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Suggerimenti per i responsabili IT: come semplificare e rendere efficace il lavoro ibrido

Suggerimenti per i responsabili IT: come semplificare e rendere efficace il lavoro ibrido

Canon Camera
Lo scorso anno è stato difficile per i responsabili IT di tutto il mondo. Nessuno avrebbe potuto prevedere i cambiamenti drastici e improvvisi che le organizzazioni avrebbero dovuto implementare in termini di strategia IT. E mentre il nostro modo di lavorare è cambiato, la pandemia ha accelerato a dismisura quella che sarebbe dovuta essere un'evoluzione graduale. Così un possibile piano triennale stabile per il progresso della trasformazione digitale è stato improvvisamente anticipato al presente.

Nel corso degli ultimi 30 anni abbiamo detto addio agli uffici personali, ai cubicoli e, più recentemente, all'orario 9.00-17.00 e persino all'idea di ufficio in sé. Anche prima della pandemia c'era un crescente desiderio di lavorare da casa e in mobilità, con i dipendenti che volevano poter essere operativi in ufficio, in uno spazio condiviso, nello studio di casa o in un'altra filiale in giro per il paese. Tuttavia, alla luce della pandemia, la necessità e la velocità di trasformazione sono aumentate ulteriormente, man mano che molte aziende si sono impegnante a favore di politiche di lavoro a distanza e distribuito a lungo termine.

Di conseguenza, il ruolo del responsabile IT si è evoluto in quello che potremmo definire "architetto delle informazioni". Ora risponde a domande complesse come:
  • Come verrà gestito il flusso di informazioni attraverso i processi e le applicazioni aziendali, se i dipendenti si trovano in sedi diverse? 
  • Come possiamo rendere accessibili digitalmente le informazioni cartacee che arrivano in ufficio al personale che lavora da remoto? 
  • Come possiamo garantire che le informazioni siano accessibili e gestibili in modo sicuro fuori sede?

Per supportare questo nuovo modello di lavoro mobile, i team IT hanno dovuto rivalutare la tecnologia alla base del loro lavoro quotidiano. Le organizzazioni hanno bisogno di una configurazione che supporti un flusso di informazioni semplice, indipendentemente dalla posizione. Per molte, tale necessità ha comportato un rinnovo completo, con un passaggio da una infrastruttura legacy on-site a software e servizi distribuiti su cloud.
1. Garantire un'infrastruttura leggera

In passato, i team IT potevano dedicare molto tempo alla gestione e alla manutenzione dell'infrastruttura on-site. Anche se non si trattava di un buon investimento del proprio tempo, era una pratica tipica per molte organizzazioni. Le ripercussioni della pandemia hanno indotto molti leader aziendali a riconsiderare i normali processi: dopotutto, le continue visite in loco non solo sono impraticabili durante i lockdown, ma impediscono il lavoro ibrido o distribuito a lungo termine. L'esperienza ha quindi rafforzato il business case per ridurre la dipendenza dall'infrastruttura on-site; una delle aree sottoposte a una nuova verifica è la gestione dei driver.

Quello della gestione dei driver non è un argomento ampiamente discusso, ma di fatto rappresenta un problema per i team IT, anche quando i dispositivi e gli utenti si trovano on-site. Il lavoro ibrido rende il tutto più complesso. Lavorare in nuovi ambienti significa verosimilmente investire in nuovi dispositivi più adatti alle sedi remote. Nuovi dispositivi comportano un maggiore lavoro per l'IT, tra cui la necessità di garantire la disponibilità di software, driver e sistemi di sicurezza adeguati.

I requisiti dell'utente variano a seconda del ruolo, con conseguenti implicazioni per la gestione dei driver. Nel frattempo, di fronte a un maggior numero di utenti che desiderano connettere i propri dispositivi, è ancora più importante che i driver di stampa siano gestiti e distribuiti correttamente. Il passaggio a un ambiente basato su cloud e privo di driver non solo consente di risparmiare tempo prezioso per la configurazione o l'aggiornamento dei dispositivi remoti, ma garantisce che l'azienda non sia costretta ad acquistare ulteriori infrastrutture on-site.

2.Gestione centralizzata del parco macchine

Il passaggio a una gestione del parco macchine basata su cloud offre vantaggi che vanno oltre il rendere l'infrastruttura più facile da utilizzare da remoto: fornisce infatti una gestione centralizzata che semplifica la visualizzazione, la gestione e la manutenzione dei dispositivi di stampa e scansione.

Per esempio, finché un dipendente non inoltra una segnalazione, non è possibile riscontrare problemi come toner in esaurimento, inceppamenti ed errori, e a quel punto la sua giornata ha già subito un rallentamento. Quando il dispositivo si trova a 50 km di distanza, nell'ufficio domestico di un dipendente, diagnosticare e risolvere un problema è ancora più difficile. Il dispositivo potrebbe persino rimanere fuori uso per un lungo periodo di tempo. Grazie agli strumenti basati su cloud, è possibile monitorare il parco di dispositivi e prevedere problematiche come la sostituzione del toner, riducendo i tempi di inattività.

La gestione centralizzata consente inoltre di gestire gli aggiornamenti in modo più semplice. Se un parco macchine non si trova nella stessa stanza, è praticamente impossibile aggiornare ogni singolo dispositivo. Con un software di gestione basato su cloud, è possibile implementare in modo semplice nuovi aggiornamenti o funzioni in tutto il parco macchine, senza allontanarsi dalla scrivania. È vantaggioso per te e per tuoi i dipendenti, che potranno accedere immediatamente alle versioni più recenti, senza ritardi (fondamentale in termini di sicurezza).

3.Flusso di informazioni sicuro ed efficace

Arriviamo così a flussi di lavoro sicuri ed efficaci. Una cosa su cui tutti saranno d'accordo, è che la sicurezza è di fondamentale importanza. Ma i team IT devono trovare il giusto equilibrio tra accessibilità e protezione. I dipendenti dovrebbero poter accedere ai documenti di cui hanno bisogno, senza imbattersi in quelli riservati. Inoltre, l'accesso agevolato per i dipendenti non dovrebbe avvantaggiare gli utenti malintenzionati.

In questo caso, i sistemi basati su cloud offrono diversi vantaggi. Consentono ai dipendenti di accedere facilmente ai documenti di cui hanno bisogno, ovunque si trovino. Ma permettono anche ai team IT di gestire la sicurezza in modo più semplice, attraverso la definizione di regole che autorizzano e limitano l'accesso degli utenti alle posizioni dei file sul server.

La gestione del parco macchine basata su cloud consente di far fronte a tale sfida per i dispositivi di stampa e scansione. Puoi configurare e gestire i profili utente e i flussi di lavoro da una prospettiva centrale, semplificando la definizione di regole per l'accesso e la gestione delle informazioni.

Entrando in una nuova epoca del lavoro ibrido, i team IT si ritroveranno sempre più spesso nel ruolo di "architetto delle informazioni". Al centro di tutto ciò, forniranno gli strumenti e la tecnologia necessari per consentire un lavoro efficace e sicuro da qualsiasi luogo. Anche se il cloud rientrava già nei piani della tua organizzazione, diventerà essenziale per questa attività, in particolare per quanto riguarda la gestione del parco macchine. Non si tratta solo di una necessità, ma di un miglioramento generale della gestione del parco macchine, che contribuirà ad aumentare i tempi di attività e a salvaguardare la forza lavoro.

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