazione dei processi HR è di fondamentale importanza.

L'HR diventa il motore della trasformazione digitale

Tramite l'automazione dei processi HR, le aziende possono progettare, ottimizzare, integrare e distribuire i servizi necessari in modo celere e a un costo considerevolmente più basso. I team HR possono ridurre il tempo dedicato all'amministrazione e concentrarsi su attività più strategiche, come lo sviluppo di modelli previsionali di talenti e di processi di successione manageriale. I responsabili HR hanno l'opportunità di essere in prima linea per l'implementazione e adozione di tecnologie a supporto di un'esperienza più agevole e meno dispendiosa in termini di tempo.


Tuttavia, è importante ricordare che qualsiasi nuova tecnologia deve essere culturalmente accettata in tutta l'azienda, pena il rischio di essere ignorata, ostacolando un naturale cambiamento digitale. Le soluzioni di automazione devono essere chiare, accessibili e impiegate con piena coscienza da parte della forza lavoro.


Inoltre, l'automazione non sostituisce la gestione e il coinvolgimento delle persone: al contrario, è fondamentale che il team HR dia priorità a lavorare in stretto contatto con i dipendenti. Sfruttando la tecnologia, i professionisti HR possono dedicare meno tempo alle pratiche amministrative e più tempo a ciò che conta davvero.

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