8 modi per stampare in modo sicuro con le stampanti Canon

Le soluzioni di stampa sicura sono un requisito essenziale nell'ambiente di lavoro moderno. Il desiderio di un lavoro ibrido e di soluzioni mobili più significative continua a richiedere la sicurezza delle reti e dei dispositivi connessi, incluse le stampanti.

Sia che venga utilizzata per stampare fatture, copiare contratti o eseguire la scansione di documenti sensibili, una stampante all-in-one continua a essere fondamentale in ufficio. L'accessibilità a più utenti in più sedi offre convenienza all'azienda, ma allo stesso tempo aumenta i rischi per la sicurezza informatica.

Come puoi produrre copie cartacee quando ne hai bisogno, ma anche proteggere le informazioni riservate e mantenere la sicurezza generale dei dati?

Come spiega Zubair Rahim, Product Marketing Specialist di Canon Europe, le più recenti stampanti Canon MAXIFY e PIXMA sono dotate di una gamma di funzioni di stampa protetta. "Se utilizzi una delle stampanti della gamma MAXIFY GX, come i modelli per uffici domestici GX4050 e GX3050 o i modelli per piccoli uffici GX5050, GX6050 e GX7050, non solo potrai contare su una resa elevata, ma anche su un alto livello di sicurezza della stampa", afferma.

La conformità al GDPR e ad altre normative sulla protezione dei dati in tutto il mondo implica che le aziende sono tenute a garantire la sicurezza e la privacy delle informazioni personali. Le stampanti presentano una potenziale vulnerabilità, con la possibilità di accesso non autorizzato ai dati riservati. Anche se questo dipende più dai processi che dall'hardware utilizzato dall'azienda, nelle stampanti Canon sono integrate diverse funzioni che migliorano la sicurezza di stampa e riducono il rischio di violazione dei requisiti di protezione dei dati.

Qui mettiamo in evidenza i passaggi chiave che puoi seguire per garantire una stampa sicura e proteggere i documenti sensibili.

• Stampa e scansione sicure su cloud tramite Cloud Link
• Imposta una password amministratore
• Sfrutta al meglio la IU remota
• Monitora il registro lavori
• Rafforza la sicurezza grazie agli aggiornamenti automatici del firmware
• Attiva un promemoria di rimozione originale
• Aggiungi una filigrana con la stampa timbro/sfondo
• Stampa sicura con la crittografia TLS 1.3

Esistono numerosi rischi associati alla conservazione di dati sensibili su un computer fisso o portatile. Il dispositivo potrebbe venire rubato o hackerato e l'hardware di archiviazione dei dati potrebbe non funzionare o danneggiarsi. L'archiviazione di dati e documenti nel cloud offre un ulteriore livello di protezione e consente la stampa e la scansione sicure dai servizi cloud più diffusi tramite Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

"È possibile accedere a Cloud Link tramite lo schermo della stampante, se ne è dotata, o utilizzando l'app Canon PRINT su uno smartphone", spiega Zubair. "Le organizzazioni sono in grado di mantenere i documenti centralizzati all'interno di un account condiviso su Google Drive™, Dropbox™, il servizio Evernote® e Microsoft OneDrive®, quindi non è necessario archiviare più copie localmente".

Anche Google Classroom™ è ora incorporata in Cloud Link, il che offre a insegnanti e studenti la possibilità di stampare documenti condivisi e di eseguire scansioni direttamente in una cartella Google Drive dalla stampante.

Un'opzione semplice e conveniente è la possibilità di impostare una password amministratore per limitare l'accesso non autorizzato sulle stampanti in rete Canon MAXIFY e PIXMA. L'amministratore può configurare fino a 20 utenti autorizzati su una stampante, a ciascuno dei quali può essere assegnata una singola password. Senza la password, lo schermo rimane bloccato. In questo modo si garantisce che la stampante non possa essere utilizzata o che le sue impostazioni non possano essere modificate da chiunque si trovi lì vicino. "Si tratta di una funzione di sicurezza particolarmente utile per le stampanti che si trovano in uno spazio pubblico", afferma Zubair. "Significa che è possibile configurare tutte le impostazioni Wi-Fi e LAN e bloccarle con la password dell'amministratore.

"Sarai in grado di controllare anche ciò che gli utenti autorizzati possono fare. Puoi impostare la copia solo in bianco e nero, per esempio, o limitare le funzioni di scansione come la scansione su un'unità flash USB (se applicabile) o l'accesso al cloud tramite lo schermo della stampante".

Oltre ad attivare funzioni di stampa sicura sulla stampante, puoi gestire il dispositivo e gli utenti da remoto utilizzando l'interfaccia utente remota di Canon.

Puoi accedere alla IU remota direttamente tramite un browser Web o l'app Canon PRINT. Ti consente di configurare le impostazioni della stampante, eseguire attività di manutenzione e, soprattutto, modificare le password, limitare l'accesso e configurare i protocolli di autenticazione di sicurezza della stampante.

"Tutti questi protocolli possono essere gestiti tramite la IU remota", aggiunge Zubair. "È possibile modificare anche le impostazioni AirPrint e Bonjour e i modi in cui gli utenti possono accedere a una stampante. Questo può essere utile se ti trovi in una postazione di lavoro fissa, che si tratti di un ufficio o di una casa, e desideri che solo gli utenti al suo interno utilizzino la stampante; puoi limitare l'accesso IP e autorizzare solo gli indirizzi IP che conosci e di cui ti fidi a connettersi al dispositivo".

Se sei l'amministratore o l'utente principale di una stampante e sospetti che qualcuno stia utilizzando erroneamente la periferica o che vi stia accedendo senza essere autorizzato, puoi individuare il problema utilizzando il registro lavori della stampante.

"Si tratta di una semplice cronologia dei processi di stampa, che ti consente di monitorare qualsiasi comportamento insolito", spiega Zubair. "Quindi, se è presente una quantità insolita di lavori di stampa, o se vengono eseguiti in momenti in cui sai che nessuno dovrebbe usare la stampante, allora (supponendo che tu abbia impostato una password amministratore) puoi accedere al registro dei lavori sullo schermo di una stampante che ne è dotata".

L'aggiornamento del firmware su smartphone, tablet o computer è una routine moderna, e a volte sono disponibili vari aggiornamenti anche per le stampanti.

Prima era necessario seguire le istruzioni sullo schermo per installare il firmware più recente o controllare la versione del firmware della stampante sul dispositivo stesso. Potevi anche aggiornarlo manualmente utilizzando la IU remota o controllando il sito di assistenza Canon per verificare se era stata rilasciata una nuova versione.

"Ora alcune delle stampanti più recenti, come Canon MAXIFY GX3050 e Canon MAXIFY GX4050, dispongono di aggiornamenti automatici del firmware", sottolinea Zubair. "Questi modelli garantiscono che vengano installati gli aggiornamenti più recenti".

La salvaguardia delle informazioni sensibili è un aspetto importante da considerare quando si utilizza la funzione di scansione o copia di una stampante all-in-one. È fin troppo facile, per esempio, lasciare inavvertitamente un documento sul vetro che una persona non autorizzata potrebbe trovare in un secondo momento.

Per risolvere questo problema, molte nuove stampanti multifunzione Canon offrono ora l'opzione di impostare un promemoria che ti ricorda di rimuovere il documento originale.

"Una volta abilitata questa funzione", spiega Zubair, "la stampante mostrerà un messaggio sullo schermo e fornirà un promemoria audio circa un minuto dopo l'esecuzione di una scansione o di una copia per segnalare che il documento è stato lasciato sul piano".

Se vengono stampati documenti riservati, la funzione di stampa timbro/sfondo nei modelli delle gamme di stampanti Canon PIXMA e MAXIFY fornisce un'ulteriore protezione.

"È quasi come applicare una filigrana al documento", afferma Zubair. "La funzione timbro consente di stampare del testo molto chiaro o un timbro bitmap dietro i dati del documento. Puoi scegliere per esempio una data, un'ora o un nome utente, per evidenziare la natura sensibile del documento e tenere traccia delle copie mancanti".

La versione più recente del protocollo di crittografia TLS (Transport Layer Security) è più veloce e offre una maggiore sicurezza quando si tratta di collegare una stampante e un router. Canon ha introdotto il supporto TLS 1.3 su Canon MAXIFY GX4050 e GX3050.

"La versione precedente, TLS 1.2, è ancora sicura ed è il protocollo di crittografia più comunemente utilizzato nelle reti", afferma Zubair, "ma stiamo introducendo TLS 1.3 nei nostri dispositivi per garantire che siano in linea con la crittografia migliore di cui sono dotati i dispositivi moderni.

"A differenza di molte delle funzioni di stampa pratiche e sicure che abbiamo introdotto nei nostri modelli MAXIFY e PIXMA, alcuni utenti potrebbero persino non notare funzioni come la crittografia TLS 1.3 per la protezione dei dati e il supporto WPA3, che offre miglioramenti nella connettività e nella protezione della rete dai rischi di sicurezza, come intercettazioni e spoofing. Ma stiamo apportando queste aggiunte in background per garantire una stampa più sicura".

In questo periodo sempre connesso, è importante garantire che le informazioni sensibili siano protette. Le caratteristiche e le funzioni di sicurezza delle stampanti Canon possono aiutare a garantire che la stampa sia più sicura possibile e che le informazioni contenute nei documenti stampati siano al sicuro.



Scritto da Marcus Hawkins