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Cinque suggerimenti per migliorare l'operatività aziendale

Scopri come mantenere i tuoi team sempre connessi tra loro, gestire in maniera efficiente la tua azienda e proteggere i tuoi dati in un ambiente di lavoro ibrido.

Una donna lavora da remoto utilizzando il suo tablet

Ambienti di lavoro ibrido in azione!

Scopri come la collaborazione con Canon ti offre la pianificazione, il partner e le armi segrete di cui hai bisogno per realizzare un ambiente di lavoro ibrido

Il nostro modo di lavorare si sta trasformando rapidamente. Le aziende che fino a poco tempo fa operavano esclusivamente dagli uffici della propria sede centrale, oggi, sono alla continua ricerca di alternative da offrire ai dipendenti.

Dopo esserci confrontati con i nostri clienti, abbiamo raggruppato in quattro categorie generali le tipologie di ambienti di lavoro che le aziende di tutta Europa stanno adottando, spesso in combinazione con una configurazione di lavoro "ibrido". Tali categorie sono: "hub aziendale" (ufficio centrale o filiale), "community hub" (spazio di co-working), "hub remoto" (smart working), "hub mobile" (lavorare in movimento).

Tuttavia, adattarsi al lavoro ibrido non è sempre facile. Infatti, con team che lavorano da diverse sedi, è fondamentale che le aziende dispongano di un solido piano per garantire che l'operatività aziendale avvenga in maniera sicura ed efficace.

Nell'articolo seguente, riportiamo cinque suggerimenti per aiutare le aziende che intendono adottare il lavoro ibrido a farlo nel modo giusto, fin dalle prime fasi.

1. Adotta soluzioni basate su cloud per la tua azienda

Le piattaforme basate su cloud offrono un ambiente unificato che consente ai team di cooperare, condividere informazioni e collaborare, indipendentemente dalla loro sede di lavoro. Spostando i carichi di lavoro, le piattaforme e l'infrastruttura nel cloud, è possibile trasferire anche i dipendenti da qualsiasi spazio di lavoro specifico e, se non disponi di un'infrastruttura da gestire e mantenere in sede, in teoria, la tua azienda può operare interamente in modo virtuale.

Una volta che la tua azienda ha adottato le tecnologie cloud, puoi sfruttare le applicazioni sviluppate per semplificare il lavoro ibrido dei team. Ad esempio, affinché i dipendenti lavorino in modo efficace, devono poter accedere e interagire con i documenti che utilizzano quotidianamente. Ecco perché abbiamo creato servizi come Cloud Workspace Collaboration – Automazione dei processi, che consente alle aziende di accedere e gestire interi flussi di lavoro di documenti attraverso il cloud, in modo che i team possano continuare a lavorare come di consueto da qualsiasi luogo.

Che tu abbia già iniziato ad adottare soluzioni basate su cloud o meno, possiamo aiutarti a ottimizzare il tuo ambiente di lavoro ibrido. Infatti, in Canon forniamo le soluzioni più adatte alle tue esigenze, che si tratti di soluzioni da adottare in sede, soluzioni basate su cloud o di una combinazione di entrambe.

2. Riorganizza i flussi di lavoro

Hai pensato al modo in cui i tuoi flussi di lavoro si adatteranno a un modello di lavoro ibrido? Inizia a riflettere sulle operazioni aziendali che, attualmente, si basano sul confronto diretto o sul lavoro in presenza in uno specifico luogo di lavoro. Affinché i flussi di lavoro funzionino in un modello ibrido, devono scorrere indipendentemente dal luogo in cui si trovano i dipendenti, ciò significa spostare le fasi del processo da analogico a digitale, supportandoli con le giuste tecnologie per la gestione del flusso di lavoro.

La pianificazione e l'implementazione di una tecnologia per la gestione dei flussi di lavoro digitali possono essere complesse e costose, cosa che rende più difficile l'adattamento al lavoro ibrido, in particolare per le piccole imprese che dispongono di budget limitati. Con Cloud Workspace Collaboration – Automazione dei processi, abbiamo sfruttato la nostra esperienza per preconfigurare i flussi di lavoro aziendali ordinari, dall'elaborazione delle fatture alla gestione dei contratti, tutti accessibili direttamente dall'hardware Canon. Ciò significa che le fasi del flusso di lavoro di un documento digitale, come le policy di approvazione, condivisione e conservazione, sono preconfigurate, consentendo di risparmiare tempo e denaro nella configurazione di spazi di lavoro ibridi.

3. Identifica i punti deboli della sicurezza IT

Trasferire i dipendenti al di fuori della sede aziendale, naturalmente, implica nuove vulnerabilità legate alla sicurezza IT, in particolare quando le informazioni vengono condivise da e verso l'azienda. È importante identificare le risorse informative più preziose della tua azienda e riflettere sul modo in cui i team interagiranno con tali risorse una volta trasferiti in altre sedi. È necessario riflettere sulle protezioni di sicurezza da adottare per prevenire violazioni accidentali o intenzionali di queste informazioni sensibili. Come azienda, è importante mettere in atto solide regole di best practice per evitare che i dipendenti possano causare vulnerabilità. Tuttavia, hai bisogno anche di tecnologie che offrano servizi di sicurezza integrata, per proteggere i dipendenti durante il lavoro quotidiano. Ecco perché è essenziale analizzare quanto sia solida la sicurezza offerta dalle soluzioni che stai prendendo in considerazione per passare al lavoro ibrido.

Nella fase di sviluppo del servizio Cloud Workspace Collaboration – Automazione dei processi, l'aspetto della sicurezza è sempre stato al primo posto. Il servizio di gestione delle informazioni end-to-end non solo migliora l'esperienza dei dipendenti nel lavoro ibrido, ma dispone anche della sicurezza integrata in ogni fase del ciclo di vita di un documento. Ad esempio, le policy di accesso ai documenti vengono applicate automaticamente al momento della scansione di un documento, mentre le informazioni memorizzate nell'archivio centrale sono protette in modo sicuro da Microsoft Azure.

Le nostre soluzioni e servizi di gestione dei documenti lavorano anche in sinergia con i nostri hardware, per fornire alla tua azienda una solida protezione. I nostri dispositivi sono costruiti per essere sicuri fin dall'inizio e offrono una gamma di funzioni e caratteristiche che garantiscono la sicurezza dei documenti, dal software McAfee Embedded Control integrato all'autenticazione degli utenti.

una donna sorridente al computer

4. Considerare il "Bigger Picture"

La chiave per configurare un modello di lavoro ibrido di successo è considerare tutte le sedi di lavoro in modo olistico. Nessuna area di lavoro può essere a sé stante. I team devono collaborare senza problemi anche a distanza. Non si tratta solo di trovare la tecnologia più adatta a ciascun singolo luogo, ma di trovare tecnologie che lavorino bene insieme. Pensa se hai verificato l'efficienza delle tecnologie che hai intenzione di utilizzare, poi, chiediti se si tratti di tecnologie pensate per integrarsi facilmente tra loro o se richiederanno un intervento continuo del personale IT, affinché la collaborazione sia sempre garantita. L'integrazione delle soluzioni è uno dei problemi più complessi che i team IT possono riscontrare perciò questa è una considerazione molto importante da fare.

In Canon, tutti i nostri hardware e le soluzioni sono progettati in modo tale che lavorino bene insieme e risolvendo il problema della gestione dell'ambiente di lavoro ibrido per il team IT. Le nostre soluzioni per la gestione di documenti e informazioni lavorano in sinergia con i nostri dispositivi, per semplificare l'integrazione e per consentire di incrementare o modificare le funzionalità in base alle esigenze.

5. Affidati ai professionisti

La pressione per adattarsi all'evoluzione delle modalità di lavoro è tanta, ma la fretta non dovrebbe compromettere una buona pianificazione. Può essere difficile riorganizzare l'operatività della tua azienda per renderla sicura, collaborativa ed efficiente quando i team vengono trasferiti. La cosa importante è affidarsi agli esperti e collaborando con Canon puoi usufruire di una forte esperienza messa a disposizione dei clienti che vogliono fare questo percorso, sia di passaggio al lavoro ibrido sia di ottimizzazione continua, per realizzare un modello di lavoro ibrido sostenibile e basato sulle best practice.

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