CONTATTACI
Semplifica la tua azienda
Il Comune di Leeds, che offre servizi di supporto a 700.000 cittadini, è il secondo più grande agglomerato metropolitano della Gran Bretagna e vuole essere considerato il migliore, sia per la qualità dei servizi che offre, che per il modo in cui li fornisce. Obiettivo difficile in un epoca di austerità e tagli alle spese del settore pubblico.
Oltre a migliorare la produttività e ridurre al tempo spesso costi e sprechi di stampa, il Consiglio Comunale aveva anche il compito di affrontare i cambiamenti degli approcci con cui i cittadini accedevano ai servizi pubblici. Come spiega Helena Phillips, Direttrice dell'ufficio Servizi Condivisi: "Le comunicazioni avvengono sempre più all'interno dei canali digitali e, pertanto, la sfida che ci troviamo ad affrontare è quella di migliorare i servizi che offriamo con budget che vanno via via riducendosi".
"La priorità era quella di implementare una soluzione di stampa intelligente che facesse risparmiare risorse e tempo al Consiglio Comunale."
Nell'identificare le aree di inefficienza, il servizio di stampa del Comune era un candidato ovvio. La stampa rappresentava una funzione IT fondamentale per i 12.500 dipendenti del Comune, ma il parco di dispositivi, collegati in rete o stand-alone, era difficile da gestire e mantenere. La Print Services Manager, Kirsty McCarthy ricorda: "Il mio team trascorreva le giornate tentando di correggere gli errori e cercando di minimizzare i disagi". Per noi la priorità era quella di implementare una soluzione intelligente, che facesse risparmiare risorse e tempo al Consiglio Comunale".
Lavorando a stretto contatto con il Consiglio Comunale, Canon ha sviluppato una soluzione di stampa a marchio PrintSmart per l'intera organizzazione. Questa prevedeva 850 dispositivi multifunzione (MFD) avanzati, in bianco e nero e a colori, e una soluzione Fax integrata in un unico sistema di gestione.
"Canon ha assunto il ruolo di partner strategico piuttosto che quello di semplice fornitore."
Per aiutare il Consiglio Comunale a introdurre, in soli sei mesi, la soluzione PrintSmart, Canon ha realizzato corsi di apprendimento online e video tutorial, oltre a un programma di formazione per formare "super utenti" che potessero mostrare ai colleghi come utilizzare il nuovo sistema. Per il Service e Infrastructure Manager, Andrew Byrom, "Canon ha assunto il ruolo di partner strategico piuttosto che quello di semplice fornitore. I membri del team erano concentrati ed impegnati moltissimo ogni giorno, soprattutto durante la difficile ma stimolante fase di transizione. La tecnologia era eccezionale e semplice da usare, tanto che il team l'ha accolta con completa naturalezza".
PrintSmart ha prodotto un impatto finanziario immediato, facendo risparmiare al Comune circa il 30% del costo del precedente contratto nel primo anno e, ad oggi, oltre £ 400.000. Sostituendo il parco stampanti con pochi dispositivi multifunzione economicamente vantaggiosi, il numero di dispositivi di stampa è stato razionalizzato del 39% e si è ottenuta una riduzione del 25% del volume di stampa solo nel primo anno. Anche i risparmi ambientali sono stati notevoli. Con emissioni di gas serra ridotte di 1.007.318 kg e 18.139 alberi salvati nei primi 12 mesi, Leeds è sulla buona strada per diventare una città a basse emissioni di anidride carbonica.
"Il miglioramento è stato incredibile. Piccoli cambiamenti come la visibilità delle code di stampa e l'accesso con PIN individuale assicurano che i documenti non vadano persi e fanno risparmiare tempo."
Ciò ha significato anche un enorme aumento della produttività, come spiega Jo Miklo, Direttore del reparto Amministrazione Aziendale: "Il miglioramento è stato incredibile. Piccoli cambiamenti come la visibilità delle code di stampa e l'accesso con PIN individuale assicurano che i documenti non vadano persi e fanno risparmiare tempo quando devono essere recuperati. Le semplici funzionalità di scansione dei dati consentono, inoltre, di rispondere più rapidamente alle richieste dei cittadini". I tempi di inattività sono stati praticamente eliminati e, per Andrew Byrom, il segno più evidente del successo è non ricevere lamentele da mesi.
Ci sono stati anche miglioramenti importanti in termini di sicurezza dei dati. L'avanzata soluzione fax, ad esempio, utilizzata per lo scambio di informazioni tra ospedali e scuole, garantisce la gestione sicura dei dati sensibili. Nuove misure come l'accesso tramite PIN individuale e la cancellazione automatica dei lavori di stampa dopo 24 ore hanno portato, inoltre, a miglioramenti significativi nell'area della sicurezza.
Con l'aiuto di Canon, Andrew Byrom punta a ridurre il volume di stampa del Comune di un ulteriore 5% ogni anno. Utilizzando report dettagliati del sistema, il suo team si rivolgerà a quei reparti in cui si noteranno attività di stampa costose e potrà insegnere al personale come ridurrle. L'obiettivo è quello di assicurare che la nuova infrastruttura di stampa generi un ritorno sull'investimento a lungo termine, in modo che il Comune possa occuparsi di miglioramenti e risparmi anche in altre aree.
"Ridefinendo il modo di lavorare, Canon ci ha aiutato a prestare un miglior servizio ai cittadini di Leeds."
Il successo di PrintSmart all'interno del Comune di Leeds è stato riconosciuto internamente come un modello esemplare per l'implementazione dei progetti aziendali importanti. Per Helena Phillips, "PrintSmart ha risolto i problemi di stampa e si è rivelato uno strumento di lavoro indispensabile nell'era digitale. Ridefinendo il modo di lavorare, Canon ci ha aiutato a prestare un miglior servizio ai cittadini di Leeds".
Canon