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Come mantenere e accelerare la produttività in un ambiente di lavoro ibrido

Scopri come potenziare i processi in una configurazione di lavoro ibrida, dal rinnovo di un contratto con un cliente all'approvazione di una fattura di un fornitore.

Diverse persone lavorano con i loro computer portatili in un grande ufficio

Vuoi che i tuoi team siano sempre operativi, ovunque si trovino?

Da sempre, il termine "impiegati" riassume non solo il luogo in cui le persone lavorano, cioè l'ufficio, ma anche la mansione. Infatti, con questo termine si indica un lavoro basato su informazioni, e da due decenni, svolto tramite computer.

Negli ultimi anni, il concetto di lavoro in ufficio si è evoluto di nuovo. Invece di essere vincolati a un'unica sede, le aziende consentono sempre di più ai propri dipendenti di lavorare ovunque, a condizione di mantenere costanti gli standard di produttività.

Molti dei nostri clienti si stanno muovendo verso questo modello di lavoro ibrido a lungo termine, combinando diversi tipi di ambienti di lavoro, da hub aziendali centrali o periferici all'ambiente domestico dei dipendenti, da spazi di co-working alla carrozza di un treno o alla sala partenze, durante un viaggio.

Man mano che il lavoro ibrido diventa sempre più diffuso, le domande che si pongono i responsabili IT vanno da "come consentire il lavoro fuori dall'ufficio" a "come ottimizzarlo per renderlo più produttivo possibile".

Di seguito, analizziamo le quattro domande poste più frequentemente dalle aziende che desiderano mantenere e accelerare la produttività in un ambiente di lavoro ibrido e spieghiamo in che modo Canon rappresenta la risposta giusta a queste domande.

Molti dei nostri reparti continuano a fare affidamento sulla carta nei flussi di lavoro quotidiani. Questo renderà difficile l'adattamento a un modello ibrido?

È piuttosto comune che le aziende dipendano da documenti cartacei. Questo non rende impossibile il passaggio a un modello di lavoro ibrido, ma può renderlo più complesso.

Il passaggio a un modello esclusivamente digitale non è necessario nell'immediato, ma è fondamentale ottimizzare la dipendenza dalla stampa nel corso del tempo. In questo modo, non solo i team potranno lavorare più facilmente da altre sedi, ma sarà possibile ridurre i costi, sia dal punto di vista economico sia ambientale.

In Canon, la nostra esperienza consiste nella gestione e nell'integrazione di flussi di lavoro documentali complessi che combinano processi cartacei e digitali. Siamo consapevoli del fatto che la maggior parte delle aziende sta passando alla digitalizzazione e noi possiamo darti il supporto di cui hai bisogno. Indipendentemente delle peculiarità della tua azienda, possiamo fornire un supporto su misura per l'adattamento a un modello ibrido.

Come possiamo assicurarci che i team che sfruttano flussi di lavoro cartacei possano lavorare in modo efficiente anche a distanza?

Anche se potrebbe essere ancora necessario avere un certo numero di dipendenti in una sede centrale, in momenti specifici, nessun dipendente deve essere limitato dalla necessità di stampare o eseguire scansioni.

Canon offre hardware progettati per ogni tipo di ambiente di lavoro, inclusi dispositivi desktop per il lavoro da casa e potenti dispositivi multifunzione realizzati per gli uffici più affollati. I nostri dispositivi sono dotati di connettività integrata che consente ai team di accedere ai documenti di cui hanno bisogno, anche fuori dall'ufficio.

Ad esempio, con la stampante serie imageRUNNER ADVANCE DX C5800, i documenti possono essere scansionati direttamente su dispositivi di archiviazione cloud di destinazione, come OneDrive e Dropbox o in applicazioni esistenti per la gestione del flusso di lavoro. Inoltre, possono essere archiviati o categorizzati automaticamente dal software di machine learning, rendendo facile per i team condividere i documenti e proseguire con i flussi di lavoro da un luogo all'altro, riducendo gli errori di tipo manuale.

Grazie alla compatibilità con applicazioni mobili quali Print Business di Canon e uniFLOW Online Print & Scan, i dipendenti possono persino inviare documenti da stampare o ricevere documenti digitalizzati sul loro dispositivo mobile mentre sono in movimento, garantendo lo svolgimento regolare del proprio lavoro in modo efficiente, ovunque si trovino.

I nostri hardware possono essere utilizzati in combinazione con un'ampia suite di software progettati per funzionare perfettamente con i dispositivi. Soluzioni come Cloud Workspace Collaboration – Automazione dei processi fornisce il servizio di collaborazione e gestione dei documenti perfetto per un'azienda ibrida. Si tratta di una piattaforma basata su cloud indipendente dall'ubicazione della sede di lavoro che consente ai dipendenti di individuare, accedere ed elaborare i documenti in modo sicuro e immediato, ovunque si trovino.

Sappiamo che l'automazione dei processi può sostenere la produttività dei dipendenti, ma dobbiamo tenere presente il budget. Quali sono le applicazioni di automazione a cui dovremmo dare priorità, per supportare i dipendenti che lavorano a distanza?

Per prima cosa, rifletti sui possibili rischi a cui possono essere esposti i flussi di lavoro se venissero trasferiti fuori sede. L'automazione dei processi è uno strumento davvero utile da impiegare per gestire e aumentare attività ripetitive e strutturate. Se vuoi introdurre l'automazione dei processi per la gestione di un ambiente di lavoro ibrido, la cosa migliore è applicarla alle attività ripetitive che solitamente devono essere gestite dai team in presenza.

Canon vanta una vasta esperienza nell'aiutare le aziende a gestire questi processi. Le nostre tecnologie contribuiscono a ridurre il carico di lavoro dei dipendenti che, in questo modo, possono dedicarsi ad attività più importanti mentre i flussi di lavoro proseguono in modo efficiente.

Il nostro servizio Cloud Workspace Collaboration – Automazione dei processi offre flussi di lavoro preconfigurati e automatizzati per le attività aziendali ordinarie, come la gestione dei contratti e l'elaborazione delle fatture. Le aziende che acquistano i nostri dispositivi possono attivare fin da subito i flussi di lavoro digitali direttamente dai dispositivi stessi, così da portare avanti le attività aziendali in modo efficiente in tutte le sedi.

Una donna vestita di rosso si trova all'esterno di un edificio, tiene il suo telefono e sorride.

Passare a un modello di lavoro ibrido comporta una grande complessità aggiuntiva per il nostro team IT. Come possiamo evitare di essere sopraffatti dal lavoro supplementare?

La gestione dell'IT in un ambiente di lavoro ibrido non è semplice. Ci sono molti aspetti da prendere in considerazione, dal garantire che i team possano accedere ai loro dati e documenti, al prevenire nuove vulnerabilità di sicurezza.

Per rendere il lavoro ibrido il più efficace possibile, è importante avere una visione olistica della propria infrastruttura IT. Anche se la tua azienda può operare in diverse sedi, queste non sono indipendenti l'una dall'altra. I tuoi dipendenti devono poter comunicare e connettersi tra loro senza problemi. Adottare un approccio frammentario per l'infrastruttura IT, che riunisce diversi strumenti e soluzioni, può causare flussi di lavoro discontinui e problemi di integrazione, con conseguenti ritardi e ulteriori problemi.

Tenendo presente questo aspetto, non si tratta solo di fornire una tecnologia, ma di fornire tecnologie che funzionino insieme in maniera sinergica, in tutte le sedi di lavoro. Questo è un aspetto che abbiamo messo al centro dei nostri Servizi per la trasformazione digitale, un ecosistema di hardware, software e servizi progettato per supportare un lavoro efficiente da qualsiasi luogo. Queste tecnologie collaudate sono progettate per funzionare insieme, riducendo i problemi e i tempi di inattività per i lavoratori e il team IT.

Sappiamo anche che la gestione di un parco dispositivi può essere critica persino nelle situazioni migliori, ma può essere particolarmente complicata quando mancano i dispositivi anche nelle sedi aziendali. uniFLOW Online, il nostro software basato su cloud, offre un'unica piattaforma per connettere tutte le sedi operative. Grazie a questa piattaforma è possibile usufruire di una gestione centrale del parco stampanti, indipendentemente da dove si trovano i dispositivi, dalle autorizzazioni di sicurezza degli utenti al monitoraggio dell'utilizzo della stampa, ovunque si lavori.

Pianificazione della produttività

La produttività è strettamente legata ai profitti di un'azienda, quindi, si trova in cima alla lista delle priorità di ogni leader aziendale. Una preoccupazione delle aziende riguarda l'impatto che il cambiamento del modello operativo tradizionale può avere sulla produttività dei propri dipendenti.

Tuttavia, con il partner giusto e il giusto ecosistema, il lavoro ibrido non solo consente di mantenere stabile la produttività, ma offre l'opportunità di ridefinire e ottimizzare i flussi di lavoro esistenti per accelerarla.

Nel frattempo, investire nelle tecnologie giuste non solo aiuta a migliorare il lavoro ibrido, oggi, ma offre anche un'importante opportunità di ottimizzazione continua per il futuro dell'azienda. Queste tecnologie consentono ai team IT di preparare la propria azienda al cambiamento, facilitando l'evoluzione e l'ottimizzazione delle attività future.

Canon Camera

L'HYBRID WORKING IN AZIONE!

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    uniFLOW Online

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  • Un'immagine di una stampante serie imageRUNNER ADVANCE DX C5800.

    Serie imageRUNNER ADVANCE DX C5800

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