Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Consiglio Comunale di Leeds: diventa il migliore con poco.

La sfida

Il Comune di Leeds, che offre servizi di supporto a 700.000 cittadini, è il secondo più grande agglomerato metropolitano della Gran Bretagna e vuole essere considerato il migliore, sia per la qualità dei servizi che offre, che per il modo in cui li fornisce. Obiettivo difficile in un epoca di austerità e tagli alle spese del settore pubblico.

Oltre a migliorare la produttività e ridurre al tempo spesso costi e sprechi di stampa, il Consiglio Comunale aveva anche il compito di affrontare i cambiamenti degli approcci con cui i cittadini accedevano ai servizi pubblici. Come spiega Helena Phillips, Direttrice dell'ufficio Servizi Condivisi: "Le comunicazioni avvengono sempre più all'interno dei canali digitali e, pertanto, la sfida che ci troviamo ad affrontare è quella di migliorare i servizi che offriamo con budget che vanno via via riducendosi".

"La priorità era quella di implementare una soluzione di stampa intelligente che facesse risparmiare risorse e tempo al Consiglio Comunale."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Nell'identificare le aree di inefficienza, il servizio di stampa del Comune era un candidato ovvio. La stampa rappresentava una funzione IT fondamentale per i 12.500 dipendenti del Comune, ma il parco di dispositivi, collegati in rete o stand-alone, era difficile da gestire e mantenere. La Print Services Manager, Kirsty McCarthy ricorda: "Il mio team trascorreva le giornate tentando di correggere gli errori e cercando di minimizzare i disagi". Per noi la priorità era quella di implementare una soluzione intelligente, che facesse risparmiare risorse e tempo al Consiglio Comunale".

La soluzione di Canon

Lavorando a stretto contatto con il Consiglio Comunale, Canon ha sviluppato una soluzione di stampa a marchio PrintSmart per l'intera organizzazione. Questa prevedeva 850 dispositivi multifunzione (MFD) avanzati, in bianco e nero e a colori, e una soluzione Fax integrata in un unico sistema di gestione.

"Canon ha assunto il ruolo di partner strategico piuttosto che quello di semplice fornitore."

Per aiutare il Consiglio Comunale a introdurre, in soli sei mesi, la soluzione PrintSmart, Canon ha realizzato corsi di apprendimento online e video tutorial, oltre a un programma di formazione per formare "super utenti" che potessero mostrare ai colleghi come utilizzare il nuovo sistema. Per il Service e Infrastructure Manager, Andrew Byrom, "Canon ha assunto il ruolo di partner strategico piuttosto che quello di semplice fornitore. I membri del team erano concentrati ed impegnati moltissimo ogni giorno, soprattutto durante la difficile ma stimolante fase di transizione. La tecnologia era eccezionale e semplice da usare, tanto che il team l'ha accolta con completa naturalezza".

Vantaggi

PrintSmart ha prodotto un impatto finanziario immediato, facendo risparmiare al Comune circa il 30% del costo del precedente contratto nel primo anno e, ad oggi, oltre £ 400.000. Sostituendo il parco stampanti con pochi dispositivi multifunzione economicamente vantaggiosi, il numero di dispositivi di stampa è stato razionalizzato del 39% e si è ottenuta una riduzione del 25% del volume di stampa solo nel primo anno. Anche i risparmi ambientali sono stati notevoli. Con emissioni di gas serra ridotte di 1.007.318 kg e 18.139 alberi salvati nei primi 12 mesi, Leeds è sulla buona strada per diventare una città a basse emissioni di anidride carbonica.

"Il miglioramento è stato incredibile. Piccoli cambiamenti come la visibilità delle code di stampa e l'accesso con PIN individuale assicurano che i documenti non vadano persi e fanno risparmiare tempo."

Ciò ha significato anche un enorme aumento della produttività, come spiega Jo Miklo, Direttore del reparto Amministrazione Aziendale: "Il miglioramento è stato incredibile. Piccoli cambiamenti come la visibilità delle code di stampa e l'accesso con PIN individuale assicurano che i documenti non vadano persi e fanno risparmiare tempo quando devono essere recuperati. Le semplici funzionalità di scansione dei dati consentono, inoltre, di rispondere più rapidamente alle richieste dei cittadini". I tempi di inattività sono stati praticamente eliminati e, per Andrew Byrom, il segno più evidente del successo è non ricevere lamentele da mesi.

Ci sono stati anche miglioramenti importanti in termini di sicurezza dei dati. L'avanzata soluzione fax, ad esempio, utilizzata per lo scambio di informazioni tra ospedali e scuole, garantisce la gestione sicura dei dati sensibili. Nuove misure come l'accesso tramite PIN individuale e la cancellazione automatica dei lavori di stampa dopo 24 ore hanno portato, inoltre, a miglioramenti significativi nell'area della sicurezza.

Un comune digitale

Con l'aiuto di Canon, Andrew Byrom punta a ridurre il volume di stampa del Comune di un ulteriore 5% ogni anno. Utilizzando report dettagliati del sistema, il suo team si rivolgerà a quei reparti in cui si noteranno attività di stampa costose e potrà insegnere al personale come ridurrle. L'obiettivo è quello di assicurare che la nuova infrastruttura di stampa generi un ritorno sull'investimento a lungo termine, in modo che il Comune possa occuparsi di miglioramenti e risparmi anche in altre aree.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Ridefinendo il modo di lavorare, Canon ci ha aiutato a prestare un miglior servizio ai cittadini di Leeds."

Il successo di PrintSmart all'interno del Comune di Leeds è stato riconosciuto internamente come un modello esemplare per l'implementazione dei progetti aziendali importanti. Per Helena Phillips, "PrintSmart ha risolto i problemi di stampa e si è rivelato uno strumento di lavoro indispensabile nell'era digitale. Ridefinendo il modo di lavorare, Canon ci ha aiutato a prestare un miglior servizio ai cittadini di Leeds".

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