Ottimizza la gestione dei documenti con il digital HR

Come i moderni flussi di lavoro aiutano i team HR a generare valore per l'azienda

I flussi di lavoro digitali sono sempre più la norma, sebbene alcune funzioni aziendali non riescano proprio a liberarsi dalle pratiche cartacee. Il dipartimento HR, ad esempio, ricorre a numerose operazioni onerose in termini di tempo in tutte le fasi del ciclo di vita del dipendente, dalla selezione del personale alle dimissioni. Mentre l'HR dovrebbe aiutare i dipendenti a sviluppare la propria carriera, i flussi di lavoro cartacei intasano questo dipartimento con processi inefficienti. In che modo le soluzioni per la gestione dei documenti aiutano a far fronte a tale problema?

Consideriamo l'applicazione della tecnologia nelle quattro aree principali della funzione HR: selezione del personale, assunzione e inserimento, gestione e dimissioni.

Selezione del personale trasparente e conforme

A causa dei sempre più pressanti obblighi di legge, l'assunzione dei nuovi dipendenti non è mai stata più complessa. Questo non influisce solo sul dipartimento HR. Infatti, il 47% dei professionisti HR afferma che i problemi durante il processo di assunzione hanno causato la perdita di candidati, mentre il 45% afferma che gli errori contrattuali hanno causato problemi legali oltre che costi addizionali.

Oggi non vi è più giustificazione per consentire errori di digitazione nei contratti. I software sono in grado di compilare automaticamente documenti quali contratti e accordi di non divulgazione, consentendo di risparmiare tempo e di non incorrere in errori accidentali.

Inoltre, presto non sarà più necessario firmare i documenti di persona. La firma digitale consente ai nuovi dipendenti di firmare documenti importanti ovunque essi siano, velocizzando il processo. Ma i documenti digitali non sono solo più efficienti: sono anche più facilmente archiviabili, tracciabili e verificabili. Di conseguenza, per i dipartimenti HR è molto più facile rispettare i requisiti normativi.

Una gestione semplice

L'eccessiva quantità di carta è una causa comune di frustrazione per i dipendenti, particolarmente quando l'onere non fa parte delle loro mansioni quotidiane. Le normali attività amministrative del dipartimento HR, come ad esempio le richieste di congedo annuale, i moduli di malattia e le valutazioni non devono costituire un peso.

I sistemi digitali riducono al minimo l'impatto sui dipendenti e sui team HR, standardizzando e automatizzando tali processi. Registrare le ferie dei dipendenti in calendari centralizzati dovrebbe essere un compito semplice, ma i team HR faticano a gestire il monte di richieste quando l'organizzazione si espande. I portali self-service, in cui i dipendenti inviano e gestiscono autonomamente le proprie richieste, consentono al personale HR di snellire le attività amministrative.

Al contempo, è possibile ricorrere alle soluzioni HR per formalizzare le valutazioni, inviando promemoria automatici direttamente ai responsabili per garantire che soddisfino i requisiti aziendali. Questo modello riduce le responsabilità quotidiane dei professionisti HR, consentendogli di concentrarsi sulla generazione di valore tramite nuove iniziative di coinvolgimento dei dipendenti.

Le dimissioni

Le dimissioni dei dipendenti hanno importanti implicazioni per la sicurezza, la legalità e la conformità, particolarmente in termini di gestione delle informazioni. Quando un dipendente lascia l'organizzazione, i team HR devono assicurarsi che le informazioni vengano rimosse o archiviate in registri aziendali in linea con i requisiti legali. È di fondamentale importanza anche garantire che siano in essere politiche trasparenti per la restituzione dei beni aziendali e la revoca dei diritti di accesso.

Sebbene i casi di dipendenti insoddisfatti che violano tali regole siano relativamente rari, quando succede le implicazioni per un'azienda possono essere molto serie. Perché lasciare che questo accada? Ciononostante, è ancora abbastanza comune che le aziende non dispongano di procedure generali per svolgere queste attività. Le soluzioni di digital HR aiutano a rendere questo processo il meno problematico possibile, utilizzando l'automazione per semplificare il processo e identificare eventuali responsabilità in ogni fase.

Ridurre il carico di lavoro

L'amministrazione delle risorse umane mantiene una reputazione negativa nella mente dei dipendenti e del personale HR come attività a basso valore e time-consuming. Ma non deve essere necessariamente così. L'automazione tramite un software di gestione dei documenti può ottimizzare i processi HR, lasciare più tempo a disposizione, consentire di risparmiare denaro, ridurre gli errori, aumentare la conformità, rafforzare la sicurezza ed eliminare il rischio di perdere i documenti. Offre una soluzione per eliminare i flussi di lavoro manuali e basati su carta.

Tutto ciò consente ai professionisti HR di svolgere il proprio lavoro in un modo più tracciabile e verificabile, consentendo al contempo di concentrarsi su attività strategiche per l'azienda.