Gestione delle informazioni: sfruttare il potenziale dei dati per favorire la crescita aziendale

I leader aziendali sono già consapevoli del ruolo fondamentale che le tecnologie emergenti giocheranno nell'aumentare l'efficienza, la crescita dei ricavi e il valore aziendale complessivo.

Tuttavia, implementare una trasformazione di successo non è così semplice, soprattutto quando i dipendenti lavorano sempre più spesso da ogni angolo del globo. Nonostante le sfide, l'ambiente di lavoro moderno non può prescindere da un'esperienza digitale ottimale. La produttività della maggior parte delle organizzazioni dipende dalla facilità di accesso dei dipendenti al complesso di informazioni di cui hanno bisogno per svolgere al meglio il proprio lavoro. Eppure, ancora si registrano attriti a livello quotidiano, dovuti alla mancata implementazione delle giuste soluzioni da parte delle aziende per aiutare i dipendenti ad accedere alle informazioni nel modo più efficace possibile.

Per garantire la fluidità delle operazioni nel contesto contemporaneo, l'accessibilità delle informazioni e la solidità dei processi di gestione delle informazioni sono di fondamentale importanza. Secondo l'Association for Intelligent Information Management (AIIM), il 72% dei leader aziendali concorda sul fatto che la gestione delle informazioni acquisirà maggiore importanza nei prossimi dodici mesi¹.

Sono in molti a riconoscere l'enorme potenziale delle tecnologie emergenti, come l'intelligenza artificiale e l'automazione, nel garantire la fluidità dei processi di lavoro aziendali nel contesto contemporaneo e l'accesso a un vantaggio competitivo. Ma senza un'efficace gestione delle informazioni alla base di tali sviluppi, si corre il rischio di fallire.

La gestione delle informazioni è la pratica di gestire e sfruttare le informazioni, nonché l'infrastruttura che supporta le modalità di creazione, raccolta, condivisione e controllo dei dati.

Lo scopo principale della gestione delle informazioni è fornire alle aziende la massima reperibilità delle informazioni, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, nel rispetto di sicurezza e conformità. Senza dei solidi principi di gestione delle informazioni, si perde l'anello di connessione tra persone, processi e informazioni all'interno di un'azienda.

Un efficace sistema di gestione delle informazioni può aumentare il valore aziendale e aiutare le organizzazioni a crescere e gestire i propri dati in linea con gli obblighi di sicurezza e conformità.

Nonostante i chiari vantaggi offerti dalla gestione delle informazioni, la sua adozione è stata lenta e disomogenea. Secondo la ricerca condotta da Canon, oggi le organizzazioni si trovano in una posizione simile a quella in cui si trovavano nel 2022 per quanto riguarda il monitoraggio, l'accesso, la condivisione e l'eliminazione di documenti a scopi di audit².

Sebbene molte organizzazioni stiano cercando di sfruttare le tecnologie di automazione e intelligenza artificiale per semplificare questi processi, riscontrano problemi in termini di integrazione: il 10% degli intervistati ammette di aver abbandonato l'implementazione di una nuova tecnologia a causa della presenza di ostacoli continui³.

Le aziende sono ancora lontane dallo sfruttare appieno i vantaggi di una gestione efficace delle informazioni. Il 28% dei responsabili IT compila ancora manualmente documenti organizzativi standardizzati, mentre il 26% dei dipendenti riporta errori o incoerenze causate dai silos di dati⁴. Quando oltre il 25% dei dipendenti si sente ostacolato da una gestione delle informazioni poco efficace, è chiaro che l'automazione di tali processi deve diventare priorità per i responsabili delle decisioni IT⁵.

Intraprendere un percorso di trasformazione digitale può essere scoraggiante. Tuttavia, il successo aziendale è strettamente legato al flusso di informazioni, il che rende fondamentale la gestione delle informazioni come mezzo per accedere a tale valore.

Per molti, il primo passo verso il miglioramento della gestione delle informazioni è la valutazione dei processi aziendali in essere e dei flussi di lavoro informativi sottostanti. La valutazione consente alle aziende di scoprire potenzialità latenti: i dati emersi dalla ricerca di Canon sulla gestione delle informazioni indicano che un numero significativo di aziende si trova in questa fase⁶.

Attraverso una gestione delle informazioni efficace, le organizzazioni possono ripulire e analizzare le informazioni per determinare gli strumenti più efficaci nel loro caso particolare. Per i leader, tutto ciò si traduce in decisioni d'investimento informate basate sulla possibilità di personalizzare le soluzioni in base alle esigenze aziendali.

I vantaggi sono significativi: i sistemi intelligenti di gestione delle informazioni possono automatizzare le attività di routine, aumentare l'accuratezza delle informazioni e migliorare il processo decisionale. Questo è il futuro della gestione delle informazioni, ma ha bisogno di attenzioni speciali per raggiungere il suo pieno potenziale.

Investire nella gestione intelligente delle informazioni non significa solo semplificare le operazioni. Con l'integrazione di nuovi sistemi e la generazione di ulteriori dati, le aziende noteranno che per supportare le tecnologie più complesse sarà necessaria una più stretta integrazione.

Le organizzazioni hanno iniziato a ridisegnare i propri processi e ad affacciarsi al futuro sfruttando le tecnologie emergenti come i Big Data e l'intelligenza artificiale. Per ottenere il massimo da questi investimenti, devono garantire l'accessibilità e l'uso efficace dei dati che possiedono.

Si tratta di una combinazione di fattori che supporta il successo delle iniziative di digitalizzazione e automazione delle informazioni delle organizzazioni. Ecco perché seguire buone pratiche di gestione delle informazioni è così importante. È fondamentale che i leader possano accedere alle informazioni che circolano in azienda per individuare i punti in cui le tecnologie emergenti possono generare il massimo valore, garantire un'integrazione perfetta e produrre le informazioni affidabili e aggiornate necessarie come base per l'intelligenza artificiale e la tecnologia dei Big Data.

Le informazioni diventeranno sempre più importanti per le aziende. Disporre di un solido sistema di gestione delle informazioni è fondamentale per migliorare l'efficienza operativa e l'esperienza clienti futura. I dati sono uno strumento, e le aziende devono sfruttarli per distinguersi, crescere più velocemente e scoprire nuovo valore.