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Come ottenere una gestione delle informazioni più trasparente, efficiente e conforme

Mai come ora le aziende raccolgono e gestiscono dati. Tradizionalmente, i dipartimenti HR gestiscono contratti e informazioni relative alle pensioni e agli stipendi. Ma con i progressi nella tecnologia, vengono raccolte informazioni da molteplici fonti, come ad esempio l'utilizzo dei social media e i dati legati alla produttività.

Tuttavia, ciò non significa che tutti i dipartimenti HR sia ad uno stadio avanzato, anzi: sono molte le realtà ancora all'inizio del proprio percorso verso la trasformazione digitale e che si stanno organizzando per compiere i primi passi in questo senso. Porre le basi nel modo corretto non è mai stato tanto importante, in quanto una scorretta gestione delle informazioni può far sì che i reparti incorrano in sanzioni per la non conformità con il GDPR. Quali sono i passaggi per raggiungere una gestione delle informazioni più trasparente, efficiente e conforme?

Step 1: garantire la conformità

La conformità deve essere in cima alle priorità di ogni dipartimento HR, in particolar modo in seguito all'introduzione del GDPR. Se da una parte la discrezione è sempre stata importante, la mancata tutela delle informazioni sensibili da parte di un'azienda può significare incorrere in severe sanzioni. L'HR gestisce alcuni tra i dati personali più sensibili di tutta l'azienda, dagli indirizzi alle segnalazioni di molestia.

Le informazioni sensibili non possono più essere semplicemente messe sotto chiave in archivi. Se in passato chiavi e lucchetti venivano considerati sufficientemente sicuri, ora viviamo in un mondo digitale. Quando si tratta di controlli e conformità, le organizzazioni devono essere in grado di dimostrare quali informazioni detengono con la massima rapidità ed efficienza. Come può un'azienda definirsi conforme al GDPR se non ha certezza completa delle informazioni che vengono conservate al suo interno? Si tratta di una grande sfida per le aziende che ancora operano basandosi ampiamente su flussi di lavoro cartacei, che non possono effettivamente cercare ogni registro cartaceo che detengono o affermare con certezza quante copie esistano.

Se messe a confronto, le organizzazioni che usano flussi di lavoro esclusivamente digitali hanno una visione molto più trasparente sulle informazioni che detengono, su dove sono conservate e su chi può accedervi. L'introduzione di flussi di lavoro digitali può aiutare il reparto HR a determinare le pratiche di reclamo all'interno del dipartimento, ma anche imporne l'applicazione in tutta l'azienda.

Two colleagues smiling, working at a laptop in a kitchen

Step 2. Miglior efficienza

Se la conformità è la priorità assoluta, l'efficienza dovrebbe essere la priorità numero 2. Le organizzazioni manifestano sempre più interesse nell'applicare metodi per misurare i processi HR: qual è il grado di coinvolgimento dei dipendenti? Qual è la loro produttività? Sono individuabili schemi ricorrenti per i dipendenti che si licenziano? Con l'aumentare della quantità di dati che viene raccolta, i dipartimenti HR si trovano a investire ancora più tempo per la loro gestione.

Le aziende devono mettere in atto una strategia HR basata sui dati. Tuttavia, senza disporre delle giuste strutture, i team HR sono destinati a essere sommersi dall'inserimento dei dati e da processi gestionali onerosi. Tenendo queste considerazioni in mente, i responsabili HR devono valutare i flussi di lavoro attualmente impiegati e se il modello in uso può essere adattato per supportare nuove funzioni.

Ad esempio, i flussi di lavoro attuali sono già più macchinosi di quanto dovrebbero essere? Questo aspetto impedisce al dipartimento di adottare una strategia data-driven? Inoltre, le nuove attività comporteranno ulteriore lavoro manuale per il team HR? Spesso la risposta è che i dipartimenti HR non sono strutturati per introdurre nuove funzioni, perché il team ha raggiunto la produttività massima possibile.

In questa situazione, le aziende devono compiere valutazioni su come gli strumenti digitali e di automazione possono essere di supporto. Con l'introduzione di queste tecnologie, le aziende possono ridurre il tempo impiegato a svolgere attività amministrative di basso valore. Non solo ciò migliora l'efficienza dei team HR per l'attività odierna, ma realizza una struttura capace di supportare funzioni data-driven più complesse per il futuro.

Step 3: generare valore

Le aziende che si trovano nelle fasi più avanzate del proprio percorso di trasformazione digitale devono considerare come ottenere il massimo valore dai dati. Attualmente, molti dipartimenti HR non sfruttano i dati al massimo del loro potenziale: oltre il 97% dei dipartimenti HR acquisisce metriche, ma il 95% di essi riscontra problemi relativi al processo spesso dovuti all'incertezza sui dati da misurare.

Le aziende non dovrebbero sprecare risorse per l'analisi di fattori standard solo perché si sentono obbligate a farlo. L'analisi dei dati deve essere progettata per far fronte a specifiche sfide aziendali. Come primo passo è importante scoprire quali sono: ad esempio, i dipendenti tendono a lasciare il posto di lavoro dopo un certo periodo di tempo? Le aziende devono quindi analizzare le circostanze che portano i dipendenti a lasciare un'organizzazione e, una volta identificati i motivi, cercare di far fronte ai problemi risolvendoli in ultima istanza.

Le aziende si stanno evolvendo per essere sempre più data-driven: nel corso di questo processo, ogni dipartimento interno è tenuto a fare altrettanto, assumendo nuove responsabilità. Tuttavia, i responsabili HR dovranno svolgere un ruolo fondamentale nella gestione di questo processo per il proprio dipartimento. Malgrado le altre priorità dei partecipanti interni, la conformità deve sempre essere al centro, considerata la frequenza con cui si gestiscono informazioni sensibili. I responsabili HR devono garantire che siano posti in essere processi e strutture adeguati per aiutare i team HR a raggiungere la massima efficienza, consentendo loro di concentrarsi sulla risorsa di maggior valore di un'azienda: i dipendenti.

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